Информационная система управления проектами (ИСУП) — это важный компонент КСУП (корпоративной системы управления проектами, рассмотренной в п. 11.3), существенным образом повышающий эффективность проектного менеджмента в организации. Она может включать различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.
Ключевые определения и потребность в ИСУП
Данные и информация. Информация — собранные, обработанные и распределенные данные. Полезная для принятия решений информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается с помощью использования современных информационных технологий в рамках системы УП.
Информационные технологии — совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных компьютерных средств.
Информационная система управления проектом (ИСУП) — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и УП в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников.
ПО для УП — класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов управления, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и др.
Очевидно, что большинство управленческих процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов УП и их практическое применение во многом определялись развитием информационных технологий.
Создание и расчет математических моделей, которые легли в основу методов УП, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики сетевого планирования, был разработан в 1956 г. в результате исследований, направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины ипіуае для планирования строительных работ.
Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также появлению недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур УП стали доступны широкому кругу организаций.
Развитие систем УП для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением операционной системы ^^іп^№8, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов УП и их более эффективного использования.
Реализация концепции распределенной интегрированной системы УП (или портфелем проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможны благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания, не покидая своего кабинета и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы УП сегодня превратились из систем их моделирования в системы, реально поддерживающие процессы управления.
Прежде чем переходить к описанию структуры ИСУП и рассмотрению ее основных элементов, определим, почему существует необходимость в создании специализированной системы для УП.
В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы поддержки принятия решений разрабатываются и используются для поддержки специфических управленческих процедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональной структуре организации и уровням управления. Например, корпоративные финансовые приложения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисления зарплаты, планирования выплат поставщикам. Для автоматизации отдела продаж могут использоваться системы учета продукции на складах, планирования и учета поставок и т.п. Информационные системы для высшего руководства предоставляют обобщенную информацию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удобном для принятия решений стратегического характера.
Руководитель проекта может использовать ту или иную информацию, получаемую из корпоративных информационных систем. Однако в основном данные, структурированные для поддержки деятельности функциональных руководителей, оказываются избыточными и в конечном счете бесполезными для менеджера проекта.
Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информационных систем являются принципиальными:
- если корпоративные информационные системы в основном разрабатываются для поддержки отдельных функциональных подразделений, то ИСУП объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретным проектам;
- если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП управленческая информация собирается, хранится и анализируется в привязке к календарным планам и этапам жизненного цикла проекта.
Попытки создать систему информационного обеспечения УП лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:
- недостаточной гибкости при планировании и низкой оперативности получения и качества информации вследствие избыточности данных;
- низкой степени интеграции информации вследствие разнородности информационных систем, используемых разными отделами (и разными организациями), участвующими в проекте.
Структура ИСУП
Основная цель процессов УП — повышение эффективности:
- за счет разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;
- обеспечения единого информационного пространства, коммуникаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;
- аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.
ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.
На рис. 21.1 показаны обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными его стадиями. Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.
Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестици- онной стадии в большей степени подходит специализированное ПО бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций (см. гл. 10).
Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования и УП, ПО бюджетирования, ПО управления рисками.
На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.
ПО УП может классифицироваться по основным функциональным областям проекта:
- временным параметрам;
- стоимостным параметрам;
- ресурсам;
- коммуникациям;
- рискам.
Отдельно развивается класс ПО формирования и мониторинга портфелей проектов.
Для поддержки корпоративного стандарта УП может использоваться специализированное ПО регламентации процессов УП. Основные типы и примеры ПО представлены на рис. 21.2.
ПО управления по временным параметрам проекта предназначено для разработки, анализа и управления календарными планами, временного анализа. Включает следующие основные функции:
- определение состава и последовательности выполнения работ;
- определение ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
- расчет календарного плана и определение критического пути проекта;
- оптимизацию календарного плана с учетом ограничений на ресурсы;
- временной анализ;
- фиксацию базовых планов проекта;
- ввод фактических данных по проекту и отображение состояния проекта;
- расчет прогнозных показателей по реализации проекта;
- графическое отображение календарного плана и формирование отчетов по проекту.
Пакеты также могут включать следующие дополнительные возможности:
- мультипроектное планирование и контроль;
- планирование с учетом рисков;
- оповещение исполнителей;
- удаленный доступ к календарным планам.
ПО управления стоимостными параметрами предназначено для оценки стоимости проекта, разработки, контроля и анализа исполнения его бюджета. Включает следующие основные функции:
- оценку затрат и подготовку предложений по стоимости проекта; — разработку бюджета проекта;
- прогнозирование изменений бюджета (анализ «что если…»);
- контроль затрат;
- контроль исполнения проекта по стоимости;
- анализ отклонений.
