И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге, А.В. Полковников
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

к содержанию

 

ГЛАВА 19. УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ ПРОЕКТА
19.1. Формирование и развитие команды

 

Основные понятия

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

как сформировать команду проекта;

как организовать эффективную работу команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и столько же отдельных специалистов. У каждого из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты — банки и, наконец, команда проекта, возглавляемая проект-менеджером (в принятой на Западе терминологии) или руководителем проекта, а также другие участники — в зависимости от специфики проекта (см. гл. 2).

Следует отметить, что участники проекта — категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта — одно из главных понятий УП [9, 12—14]. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над его осуществлением и подчиненных руководителю проекта, основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и/или предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду УП. Лидеры групп — это руководители, координаторы усилий всех их членов, члены группы — непосредственные исполнители, которые имеют возможность концентрироваться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться.

Взаимоотношения участников проекта внутри команды, создаваемой для управления им, раскрывает организационная структура команды проекта. Существует два основных принципа формирования команды для УП.

Ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) — создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель от заказчика или от подрядчика может быть руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

Для УП создается единая команда во главе с руководителем. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.

Система управления созданной командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение, а также функции контроля и мотивации трудовых ресурсов для эффективного хода работ и завершения проекта. Система нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта, использует разные стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров на всех фазах жизненного цикла проекта. На рис. 19.1 приведена структура системы управления командой проекта.

Сложность и комплексность задач по УП вызывает потребность в высокой технической компетентности участников, владении больши-

Рис. 19.1. Структура системы управления командой проекта

ми объемами экономических, правовых, управленческих знаний, поэтому создание профессиональной проектной команды — необходимое условие эффективной работы.

Суть команды заключается в общем для всех ее членов обязательстве, определяемом наличием некоего назначения, в которое верят все члены команды, — ее миссии, которая для проекта заключается в его эффективной реализации.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков, составляющих три категории:

технические и/или функциональные, т.е. профессиональные навыки;

навыки по решению проблем и принятию решений;

навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.).

Команда обладает такими существенными признаками:

внутренняя организация, которая состоит из органов управления, контроля и санкций;

групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение;

собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд;

групповое давление, т.е. воздействие на поведение членов команды с помощью общих целей и задач деятельности;

стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, возникающих между людьми в ходе решения общих задач;

закрепление определенных традиций.

Команда — это самостоятельный субъект деятельности, который может быть рассмотрен с точки зрения свойств, процессов, параметров, характерных для социальной группы.

Основные характеристики команды проекта

Основные характеристики команды:

- состав;

- структура;

- групповые процессы.

Состав — это совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее как единого целого (например, численность, возрастной, половой состав и т.д.).

Структура рассматривается с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К групповым процессам относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочения группы, процесс группового давления, выработки решений.

Совокупность показателей, определяющих положение человека в команде, включает:

- систему групповых ожиданий;

- систему статусов и ролей членов группы.

По отношению к каждому члену у группы есть своя система ожиданий. Поведение, соответствующее групповым нормам и правилам, поощряется, не соответствующее им — наказывается.

Статусно-ролевые отношения отражают систему взаимосвязей, складывающихся в группе. Каждый человек занимает определенное положение в группе: по вертикали — руководство и подчинение, по горизонтали — сотрудничество. Это отражается на статусе каждого члена. Статус реализуется через систему ролей, т.е. функций, выполняемых человеком в соответствии с его положением в группе.

Принципы формирования команды

Команда проекта является управленческой. Рассмотрим основные факторы, которые определяют принципы формирования команды проекта.

Специфика проекта. Команда проекта организуется для его реализации, поэтому такая характеристика, как специфика проекта, одна из главных в образовании команды. Именно специфика проекта определяет формальную структуру команды, которая утверждается руководством; ролевой состав; перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды; сроки, этапы, виды работ по проекту. Очевидно, что состав команды для реализации строительного проекта должен включать проектировщиков, строителей, снабженцев и т.д., а в состав команды научного проекта должны входить научные работники, эксперты, специалисты по областям соответствующих знаний и т.п.

Организационно-культурная среда команды проекта делится на внешнюю и внутреннюю. Внешняя включает окружение проекта во всех аспектах. Внутренняя среда, или организационная культура самой команды, включает такие характеристики, как принятые и разделенные всеми участниками нормы; способы распределения власти; сплоченность и связанность членов команды; характерные способы организации и протекания командного взаимодействия (координации, коммуникации, деятельности по разрешению конфликтов и принятию решений, налаживанию внешних связей); организация ролевого распределения.

Особенности личного стиля взаимодействия руководителя или лидера с другими членами команды. Эти характеристики основываются на понятии «тип лидера», которое толкуется как характерные особенности, которые определяют всю систему взаимоотношений лидера с подчиненными.

Современная концепция лидерства подчеркивает такую его ценность, как повышение у подчиненных способности к саморуководству. Наиболее адекватным лидером является тот, кто может руководить другими в таком направлении, чтобы они руководили сами собой. Человека, способного к такого рода лидерству, авторы называют сверхлидером.

