В данном подразделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает большое количество технических и организационных решений, которые перечислены ниже.
1. Помещение:
— проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта;
— проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.
2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:
— устройства для организации документооборота;
— организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
— организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
— средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещения;
— хозяйственный инвентарь и оборудование.
3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
— компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
— программное обеспечение;
— средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.
Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.
Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в гл. 21.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов, которые задействованы для его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции, например оформление счета или доставку продукции. Элементы бизнес- процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса; формирование замысла; формулирование целей; установление содержания процесса; планирование операции — сопоставление поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек; составление бизнес-плана; заключение контракта; проработка ресурсного обеспечения; реализация процесса и его завершение.
По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (см. гл. 6).
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это накладывает свои требования на организацию офиса:
— информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;
— необходимо исключить дублирование бизнес-операций;
— менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций, а в случае расположения в одной географической точке должны быть локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.
Это самые общие требования. В настоящем подразделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов, но следует отметить, что их структура определяет локализацию и структуру офиса, поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса. Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Схема проектирования офиса проекта
Все шаги должны основываться на результатах предыдущей деятельности (желательно с интеграцией в единой базе данных).
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в ^ю2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес-процессов приведен на рис. 7.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, а также персонала в соответствии с реализуемыми бизнес-процессами.
Организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления ими целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.
Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (каждый сотрудник прикладывает свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станци-
Рис. 7.2. Пространственно-организационная среда офиса проекта (фрагмент)
ям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции можно настроить так, что сотрудники будут звонить и передавать данные только тем людям, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которого должно реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной интернет-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный офис проектируется как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизированными процедурами.
Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта. Она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий бумажные оригиналы документов и их электронные копии). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:
— централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;
— хранение документов в электронном виде в различных форматах;
— ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);
— хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с ними), а также различных версий документов;
— надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к ним;
— возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:
— систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
— систему управления документооборотом, — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;
— набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов, — текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
— систему экспорта/импорта документов.
Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.3. В качестве центрального блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая осуществляет:
— разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
— регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.
Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также по их интеграции в общее программно-ин-
Рис. 7.3. Архитектура электронного офиса
формационное обеспечение проекта приведены в гл. 21. В данном подразделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса.