Специализированные пакеты могут также обладать следующими дополнительными функциями:
- возможностью настройки пользовательских схем расчетов;
- использованием календарей финансовой отчетности;
- генерацией финансовых отчетов;
- импортом-экспортом данных во внешние финансовые системы. Специализированные пакеты управления стоимостью проекта, как правило, имеют средства интеграции с ПО календарного планирования. Пакеты календарного планирования в свою очередь обычно содержат базовые функции управления стоимостью.
ПО управления ресурсами поддерживает как процессы планирования, организации и контроля обеспечения проектов необходимыми ресурсами, так и распределение доступных ресурсов организации между проектами.
В основном функции пакетов ориентированы на управление воспроизводимыми ресурсами и включают следующие основные функции:
- описание и ведение пулов доступных ресурсов;
- описание ресурсов по типам, квалификациям, подразделениям и другим параметрам;
- согласование привлечения ресурсов на проекты;
- управление потребностью и распределением ресурсов с учетом текущих и будущих проектов;
- контроль за использованием ресурсов;
- обобщенную отчетность по использованию ресурсов на проектах. Специализированные пакеты управления ресурсами, как правило, имеют средства интеграции с ПО календарного планирования.
ПО управления коммуникациями предназначено для организации взаимодействия участников проектной команды, обеспечения процессов сбора, хранения, распространения (оповещения участников) и публикации информации (документов) по проекту. Включает следующие основные функции:
- поддержку процессов формирования отчетности о ходе выполнения работ;
- ведение и обеспечение доступа к спискам текущих задач, проблем и т.п.;
- управление документацией проекта;
- обеспечение коммуникаций между участниками проекта;
- публикацию досок обсуждения, оповещений, списков текущих работ.
В отдельные группы коммуникационных продуктов часто выделяют ПО учета рабочего времени исполнителей проекта и ПО ведения порталов проектов в Интернете.
ПО управления проектными рисками предназначено для идентификации анализа и документирования рисков проекта, прогнозирования последствий, планирования реагирования на риски. В ПО управления рисками используются различные методы анализа:
- PERT;
- методы моделирования (Монте-Карло);
- анализ «что если…»;
- экспертные методы;
- вероятностный анализ на основе исторической информации.
ПО управления рисками включает следующие основные функции:
- описание рисков;
- расчет и анализ прогнозов;
- использование архива;
- планирование реагирования на риски;
- документирование рисков.
ПО регламентации процессов УП предназначено для организации и хранения в едином формате нормативно-методологической информации о процессах реализации и УП, обеспечения доступа к этой информации участников проекта. ПО регламентации процессов УП включает следующие основные возможности:
- базы общепринятых (отраслевых) методологий УП;
- средства структурированного описания корпоративной методологии и процессов УП;
- средства разработки и анализа блок-схем процессов УП;
- средства настройки шаблонов форм УП;
- средства разграничения доступа и навигации по методологии УП; — средства контекстного запуска специализированных модулей ПО УП.
Создание ИСУП предполагает настройку функциональности ПО с учетом потребностей основных участников проектов и руководителей, принимающих решения по проектам в компании.
В ИСУП обычно выделяют модули, предназначенные:
- для менеджера отдельного проекта;
- менеджера портфеля проектов (или программы);
- исполнителей (участников проекта);
- менеджеров функциональных подразделений, участвующих в проекте;
- высшего руководства компании, обеспечивающего общий контроль проектов.
Основные принципы создания единой информационной системы представлены на рис. 21.3, включая:
- создание единой модели описания и представления информации по проектам и портфелям проектов;
- настройку рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их информационных потребностей;
- интеграцию модулей ИСУП с другими корпоративными информационными системами.
Модули информационной системы, ориентированной на разные уровни управления и участников проекта, отличаются как по функциональным возможностям, так и по уровню обобщения и представления информации о проектах (табл. 21.3).
Таблица 21.3 Требования к информационному обеспечению на разных уровнях управления
| Стратегический уровень управления программа/ми/портфелем проектов (высшее звено руководства организации) | Уровень УП (руководство проекта) | Уровень исполнения проекта (команда проекта) |
|
|
|
Стратегический уровень руководства (высшее руководство, управление комплексом проектов, программами) отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования программ/проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме, удобной для интуитивного восприятия.
На уровне УП (менеджер проекта, руководитель функционального подразделения, участвующего в проекте) выполняются детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль выполнения проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.
На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение задач. Данная информация поступает с уровня УП и из функциональных подразделений. В то же время на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и об использовании ресурсов.