Управление командой проекта связано с необходимостью создания рациональной структуры, обеспечения высокой степени профессионализма сотрудников, сложностью достижения оптимального соотношения внешнего контроля и независимости команды. Менеджер проекта должен быть гибким и уверенным в себе и в своих сотрудниках. Влияние в команде основано не на статусе или положении, а на профессионализме и компетентности.

Организационные аспекты формирования команды

При реализации проекта специфика управления командой заключается в том, что она не является, как правило, традиционной самостоятельной организацией. В гл. 6 рассмотрены организационные структуры УП. В данном разделе рассматриваются организационные аспекты в контексте принципов формирования команды проекта.

Соответствующая организационная форма должна быть индивидуально подобрана под конкретный проект. При формировании команды могут возникнуть два варианта.

Проект реализуется в рамках предприятия (организации), например в случае реструктуризации, расширения или диверсификации его деятельности и пр. При этом имеются три возможности:

работа над проектом как дополнительная задача в рамках повседневной деятельности. Это означает включение УП в обычный ритм работы. Руководство организации определяет ответственного руководителя проекта, который одновременно в рамках организационной схемы выполняет и свои обычные обязанности, при этом дополнительно руководит проектной командой и имеет профессиональный доступ к значимым сотрудникам вне зависимости от границ отделов, планирует ресурсы и координирует всю деятельность по проекту;

классическая организация проекта (отдельная оргструктура в рамках оргструктуры предприятия). В такой модели, которая выбирается при комплексных и объемных задачах, особенно сильно подчеркнуто значение работы над проектом в организационной структуре предприятия. Работа в команде проекта имеет однозначный приоритет перед иерархическими и дисциплинарными отношениями подчинения классической структуры подразделений предприятия. Проект находится под патронажем непосредственно руководства предприятия, и руководитель проекта, а отчасти и отдельные члены команды, полностью или частично освобождаются от своей обычной деятельности;

смешанные формы, когда назначается освобожденный от иных видов деятельности опытный менеджер проекта и привлекаются специализированные сотрудники, которые, однако, одновременно занимаются своей обычной деятельностью. При этом вся ответственность лежит на менеджере проекта, который полностью может сконцентрироваться на его реализации и имеет больше свободы при назначении сотрудников проекта.

На практике и прежде всего на средних предприятиях преобладают смешанные формы.

Проект реализуется вне рамок одной организации (предприятия), т.е. команда формируется преимущественно из представителей различных организаций.

Далеко не всегда проекты реализуются в рамках отдельного предприятия. Это относится, например, к новым строительным проектам, крупным проектам развития территорий и пр. В таких случаях под конкретный проект создаются специфические структурные образования, как правило являющиеся адаптивными организационными структурами (см. гл. 6).

Эффективность команды проекта

Эффективную команду можно охарактеризовать общепринятыми критериями эффективности любой организационной структуры, однако есть и специфические черты, присущие только команде. Различают эффективность с позиций профессиональной деятельности по проекту и организационно-психологического климата.

В профессиональном отношении эффективность — это прежде всего нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий подход к решению задач. Высокая производительность и ориентированность на лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем дополняют характеристику команды, эффективной в профессиональном отношении.

С позиций организационно-психологического климата эффективной можно назвать такую команду, в которой:

- неформальная атмосфера;

- задача хорошо понята и принимается;

- ее члены прислушиваются друг к другу;

- обсуждаются задачи, в которых участвуют все члены;

- ее члены выражают как свои идеи, так и чувства;

- конфликты и разногласия присутствуют, но относятся к идеям и методам, а не к личностям;

- группа осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голосовании большинства.

При таких условиях команда не только успешно выполняет свою миссию, но и удовлетворяет личные и межличностные потребности своих членов.

Модель процесса формирования команд представлена на рис. 19.2 и включает описание характеристик задачи, рабочей структуры, индивидуальных характеристик, командных характеристик, командных

процессов, процессов формирования команд, изменений в команде, командной деятельности, индивидуальных изменений.

Непосредственный результат на выходе — реализованный проект с запланированными характеристиками как показатель командной деятельности. Существуют также и другие внутрикомандные результаты, к которым могут быть отнесены командные изменения (например, появление новых норм) и индивидуальные изменения (например, приобретение новых знаний, умений, навыков), которые в свою очередь могут влиять на улучшение командной деятельности.

Методы формирования команды проекта

Различают четыре основных подхода к формированию команды:

целеполагающий (основанный на целях);

межличностный;

ролевой;

проблемно-ориентированный.

Целеполагающий подход (основанный на целях) позволяет членам команды лучше ориентироваться в процессах выбора и реализации общих групповых целей проекта.

Межличностный подход сфокусирован на улучшении межличностных отношений в команде. Этот подход повышает эффективность деятельности членов команды. Его цель — увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки, а также увеличение внут- рикомандных коммуникаций.

Ролевой подход — проведение дискуссии и переговоров среди членов команды относительно их ролей. Предполагается, что роли членов команды частично перекрываются. Командное поведение может быть скорректировано в результате изменения, а также индивидуального восприятия ролей.

Проблемно-ориентированный подход к формированию команды (через решение проблем) предполагает организацию заранее спланированных серий встреч с группой специалистов в рамках команды, имеющих общие организационные отношения и цели. Подход включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем и затем достижение главной командной задачи.

