Информационное обеспечение системы менеджмента — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация [20].
Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал — средство передачи информации.
4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Перечислим указанные взаимосвязанные этапы.
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
— по объекту: показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
— по принадлежности к подсистеме системы менеджмента: информация по целевой подсистеме, научному сопровождению системы, внешней среде системы, обеспечивающей, управляемой и управляющей подсистемам;
— по форме передачи: вербальная (словесная) информация и невербальная;
— по изменчивости во времени: условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
— по способу передачи: спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
— по режиму передачи: в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
— по назначению: экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
— по стадиям жизненного цикла объекта: по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т. д.;
— по отношению объекта управления к субъекту: между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
— своевременность;
— достоверность (с определенной вероятностью);
— достаточность;
— надежность (с определенной степенью риска);
— комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкость товара, условиям, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);
— адресность;
— правовая корректность информации;
— многократность использования;
— высокая скорость сбора, обработки и передачи;
— возможность кодирования;
— актуальность и др.
Вопросы организации массива и потоков информации, технологического процесса ее переработки изложены подробно в специальной литературе.
Информационное обеспечение инновационной деятельности в России регулируется «Положением о государственной системе научно-техни- ческой информации» статистикой науки и инноваций ОЭСР (Организация экономического сотрудничества и развития). Рассмотрим эти материалы.
Государственная система научно-технической информации (ГСНТИ) — совокупность научно-технических библиотек и организаций — юридических лиц независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, специализирующихся на сборе и обработке научно-технической информации и взаимодействующих между собой с учетом принятых на себя системных обязательств.
Целями создания ГСНТИ являются обеспечение формирования и эффективного использования государственных ресурсов научно-технической информации (НТИ),. их интеграция в мировое информационное пространство и содействие созданию рынка информационной продукции и услуг.
К федеральным органам НТИ и научно-техническим библиотекам, обеспечивающим формирование, ведение и организацию использования федеральных информационных фондов, баз и банков по различным видам источников НТИ и направлениям науки и техники, относятся:
— Всероссийский научно-технический информационный центр Министерства промышленности, науки и технологий РФ;
— Всероссийский центр межотраслевой информации Министерства экономического развития и торговли РФ;
— Российское объединение информационных ресурсов научно-технического развития (Росинформресурс) Министерства промышленности, науки и технологий РФ;
— Всероссийский центр научной и технической информации Российской академии наук и Министерства промышленности, науки и технологий РФ;
— Государственная публичная научно-техническая библиотека Министерства промышленности, науки и технологий РФ;
— Библиотека РАН;
— Библиотека по естественным наукам РАН;
— отраслевые библиотеки.
Статистика науки и инноваций, ведение которой было начато по инициативе ОЭСР в 1989 г., разработана на основе единых международных подходов и стандартов. 24 октября 1991 г. на 56-й сессии Комитета по научно-технической политике ОЭСР было принято Руководство Осло по сбору и интерпретации данных в области технологических инноваций [10].
Международные стандарты в статистике науки и инноваций — комплекс рекомендаций ведущих международных организаций в области статистики науки и инноваций, обеспечивающих методологию их системного описания в условиях рыночной экономики и признанных в качестве международных стандартов по статистике. Необходимость стандартизации статистики науки и ликвидации национальных различий в практике учета показателей первоначально возникла в процессе интеграции мирового хозяйства промышленно развитых стран, развития экономического и научно-технического сотрудничества. Быстрый рост ресурсов, выделяемых ими на научные исследования и разработки, потребовал развертывания сбора и анализа соответствующей информации.
Активную роль в создании новых и уточнении существующих международных стандартов по статистике науки и инноваций играет Евростат — Статистическая служба Евросоюза. В 1969 г. Евростатом была разработана первая редакция номенклатуры для анализа и сопоставления научных программ и бюджетов (в настоящее время действует редакция 1992 г.), являющаяся основой для сбора данных о бюджетных ассигнованиях на научные исследования и разработки по социально-экономическим целям в странах — членах Евросоюза, их обобщения и подготовки ежегодных докладов о государственном финансировании науки в ЕС.
Классификация отражает глобальные задачи, для решения которых выделяются государственные ассигнования на НИОКР; она претерпевает изменения по мере трансформации целей государственной научно-технической политики стран — членов ЕС. Евростатом подготовлено также руководство по региональным аспектам статистики науки и инноваций.
Отдел статистики ЮНЕСКО осуществляет систематический сбор, анализ и публикацию статистических данных о науке и технике.