Обзор рынка программного обеспечения управления проектами
Классификация ПО по полноте и типам решений. Для создания наиболее эффективной системы управления проектами необходимо использование интегрированных, состоящих из нескольких связанных между собой модулей (подсистем) решений.
Программные продукты управления проектами, доступные на рынке, можно разделить на следующие типы по уровню интегрированности:
- многофункциональные, модульные системы профессионального уровня;
- многофункциональные системы настольного уровня;
- независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов управления проектами;
- ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами.
Многофункциональные модульные системы профессионального уровня, как правило, обладают следующими свойствами:
- ориентированы на поддержку нескольких типов объектов управления в проектно-ориентированной организации, например программы, портфеля проектов, отдельного проекта;
- предусматривают поддержку специализированных рабочих мест разных типов участников проекта (менеджер проекта, высшее руководство, менеджер ресурсов, исполнитель);
- обеспечивают интегрированную поддержку основных функций и процессов управления (календарное планирование, управление ресурсами, управление стоимостью, коммуникации).
Многофункциональные системы могут поставляться в виде хорошо интегрированных программных продуктов (чаще одного производителя), являющихся самостоятельными приложениями.
Многофункциональные системы настольного уровня, как правило, обладают следующими свойствами:
- ориентированы на поддержку отдельных проектов или комплексов взаимосвязанных проектов;
- предусматривают поддержку рабочего места менеджера проекта, могут обеспечивать доступ исполнителей к данным проекта;
- обеспечивают интегрированную поддержку основных функций и процессов управления (календарное планирование, управление ресурсами, управление стоимостью, коммуникации).
Независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, представляет собой специализированные пакеты, автоматизирующие отдельные процессы управления и не требующие для своей работы интеграции с другими системами (однако возможности интеграции могут быть предусмотрены).
ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами, представляет собой специализированные пакеты, расширяющие функциональные возможности многофункциональных систем (независимых производителей).
Поскольку одним из наиболее распространенных пакетов календарного планирования и контроля является продукт Project компании Microsoft, то большинство программ предусматривают возможность интеграции именно с ним.
В табл. 21.4 представлены характеристики указанных выше типов ПО.
| Классификация ПО | Наименование ПО | Производитель | Основное предназначение | Примечание |
| Многофункциональные модульные системы профессионального уровня | Microsoft Office Project | Microsoft | Интегрированное решение, позволяющее автоматизировать процессы на всех уровнях управления — от стратегического планирования и управления портфелем проектов до уровня управления отдельными проектами | Основные программные продукты:
|
| Primavera | Primavera | Комплекс интегрированных программных продуктов, позволяющих автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне компании в целом | Основные программные продукты:
| |
| Open Plan Professional/Enterprise + Cobra + WelcomHome и др. | Deltek (ранее Welcom Software) | Комплекс интегрированных программных продуктов, позволяющих автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне компании в целом | Основные программные продукты:
| |
| Artemis 7, Artemis Views | Artemis International Solutions Corporation | Комплексная автоматизация процессов УП в организации, включая управление портфелем проектов, управление проектами по временным и стоимостным параметрами финансов |
| |
| Dekker PMIS | Dekker Ltd. | Комплексная автоматизация процессов УП в организации, включая управление портфелем проектов, управление проектами по временным и стоимостным параметрами финансов | Включает модули:
| |
| OPX2 Suite | Planisware | Интегрированное УП, ресурсами и портфелем проектов в организации | Основная область применения ПО — исследовательские и инновационные проекты. Поставляются специальные версии системы для проектов создания новых продуктов и проектов разработки новых лекарственных препаратов | |
| Многофункциональные системы настольного уровня | CA Clarity 8 | CA Clarity (ранее Niku) | Комплексная автоматизация процессов УП на уровне предприятия в целом, но только для проектов внедрения информационных систем | |
| AMS REAL | Advanced | ПО календарного планирования и УП, обеспечивающее дополнительные возможности оптимизации и управления ресурсами для группы проектов | ||
| TIME | Management Solutions | |||
| Scitor Project Scheduler | Sciforma Corporation | ПО календарного планирования и УП, дополненное возможностями настройки рабочих мест для основных ролей участников проекта (менеджер проекта, куратор, функциональный менеджер, участник и др.), а также средствами доступа к проектной информации через Интернет | ||
| ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее независимо от других систем | WBS Chart Pro | Critical Tools, Inc. | Специализированные программы, позволяющие разрабатывать структурную декомпозицию работ проекта и сетевые диаграммы | Отличительная особенность — наглядные графические представления структур проекта. Возможен обмен данными с Microsoft Project |
| PERT Chart | ||||
| EXPERT | ||||
| Project Risk Analysis | Katmar Software | Анализ рисков проекта | Обеспечивает математическое моделирование и вероятностный анализ рисков проекта, связанных с отдельными работами | |
| eRoom | EMC Software | Обеспечение единого информационного пространства и поддержка коммуникаций команды проекта | Дополнительный модуль eRoom Program Dashboard позволяет обеспечивать команды проектов обобщенной информацией. Возможна интеграция с Microsoft Project | |
| ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее тольков связке с другими системами | @RISK | Palisade Corporation | Анализ рисков проекта по методу КарлоМонте | Работает в связке с Microsoft Project или Microsoft Excel |
| Schedule Insight | ProjectInsight.net | Поддержка процессов разработки календарных планов и бюджетов, ведение библиотеки типовых календарных планов | Работает в связке с Microsoft Project | |
Обзор базовых функций календарного планирования.