Главная цель формирования команды — самостоятельное управление и преодоление своих проблем. Этот процесс может реализовываться не сразу, а в течение длительного времени. Нередко эффективной работе команды препятствует само руководство или менеджер.

В ходе совместной работы определяются самые важные (актуальные) командные проблемы, и группа может достичь нового равновесного состояния, которое устанавливает более высокий уровень личного участия и общекомандного климата.

В активной стадии процесса формирования команды выделяются четыре основные цели:

изменение набора целей или приоритетов;

анализ и распределение способов работы;

анализ норм, способа принятия решений, коммуникаций;

определение взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.

Целесообразное формирование команды влияет на эффективность всей последующей ее деятельности:

руководство и качество принятия решений улучшаются;

изменяется командная организационная культура (обычно в сторону большей открытости);

появляются последовательность в отстаивании своей позиции и разумная кооперация среди всех членов команды.

Примерный состав команды и требования к менеджерам проекта

Наличие общих принципов УП и достаточно типизированных этапов его реализации и жизненного цикла дает возможность определить примерную структуру команды проекта в обобщенном виде, которая приведена на рис. 19.3.

Обязанности указанных на рис. 19.3 членов команды определяются спецификой проекта, но есть общие требования и функциональные обязанности.

Ниже приведен типовой набор функциональных обязанностей ключевых участников проекта. При реализации конкретного проекта эти списки могут быть сокращены или расширены главным менеджером в зависимости от специфики проекта.

Менеджер проекта:

координирует выполнение контракта в интересах заказчика с максимальной эффективностью;

производит изучение контракта с целью наиболее эффективной организации работ;

разрабатывает схему организации работ и пакет соответствующих инструкций персоналу;

обеспечивает проект квалифицированным персоналом совместно с соответствующими подразделениями компании;

обеспечивает разработку документации и контролирует документооборот проекта;

устанавливает совместно с другими менеджерами требования к качеству, определяет политику его обеспечения, в первую очередь на этапе формирования плана по качеству;

составляет отчеты о ходе выполнения проекта в соответствии с установленными процедурами;

разрабатывает детальные процедуры по УП в соответствии с базовыми требованиями компании и требованиями контрактов (в первую очередь на предмет упорядочения документооборота);

производит разбиение проекта на пакеты работ и составляет их график;

реализует мероприятия, направленные на охрану здоровья, труда, защиту окружающей среды и безопасности, разрабатывает план проекта по указанным направлениям (HSES-план);

обеспечивает внутренние коммуникации, а также необходимые контакты с официальным представителем заказчика: ведение

переписки и контроль за документооборотом компании и/или ее дочерних структур; управление прогрессом по работам и по их приемке заказчиком; необходимые согласования; выставление счетов и отслеживание платежей; организация и проведение встреч с заказчиком; обсуждение дополнительных объемов работ; получение подтверждений (актов) завершения работ; передача информации о технических процедурах заказчику;

обеспечивает в случае создания совместного предприятия контакты между подрядчиками, подписание соответствующих документов, организацию встреч;

постоянно контролирует проект на различных фазах, в том числе: координацию и надзор за ходом разработки проектной документации (инжиниринг, технологии); координацию и надзор за работами на площадке, субподрядными работами; отслеживание соблюдения недельных графиков с использованием S-кривых и гистограмм; отслеживание результатов контроля качества;

обеспечивает управление всеми административными и финансовыми аспектами контракта, включая определение основных субподрядов, так же как и ограничений и требований по генеральному контракту; подготовку документов и встреч; администрирование контракта, связанных с ним изменений и контроль бюджета; проверку ежемесячного доклада по проекту;

отслеживает осуществление политики в области страхования и соответствующих нормативных требований;

организует, контролирует и одобряет выбор новых технических решений, имея в виду оптимальную с точки зрения эффективности технологию осуществления проекта;

организует и руководит встречами со своими и сторонними специалистами по решению специальных проблем;

обеспечивает связь с функциональными подразделениями компании;

обеспечивает передачу всей необходимой документации, процедур и инструкций ответственным менеджерам, субподрядчи-

кам, партнерам по проекту, а также тем, кто отвечает за работы на площадке;

обеспечивает наилучшее использование трудовых и технических ресурсов с точки зрения плана и бюджета;

постоянно отслеживает затраты и сроки по проекту и предпринимает необходимые корректирующие воздействия;

постоянно информирует корпоративное руководство о принимаемых мерах, включая подготовку детальных докладов;

предлагает корпоративному руководству и/или его региональному представителю меры по устранению значительных отклонений от сроков или затрат по проекту;

требует от коммерческих менеджеров данные, нужные ему для управления отношениями с заказчиком;

участвует в решениях по спорным вопросам совместно с представителем группы качества проекта;

координирует и проверяет работу персонала в процессе подготовки ежегодных отчетов;

прогнозирует потребности в персонале проекта;

подготавливает и распределяет отчет о завершении проекта;

организует архивирование документации по проекту.

Заместитель менеджера проекта

Эта должность существует только в особо важных и сложных проектах. Этот специалист помогает менеджеру проекта в выполнении им своих обязанностей, если есть решение об их делегировании. Менеджер проекта ответственен за описание круга функциональных обязанностей своего заместителя.