С целью гармонизации категорий и определений статистики науки для представления информации в ЮНЕСКО на двенадцатой сессии ее генеральной конференции в 1978 г. была одобрена «Рекомендация по международной стандартизации статистики науки и техники», в развитие которой в 1984 г. опубликовано Руководство ЮНЕСКО по статистике науки и техники. В нем учитывался опыт как ОЭСР, так и бывшего Совета Экономической Взаимопомощи. На основе Руководства Фраскати Рекомендации ЮНЕСКО были в 1995 г. еще раз уточнены (Париж).
Руководство Фраскати в редакции 1993 г. определяет основные понятия, относящиеся к научным исследованиям и разработкам, их состав и границы; систему институциональных и функциональных клас сификаций; подходы к измерению численности персонала, занятого НИОКР, и затрат на эти цели; процедуры проведения обследований; рекомендации по оценке и анализу бюджетных ассигнований на научные исследования и разработки, методологии расчета дефляторов и валютных паритетов. В развитие идей Руководства Фраскати подготовлена серия международных стандартов по отдельным специфическим проблемам, и их круг постоянно расширяется. Перевод на русский язык и публикация Руководства Фраскати осуществлены ЦИСН Миннауки РФ и РАН.
Задачи информационного обеспечения инновационных процессов должны быть адекватны общим направлениям реформирования российской статистики:
— адаптации российской статистики к изменениям, происходящим в социально-экономической сфере в процессе экономических реформ;
— обоснованию направлений и этапов проведения комплексного и согласованного пересмотра статистических показателей, форм отчетности и развития других источников и методов получения необходимых данных;
— обеспечению своевременности формирования, полноты и оперативности представления статистической информации государственным органам и международным организациям путем внедрения прогрессивных методов наблюдения и современных информационно-технологических средств сбора, передачи и обработки данных;
— повышению аналитичности и улучшению качества информации за счет расширения круга разрабатываемых расчетных показателей, взаимодействия с внешними информационными системами;
— эффективному обеспечению всех категорий пользователей на различных уровнях необходимой статистической информацией при сочетании доступности данных и их защиты;
— повышению роли регионального уровня в ходе реформирования статистики.
Статистическая отчетность инновационной деятельности осуществляется по фррмам:
— № 5-нт (образцы) «Отчет о созданных впервые в России и образцах новых типов машин, оборудования, аппаратов, приборов»;
— № 5-нт (материалы) «Отчет о созданных впервые в России новых видах сырья, материалов, веществ»;
— № 5-нт «Отчет об освоении, сертификации и снятии с производства промышленной продукции»;
— № 18-нт «Отчет о затратах на внедрение научно-технических мероприятий и их экономической эффективности»;
— № 4-нг (перечень) «Отчет об использованных в производстве изобретениях и промышленных образцах»;
— № 4-нт «Отчет о поступлении и использовании изобретений, полезных моделей, промышленных образцов и рационализаторских предложений».
Система статистических показателей, характеризующих инновационную деятельность промышленных предприятий (основные показатели), строится по следующим разделам:
— инновационная активность предприятий;
— источники информации об инновациях;
— цели инновационной деятельности;
— затраты на технологические инновации;
— исследования и разработки;
— количество совместных проектов по выполнению исследований и разработок;
— технологический обмен;
— методы поддержания и увеличения конкурентоспособности продукт-, процесс-инноваций;
— результаты инновационной деятельности;
— факторы, препятствующие инновациям.
В середине 1980-х гг. специалисты европейских стран пришли к выводу о необходимости централизации помощи развитию бизнеса не только в рамках отдельных стран, но и Европы в целом. Указывалось, что небольшие фирмы не имеют необходимой информации, в связи с чем не могут контролировать изменения рынка. Перед европейскими информационными центрами ставилась задача помочь средним и мелким фирмам извлечь максимум преимуществ из общего рынка. Были созданы Европейский информационный центр (ЕИЦ) и сеть его отделений, которая в 1995 г. включала в себя 21 группу в Великобритании и 210 групп в других странах Европы, соединенных электронной сетью. ЕИЦ получает 25% финансирования от ЕС, а 75% его фондов составляют средства других спонсоров и средства, заработанные самостоятельно [39].
В последние годы одним из важнейших технических средств обеспечения любой деятельности стала комплексная транснациональная компьютерная электронная информационная сеть Интернет. Она формируется как самоорганизующая система, без централизованного управления, планов развития и схемы составляющих ее звеньев. Интернет — важнейший инструмент исследовательского процесса, это страницы «всемирной паутины», инструмент рекламы, маркетинга, информационного обеспечения, оперативного управления. Интернет — самая дешевая и емкая информационная технология будущего. На Западе Интернет в квартирах — обычная картина, а организации без него уже не могут обойтись.
