Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обуславливающих отклонения от ранее запланированного бюджета, и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения влияния отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта.
Контроль стоимости включает:
- мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;
- управление изменениями (см. п. 15.5) в бюджете с целью обеспечения его выполнения;
- предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;
- информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.
Контроль стоимости проекта имеет две составляющих: 1) учетную, т.е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и 2) прогнозную, т.е. оценку будущей стоимости проекта. При контроле стоимости проекта учитываются следующие базовые показатели:
- необходимо для завершения (НДЗ): оцениваются затраты, которые предстоит произвести для завершения работы или проекта. Оценка НДЗ является наилучшей текущей оценкой того, сколько средств надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу;
- расчетная стоимость (PC) — наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и НДЗ.
Существует два основных метода контроля стоимости: традиционный и метод освоенного объема.
Традиционный метод контроля использует перечисленные ниже понятия (рис. 15.9).
Плановые (бюджетные) затраты (BCWS — Budgeted Cost of Work Scheduled) — это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурсов, которые предполагается использовать к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:
BCWS = BC (общий бюджет) X % по плану.
Фактические затраты (ACWP — Actual Cost of Work Performed) — это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурсов, фактически потраченных на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потребления ресурсов.
Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем (или графиком выполнения работ).
Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.
Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате. При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка состояния работ на текущий момент. Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости работ при завершении проекта и для определения факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ.
При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождений в графике и стоимости произведенных работ:
- плановые (бюджетные) затраты — BCWS;
- фактические затраты — ACWP;
- освоенный объем — BCWP. Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурсов, запланированных на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат.
BCWP = Плановая стоимость X % использования ресурса.
Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затратам, так и отставание по графику выполнения работ.
Отклонение по затратам:
- в стоимостных единицах — CV (Cost Variance) = BCWP — ACWP;
- в процентах — CVP(%) = 100 X (CV : BCWP).
Отклонение по расписанию:
- в стоимостных единицах — SV (Schedule Variance) = BCWP — BCWS;
- в процентах — SVP(%) = 100 X (SV : BCWS).
Рисунок 15.10 дает графическое представление анализа на основе факта. Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Тем не менее данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов (рис. 15.11).
Основные показатели, используемые для анализа состояния затрат по проекту, представлены в табл. 15.4.
Основное достоинство методики освоенного объема — возможность обнаружения на ранних стадиях реализации проекта несоответствия фактических показателей проекта плановым, прогнозирования на их основе результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т.д.) и принятия своевременных корректирующих воздействий, вплоть до прекращения проекта.
Помимо оценки суммарных затрат на основании наблюдаемых показателей освоенного объема возможно также прогнозирование и других характеристик проекта.
Поясним разницу между традиционным методом и методом освоенного объема на примере.
Допустим, бюджет проекта составляет 100 денежных единиц. На выполнение работ до текущей даты планировалось израсходовать 25 единиц, а фактически было израсходовано 22 единицы, т.е. BCWS = 25, а ACWP = 22. При этом согласно плану на выполнение работ нужно было израсходовать 20 единиц, т.е. BCWP = 20.
В соответствии с традиционным подходом отклонение по затратам составляет 25 — 22 = 3 единицы, т.е. наблюдается экономия. В соответствии с методом освоенного объема реальное отклонение по затратам составляет 20 — 22 = —2 единицы, т.е. имеет место перерасход денежных средств. При этом отклонение от графика расхода денежных средств составляет 25 — 20 = 5 единиц, что говорит об отставании реального хода выполнения проекта от запланированного на 20%.
Прогнозирование затрат подразумевает оценку конечной стоимости проекта на основании информации о затратах на текущий момент времени.
Существуют следующие варианты оценки конечной стоимости проекта (EAC), при которых используются как традиционный метод, так и метод освоенного объема:
- Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оставшаяся стоимость проекта, скорректированная с учетом индекса освоения затрат;
- Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оценка оставшейся стоимости проекта (ETC);
- Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Новая смета на оставшуюся часть проекта.
Индекс освоения затрат (CPI) рассчитывается как отношение освоенного объема к фактическим затратам
CPI=BCWP
ACWP
Параллельно рассчитывается индекс выполнения расписания
(SPI):
.
BCWS
С использованием этих показателей оценка затрат по завершении (прогнозирование затрат) рассчитывается следующим образом:
EAC = BCWS х CPI.
Также может использоваться показатель прогнозного отклонения стоимости проекта (VAC ):
VAC = BAC — EAC.
В этих формулах используются суммарные индексы (сумма по всем работам), а не периодические или дискретные. Периодические данные о затратах в различные моменты времени могут значительно отличаться друг от друга, что в итоге некорректно отразится на конечной оценке. Суммарные данные сглаживают эти отклонения, оставаясь при этом более надежным инструментом для долгосрочного прогнозирования. В любом случае нельзя забывать, что с какой бы точностью ни была сделана оценка по завершении проекта, она не будет на 100% корректно отражать его конечный результат. Чем ближе момент оценки к моменту завершения проекта, тем меньше разница между этими двумя величинами.
Пример расчета контрольных показателей стоимости проекта приведен ниже.
Таблица 15.5 Пример расчета показателей выполнения бюджета проекта
| Работа | Плано вые за траты BCWS | Освоен ный объем BCWP | Факти ческие затраты ACWP | Отклонение по затратам | Отклонение по расписанию | ||
| CV (долл.) | CVP (%) | SV (долл.) | SVP (%) | ||||
| 1 | 63 | 58 | 62,5 | – 4,500 | – 7,8 | – 5,000 | – 7,9 |
| 2 | 64 | 48 | 46,8 | 1,2 | 2,5 | – 16,000 | – 25,0 |
| 3 | 23 | 20 | 23,5 | – 3,500 | – 17,5 | – 3,000 | – 13,0 |
| 4 | 68 | 68 | 72,5 | – 4,500 | – 6,6 | 0 | 0 |
| 5 | 12 | 10 | 10 | 0 | 0 | – 2,000 | – 16,7 |
| 6 | 7 | 6,2 | 6 | 200 | 3,2 | – 800 | – 11,4 |
| 7 | 20 | 13,5 | 18,1 | – 4,600 | – 34,1 | – 6,500 | – 32,5 |
| Всего | 257 | 223,7 | 239,4 | –15,700 | – 7,0 | – 33,300 | – 13,0 |
Индекс освоения затрат будет равен 223,7 : 239,4 = 0,93, а оценка затрат по завершении всего проекта: 257 X 0,93 = 239,1. Из этих показателей видно, что проект пока выполняется с экономией стоимости, и если он будет выполняться с теми же параметрами, то экономия в стоимости проекта составит VAC =257 — 239,1 = 17,9.