Представитель группы качества проекта:

формирует систему менеджмента качества проекта (на базе системы качества, действующей в компании) в соответствии с требованиями контракта, политикой в области качества и указаниями менеджера проекта;

разрабатывает график мероприятий в области качества и согласует его с менеджером проекта;

координирует подготовку плана по качеству с руководством проекта;

перерабатывает корпоративные стандарты для использования в проекте и обеспечивает их распределение среди участников проекта;

возглавляет разработку и распределение плана проекта по качеству;

обеспечивает практическое выполнение спецификаций, процедур инструкций и стандартов ответственными лицами;

подготавливает необходимые аналитические материалы для отчетов и докладов по УП, а также оказывает необходимую помощь менеджеру проекта в процессе их подготовки;

обеспечивает мониторинг установленных показателей качества;

при необходимости предлагает пересмотр плана по качеству;

обеспечивает мониторинг процесса реализации плана по качеству и соответствующих процедур;

обеспечивает необходимую подготовку и мотивацию персонала, ответственность за реализацию системы качества проекта, повышение квалификации кадров;

контролирует реализацию плана по качеству с помощью проведения внутренних и внешних аудиторских проверок;

передает копии аудиторских заключений менеджеру проекта и корпоративному представителю группы обеспечения качества;

контролирует аудирование поставщиков и субподрядчиков в части их деятельности по проекту;

периодически передает менеджеру проекта и корпоративному представителю службы качества информацию об отклонениях показателей качества от проектных/контрактных;

регулирует все разногласия в зоне своей ответственности;

обеспечивает регистрацию и хранение всех предусмотренных проектом/контрактом контрольных записей.

Менеджер по инжинирингу:

действует как заместитель менеджера проекта в части координации и контроля инжиниринговых задач;

помогает менеджеру проекта по инжиниринговым вопросам сотрудничества с поставщиками и субподрядчиками;

организует и координирует изучение контракта в инжиниринговой части и составляет ее краткое содержание;

контактирует с заказчиком в части инжиниринговых задач через менеджера проекта;

участвует в разработке графика проекта в части инжиниринговых работ;

разрабатывает детальный перечень инжиниринговых задач с соответствующими оценками затрат, согласующихся с бюджетом, и контролирует расходы в этой части проекта;

обсуждает по поручению менеджера проекта субконтракты по инжинирингу (в тесном сотрудничестве с корпоративными менеджерами по инжинирингу), исследовательским работам и внедрению (с департаментом по субконтрактам);

разрабатывает при необходимости детальный график по инжинирингу (в рамках общего графика), контролирует его исполнение и регулярно докладывает менеджеру проекта;

регулярно (по графику, согласованному с менеджером проекта, но не реже раза в месяц) подготавливает отчет о прогрессе работ по инжинирингу, отслеживает и предсказывает изменения в бюджете, предлагает в случае необходимости корректирующие меры;

обеспечивает надзор за деятельностью субподрядчиков по инжинирингу и особенно следит за тем, чтобы строительные решения соответствовали строительным нормам, контрактным обязательствам и условиям обеспечения качества;

обеспечивает реализацию технических условий при проведении проектных работ, в том числе координирует получение чертежей и спецификаций; принимает инжиниринговые решения, обеспечивающие оптимальную доходность проекта; подготавливает доклад по проектным работам; анализирует документы заказчика и содержащиеся в них требования и по согласованию с менеджером проекта предлагает целесообразные изменения;

организует и проводит встречи по инжинирингу проекта; подготавливает инжиниринговую документацию в соответствии с принятыми строительными и монтажными решениями; обеспечивает надзор за подготовкой строительной и сметной документации, спецификациями, техническими условиями поставщиков и другой технической документацией. Обеспечивает распределение инжиниринговой документации (действующих версий) среди ответственных участников проекта; регулярно (по крайней мере раз в месяц) подготавливает аналитическую справку по показателям проекта, подлежащим контролю, а также компьютерные отчеты о ходе закупок;

решает совместно с менеджером проекта технические проблемы, возникающие в период выполнения проектных работ, закупок, заводского изготовления и монтажа;

управляет совместно с менеджером проекта изменениями, инициируемыми заказчиком, путем согласования своих действий, влияющих на затраты и сроки реализации (в части инжиниринговых решений);

получает доказательства того, что изменения не повлияют отрицательно на итоговое качество и сроки проекта, в противном случае немедленно принимает необходимые меры;

эффективно реализует принципы и методы обеспечения качества, особенно в части надзора за документацией, выпускаемой под его ответственность;

участвует в подготовке итогового отчета по проекту (в части инжиниринга) с акцентом на технические, финансовые и контрактные уроки проекта.

Координатор по технологиям:

действует как заместитель менеджера проекта в части координации задач, связанных с методами строительства;

выполняет анализ контракта в части, касающейся строительномонтажных работ, и подготавливает соответствующие итоговые документы;

обеспечивает контакты с заказчиком по всем вопросам, связанным со строительно-монтажными работами, через менеджера проекта и при необходимости с помощью менеджера по инжинирингу;

участвует в разработке графика проекта в части строительномонтажных работ;

разрабатывает спецификацию технологических средств обеспечения строительно-монтажных работ с оценкой затрат, согласующейся с бюджетом проекта, предусмотренным для этих целей;

разрабатывает детализированные технологические карты, вре- менньге оценки которых должны согласовываться с общим графиком работ; контролирует процесс и регулярно отчитывается перед менеджером проекта;

регулярно (с периодичностью, согласовываемой с менеджером проекта, но не реже одного раза в месяц) предоставляет данные по инновациям;

обеспечивает требования контракта в части производства строительно-монтажных работ, в том числе надлежащую проектноконструкторскую подготовку к производству строительно-монтажных работ;

организует и проводит встречи разработчиков проекта по этим вопросам; инспектирует планы в части строительно-монтажных работ и обеспечивает получение и согласование необходимых документов;

помогает менеджеру по инжинирингу разрабатывать инжиниринговую документацию в части строительно-монтажных работ; решает все вопросы, связанные с их производством в строгом соответствии с корпоративными стандартами компании и требованиями заказчика, а также по согласованию с менеджером проекта требует соответствующих разъяснений и уточнений от заказчика;

обеспечивает максимально возможную доходность проекта в части строительно-монтажных работ, в этой связи согласовывает все решения с менеджерами, обеспечивающими производство строительно-монтажных работ;

распределяет технологическую документацию с учетом всех текущих изменений и дополнений;

контролирует разработку калькуляций по строительно-монтажным работам, подготавливаемых инжиниринговыми, исследовательскими и внедренческими подразделениями компании, а после завершения разработки — согласование этих калькуляций;

определяет потребность в производственном оборудовании с участием инспектора по строительной технике, а также представителя эксплуатирующей организации;

управляет совместно с менеджером проекта изменениями, инициируемыми заказчиком путем надлежащего согласования своих действий, подтверждения отсутствия отрицательных воздействий на итоговое качество и сроки проекта, а также незамедлительного принятия необходимых мер;

помогает руководителю работ на площадке обеспечить их качество;

убеждается в том, что принятые методы работ не представляют угрозы здоровью и безопасности персонала, а также окружающей среде;

участвует в подготовке соответствующего раздела итогового отчета о завершении проекта с отражением технических, финансовых и контрактных уроков, полученных при его реализации.

Координатор по закупкам:

координирует задачи, связанные с управлением закупками;

формирует команды проекта, ответственные за закупки по проекту;

организует и координирует изучение контракта в своей части и составляет ее краткое содержание;

разрабатывает специальные условия по закупочным процедурам и обеспечивает их практическую реализацию;

помогает менеджеру проекта по всем аспектам закупок, включая контакты с заказчиком;

координирует документооборот по закупкам;

участвует в подготовке графика проекта по разделу «Закупки»;

разрабатывает детальный график закупок в соответствии с общим графиком проекта, контролирует график закупок и регулярно отчитывается перед менеджером проекта;

разрабатывает бюджеты закупок материалов, оборудования и отслеживает их осуществление;

актуализирует и регулярно, не реже раза в месяц, подготавливает таблицы/диаграммы, с тем чтобы менеджер проекта мог осуществлять закупки и иметь ясное представление о позициях, которые следует заказать;

координирует регулярную (не реже раза в месяц) подготовку компьютерного отчета о закупках;

участвует в переговорах по основным позициям закупок, докладывает о результатах менеджеру проекта, проверяет и подписывает сводные документы по предложениям поставщиков;

проверяет и подписывает каждую страницу документов по поставкам, прежде чем передать их на рассмотрение менеджеру проекта;

проверяет и участвует в переговорах по дополнительным предложениям/требованиям поставщиков, представляя их затем менеджеру проекта на утверждение;

представляет менеджеру проекта на подпись платежные требования поставщиков, оформляя их в форме принятых в компании документов;

организует периодические встречи (совещания) по закупкам;

подготавливает в случае предоставления соответствующих полномочий документы по закупкам по поручению менеджера проекта;

подготавливает стоимостные оценки затрат на услуги по закупкам, согласующиеся с бюджетом проекта;

эффективно внедряет подходы и методы обеспечения качества, проверяет и утверждает все документы по закупкам по проекту;

заполняет формы текущей информации по услугам поставщиков;

участвует в подготовке раздела «Закупки» итогового отчета по проекту, акцентируя внимание на технических, финансовых и других аспектах.

Менеджер по контролю качества закупок:

организует и координирует изучение контракта в своей части и составляет ее краткое содержание;

подготавливает и организует команду, ответственную за контроль и обеспечение качества закупок, разрабатывает организационную карту и обеспечивает соответствующий надзор;

устанавливает необходимые контакты с менеджером по субподрядным работам;

подготавливает для каждой закупаемой единицы перечень документов по контролю качества, подлежащих разработке поставщиком или субподрядчиком;

участвует во встречах с потенциальными поставщиками и субподрядчиками в период подготовки закупок и принимает решения относительно наиболее предпочтительного варианта;

разрабатывает план контроля качества закупок и определяет порядок надзора за закупкой конкретных позиций; получает одобрение заказчика через менеджера проекта;

после принятия решения о закупке помогает поставщику на безвозмездной основе;

организует встречи/совещания с поставщиками по согласованию с инспектором по материалам на площадке;

согласовывает планы субподрядчиков по контролю качества, руководствуясь при этом стандартами компании и/или заказчика;

управляет движением всех документов, составляемых поставщиком или субподрядчиком, в том числе следит за их своевременной подготовкой; направляет соответствующие документы менеджеру по инжинирингу для рассмотрения и согласования; проверяет и согласовывает все другие документы по контролю качества; напоминает менеджеру по инжинирингу и поставщикам о своевременной подготовке заключительной/итоговой документации; передает документы менеджеру проекта (утверждения/согласования с заказчиком, сопроводительные документы и т.д.);

контролирует исполнение внутренних распоряжений поставщиками в соответствии с условиями контракта и с поддержанием надлежащего качества;

организует плановые проверки поставщиков;

обеспечивает передачу документации после проверок ответ - ственным лицам;

собирает отчеты по проверкам, проверяет и распределяет для последующего принятия решений;

подготавливает отчеты по проверкам качества упаковки и доставки, о приемке материалов для упаковки и доставки, транспортные накладные;

постоянно информирует инспектора о наличии материалов на площадке, о ходе поставок;

актуализирует свой раздел компьютерного отчета о ходе закупок;

обеспечивает в части закупок контакты с контролирующими службами заказчика и участвует в проверках поставщиков;

объективно рассматривает разногласия с поставщиками совместно с инспектором по материалам на площадке, менеджером проекта и представителем группы обеспечения качества;

внедряет эффективные методы обеспечения качества, проверяет соответствующие записи (документирование) поставщика;

обеспечивает оплату счетов поставщика в части, относящейся к его деятельности.

Менеджер по работе с субподрядчиками:

действует как заместитель менеджера проекта в части формирования системы взаимоотношений и обязательств сторон, в том числе координирует деятельность субподрядчиков, занятых в проекте;

участвует в создании графика проекта в части субподрядной деятельности, координирует его выполнение, регулярно докладывает менеджеру проекта, предлагая корректирующие действия;

обеспечивает разработку плана субподрядных работ и его реализацию, получая согласования заказчика (через менеджера проекта);

организует и проводит первую и последующие встречи с субподрядчиками;

координирует подключение специалистов компании и дочерних компаний, а также подготовку, распределение и согласование документации субподрядчиков;

координирует действия субподрядчиков по контролю качества с аналогичными действиями менеджеров по контролю проекта;

обеспечивает процесс внедрения системы обеспечения качества со стороны субподрядных организаций;

гарантирует, что все мероприятия субподрядчика соответствуют нормам по охране труда, защите окружающей среды и безопасности, утвержденные HSES-планом проекта;

обеспечивает объективное рассмотрение претензий субподрядчиков, согласуя его с менеджером проекта и представителем группы проекта по качеству;

участвует в переговорах с субподрядчиками по вопросам дополнительных объемов работ, анализирует случаи влияния на лимиты затрат и сроки, помогает менеджеру проекта в принятии соответствующих решений;

отслеживает продвижение закупок, осуществляемых внешними по отношению к проекту субподрядчиками;

гарантирует необходимую подготовку строительной, в том числе субподрядной, документации;

участвует (по разделу «Субподрядная деятельность») в подготовке итогового доклада по проекту, акцентируя внимание на технических, финансовых и контрактных аспектах;

заполняет формы исполнительной документации, относящейся к деятельности субподрядных организаций.

Руководитель работ на площадке:

действует как заместитель менеджера проекта по вопросам организации и технологии строительно-монтажных работ;

координирует порядок и управляемость работами на площадке с помощью адекватного планирования;

обеспечивает должную интеграцию деятельности партнеров и других участников с помощью адекватного планирования;

участвует в выборе строительного оборудования;

координирует и контролирует строительно-монтажные работы на площадке (или относящиеся к работам на площадке);

обеспечивает максимально эффективное использование человеческих и материальных ресурсов;

обеспечивает реализацию политики и инструкций менеджера проекта;

координирует и контролирует проведение подготовительных строительно-монтажных работ;

создает необходимый минимальный запас потребительских товаров, инструментов, оснастки и сварочных материалов;

организует и обеспечивает контроль прогресса работ в контакте с менеджером проекта;

участвует в разрешении разногласий совместно с инспектором по качеству на площадке;

организует и обеспечивает должную актуализацию информации для компьютерного отчета «Реализация закупок»;

обеспечивает эффективное внедрение методов обеспечения качества и проверяет наличие установленных документов, процедур и инструкций;

обеспечивает надлежащее завершение работ на площадке, получает акт/акты приемки работ;

принимает все необходимые меры для того, чтобы обеспечить надлежащую охрану труда, защиту окружающей среды и безопасность;

участвует в подготовке соответствующего раздела о завершении работ на площадке, акцентируя внимание на полученных технических, финансовых и контрактных уроках.

Инспектор по строительной технике (главный механик):

участвует в выборе строительного оборудования;

разрабатывает требования к оборудованию, подготавливает их к рассмотрению менеджером проекта;

обеспечивает монтаж и периодическую инспекцию оборудования, как это предписано соответствующим департаментом компании;

анализирует запасы на складе;

разрабатывает данные, необходимые для актуализации ежемесячных отчетов об использовании техники/оборудования, по согласованию с менеджером проекта;

координирует работы, выполняемые командами, работающими под его руководством;

внедряет принципы и методы обеспечения качества;

принимает необходимые меры по обеспечению охраны труда, окружающей среды и безопасности, в особенности в период производства монтажных работ;

обеспечивает бесперебойную работу техники, оборудования и приспособлений на строительной площадке;

принимает по согласованию с менеджером проекта решения о возложении ответственности за эксплуатацию строительной техники на конкретных лиц;

обеспечивает надзор за надлежащим использованием оборудования и сообщает о нарушениях соответствующему руководителю.

Инспектор по качеству на площадке:

обеспечивает контроль качества на площадке в соответствии с принципами и процедурами, установленными руководством соответствующего департамента компании;

определяет потребности в контроле качества и испытательном оборудовании, передавая соответствующие заявки в группу руководителя работ на площадке;

определяет потребности в персонале по контролю качества и подготавливает соответствующий запрос в группу руководителя работ на площадке; если имеется потребность в персонале главного офиса, направляет соответствующий запрос в компанию;

подготавливает карту организации процесса для персонала площадки, ответственного за контроль качества с необходимыми описаниями работ;

контролирует и координирует деятельность вышеуказанного персонала;

подготавливает всю техническую корреспонденцию по контракту и направляет ее заказчику через менеджера проекта;

подготавливает, в части своей компетенции, состав исполнительной документации, организует ее согласование и направляет копию в соответствующий департамент компании;

участвует в подготовке плана по контролю качества проекта, согласовывает его с менеджером проекта и направляет в соответствующий департамент компании;

регламентирует инспекционные процедуры, используемые в проекте, в рамках плана проекта по качеству;

проверяет наличие всех спецификаций процедур и чертежей, удостоверяется в их соответствии перечню действующих документов, а также в том, что все документы с истекшим сроком действия уничтожены или изъяты;

разрабатывает план и обеспечивает надзор за инспекцией, контролем качества, неразрушающим, а также геометрическим контролем;

поддерживает все контрольно-измерительные инструменты и приборы в рабочем состоянии и обеспечивает их метрологическую исправность;

проверяет соответствие квалификации персонала, ответственного за неразрушающие методы испытаний, профессиональноквалификационным требованиям;

подготавливает и актуализирует список квалифицированных сварщиков;

следит за своевременной проверкой и сертификацией сварщиков;

проверяет наличие сертификатов на используемые материалы;

обеспечивает квалифицированную приемку материалов и оборудования на площадке и подготавливает соответствующий отчет;

поддерживает постоянный контакт с представителями заказчика на площадке, согласует с ними необходимые документы по контролю качества: отчеты, накладные, акты приемки работ и т.д.;

собирает и передает всю информацию для подготовки исполнительной документации корпоративному представителю на площадке;

организует передачу в соответствующий департамент компании результатов радиографического контроля;

поддерживает постоянные контакты с представителями субподрядчиков на площадке, с тем чтобы убедиться в соблюдении условий контракта;

устраняет возникающие разногласия с соответствующими департаментами компании;

подготавливает и направляет менеджеру проекта ежемесячный отчет, а копии — в соответствующий департамент компании и представителю группы контроля качества проекта;

внедряет утвержденные принципы и методы обеспечения качества;

принимает необходимые меры к обеспечению охраны труда, защиты окружающей среды, безопасности и охраны.

Инспектор по материалам на площадке:

управляет всеми материалами проекта (потребительскими товарами, инструментами, сварочными материалами, оборудованием для проекта и др.), подготавливает соответствующие распоряжения/запросы и направляет их менеджеру проекта;

регистрирует прибывающие на площадку материалы и оборудование, сопоставляя их с соответствующими сопроводительными документами;

проводит необходимые инвентаризации;

проводит количественные, физические и геометрические проверки материалов, изделий и оборудования;

организует хранение прибывающих на площадку материалов в установленном месте и определяет работника, ответственного за подготовку соответствующих документов;

отдельно складирует некондиционные (в том числе поврежденные) материалы, составляет соответствующий акт совместно с представителем перевозчика и таможенной службой;

обеспечивает хранение продукции в надлежащих условиях;

осуществляет доставку продукции (после представления надлежащим образом оформленного требования) и записи движения материалов по складу;

обеспечивает хранение и уход за оборудованием в соответствии с инструкциями руководителя работ на площадке;

принимает необходимые меры, направленные на обеспечение охраны труда и защиты окружающей среды;

отслеживает ход работ, выполняет необходимые формальности таможенных служб и терминалов в тесной кооперации с администрацией и корпоративным менеджментом.

Руководитель работ по площадке:

обеспечивает выполнение работ на площадке в рамках временных ограничений и в соответствии с рабочими инструкциями;

внедряет принципы и методы обеспечения качества и контролирует использование только действующих документов, процедур и инструкций;

обеспечивает проверку прогресса на каждом участке работ по проекту;

принимает необходимые меры по охране труда и защите окружающей среды;

обеспечивают ежедневное распределение работ между производственными командами.

Инспектор по охране труда и технике безопасности:

обеспечивает исключение рисковых ситуаций и предлагает превентивные меры;

предлагает решения и методы, обеспечивающие безопасное производство работ;

участвует в подготовке HSES-планов проекта, а также в их пересмотре;

дает рекомендации по выбору противопожарного оборудования, а также индивидуального и коллективного защитного снаряжения;

встречает каждого вновь прибывшего на площадку и информирует его об общих и специальных рисках, а также о средствах защиты, имеющихся в его распоряжении;

организует информационные и учебные встречи по безопасности с учетом работ, выполняемых на площадке;

инспектирует все мероприятия по безопасности;

инспектирует участок, с тем чтобы определить потенциальные риски;

требует немедленной остановки любой работы, представляющей, по его мнению, опасность для здоровья и безопасности персонала;

проверяет санитарно-гигиенические условия на площадке (столовые, туалеты, офисы и т.д.);

контролирует работоспособность аварийных систем;

принимает все меры, необходимые для обеспечения возможности уполномоченных лиц проверить строительный участок (инспекторов по труду, уполномоченных лиц стран, в которых проект осуществляется, и др.);

контролирует соблюдение временных ограничений на предо - ставление сведений о несчастных случаях;

подготавливает ежемесячный доклад, адресованный менеджеру проекта и корпоративному менеджеру, ответственному за безопасность;

поддерживает постоянные контакты с представителями заказчика на площадке по вопросам обеспечения безопасности;

представляет интересы менеджера проекта на встречах, организуемых заказчиком, по вопросам безопасности и охраны окружающей среды.

Менеджер контракта:

ведет переписку с заказчиком;

ведет переписку, связанную с отклонениями от проекта;

подготавливает претензии (иски, требования) со стороны заказчика.

Менеджер по контролю за ходом проекта:

производит разработку СРР (WBS), структуры организации проекта (OBS) и структуры разбиения затрат (CBS);

согласовывает структуры, описанные в предыдущем пункте, с другими менеджерами, особенно с менеджером проекта;

проверяет ход работ (на предмет соответствия плану);

разрабатывает методы калькулирования процессов по видам работ;

отслеживает и прогнозирует ход работ, согласовывая его с соответствующими руководителями;

подготавливает еженедельные и ежемесячные справки, согласовывая их с менеджером проекта;

осуществляет анализ рисков и предлагает определенные превентивные меры менеджеру проекта;

анализирует показатели производительности труда и предлагает соответствующие мероприятия менеджеру проекта (усиление или демобилизацию соответствующих команд);

обеспечивает включение изменений в графики и соответствующие виды деятельности по проекту;

предлагает меры по сокращению общих сроков работ по проекту.

Менеджер по контролю за сроками

в фазе подготовки:

осуществляет обзор контракта и подготавливает соображения по планированию проекта;

устанавливает работы, являющиеся предметом СРР;

проверяет соответствие элементов структуры разбиения затрат и СРР;

подготавливает блок-схемы работ, согласовывая их с соответствующими исполнителями;

выбирает программное средство для планирования;

назначает ресурсы, необходимые для каждой работы, в соответствии с оценками, полученными в результате торгов, и согласует их с соответствующими участниками проектов;

разрабатывает общий график реализации работ по проекту и согласовывает его с менеджером проекта (до рассылки участникам проекта);

разрабатывает график собрания по запуску проекта;

контролирует ход разработки детальных графиков (инжиниринга, технологический, закупок, субподрядных работ, строительства и т.д.);

разрабатывает гистограммы, 5-кривые и другие документы, нужные для мониторинга проекта, и обеспечивает их согласование с менеджером проекта;

разрабатывает процедуры контроля прогресса и собирает данные по затратам на выполнение работ;

разрабатывает краткосрочные графики (недельно-суточные, месячные и т.п.);

действует как связующее звено между партнерами, субподрядчиками, строительными участками и другими участниками проекта с целью проверки соответствия их графиков общему графику и своевременно подготавливает соответствующие документы для согласования с менеджером проекта;

в фазе реализации:

периодически (обычно еженедельно) собирает информацию по каждой работе и соответствующим затратам;

периодически подготавливает и распределяет плановые документы менеджерам проектов;

подготавливает раздел «Планирование» в доклады о ходе работ;

через менеджера проекта контактирует с заказчиком по поводу графиков;

анализирует потенциальные и реальные последствия задержек/изменений в ходе работ, происходящих по вине заказчика, поставщиков и субподрядчиков;

собирает и анализирует информацию и документы по исполнению графиков;

оптимизирует графики по согласованию с менеджером проекта и помогает ему в принятии решений по поводу оптимизации использования ресурсов с точки зрения сроков и бюджета проекта;

обращает внимание менеджера проекта на отклонения по срокам и предлагает решения по корректировке хода работ или графиков;

постоянно сравнивает план проекта и ход его осуществления по срокам;

участвует в подготовке раздела графика, относящегося к завершению проекта, обращая особое внимание на технические, финансовые и контрактные аспекты.

Менеджер по контролю за затратами:

контролирует распределение затрат по проекту, используя для этого компьютерную отчетность;

подготавливает консолидированные сведения по доходам и расходам;

подготавливает баланс проекта, анализ и прогноз потока движения денежных средств для менеджера проекта;

анализирует совместно с менеджером проекта случаи отклонения от бюджета и определяет действия, необходимые для достижения финансовых целей проекта;

подготавливает и согласовывает с менеджером проекта платежные поручения;

отслеживает счета до момента поступления оплаты;

составляет и представляет на одобрение менеджеру проекта счета на оплату.

 

< назад | к содержанию | вперед >

 



Данную страницу никто не комментировал. Вы можете стать первым.

Ваше имя:

Комментарий:
Введите символы: *
captcha
Обновить