Как правило, современные многофункциональные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей календарного планирования (табл. 21.5).
Таблица 21.5 Базовые функции календарного планирования
| Основная функция | Содержание |
| Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик |
|
| Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту, а также о назначениях ресурсов и затратах по отдельным работам проекта |
|
| Средства контроля за ходом выполнения проекта |
|
| Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту |
|
Различия между пакетами заключаются в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств и в качестве реализации предоставляемых ими функций.
Оценка мощности пакета включает тестирование качества работы системы (скорость и качество вычислений, представления информации), а также оценку полноты, мощности и гибкости функций, необходимых для разработки календарного плана и оперативного управления.
При оценке мощности и гибкости функций календарного планирования обычно оцениваются следующие основные возможности:
- средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик,
- максимально допустимое количества работ в проекте, возможности кодирования, средства создания и представления иерархических структур, средстав представления параметров проекта на различных уровнях иерархии и в различных разрезах,
- поддержка календаря проекта (максимальный размер календаря, наиболее поздняя дата, максимальное количество праздников в одном календаре, возможность задавать рабочие дни недели и различные рабочие дни для различных недель, возможность задавать обычные рабочие часы),
- ограничения, накладываемые на работы проекта (типы работ — «как можно раньше», «как можно позже», работы с фиксированной датой начала/окончания; возможность планирования выполнения работ по индивидуальным календарям),
- возможность назначения и расчета временных характеристик (максимальная длительность отдельной задачи; максимальная длительность проекта, единицы времени, доступные в системе, задачи-вехи, вычисляемые резервы времени (полный, свободный), возможность системы автоматически присваивать длительность отдельным задачам, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов),
- связи между задачами (максимальное количество предшествующих и последующих задач, допустимые типы связей, допустимые типы задержек/перекрытий),
- средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта,
- средства описания наличных ресурсов (максимальное количество ресурсов на проект, возможность описания различных типов ресурсов (воспроизводимые и невоспроизводимые, статьи затрат, номенклатура материалов), поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования, поддержка информации о требуемых и доступных объемах каждого ресурса, возможность задания нормального и максимального объемов ресурсов, переменного объема ресурса, индивидуальных календарей ресурсов),
- назначение ресурсов задачам (максимальное количество ресурсов на задачу, возможность частичного использования ресурсов, учета задержек при использовании ресурса),
- календарное планирование при ограниченных ресурсах (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, разрешение ресурсных конфликтов, автоматическое/командное выравнивание ресурсов, выбор ресурсов для выравнивания, выравнивание с учетом приоритетов задач, ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, оптимальность полученных планов),
- средства контроля за ходом выполнения проекта:
- отслеживание состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства поддержки фактических показателей состояния задач — процент завершения),
- контроль за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурсов, фактическое количество и стоимость ресурсов, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы),
- стоимостной анализ состояния проекта и анализ на основе выполненных объемов работ;
- удобные графические средства представления структуры проекта, а также средства создания различных отчетов:
- диаграмма Гантта (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, резервов работ, возможность изменения временной шкалы, отображение текущей даты, отображение составных задач, отображение дополнительной информации),
- PERT-диаграмма (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, длительности, резервов работ, отображение многоуровневости детализации задач, возможность задания различных типов сетевой диаграммы, ручное и автоматическое размещение работ и связей, определение дополнительной информации),
- средства создания отчетов (отчеты по состоянию выполнения расписания, по ресурсам и по их назначению, профили загрузки ресурсов, отчеты по затратам (могут включать стоимость отдельных задач, детализацию стоимости задач по ресурсам, стоимость ресурса по задачам, запланированную и фактическую стоимость), отчеты по денежным потокам, отчеты для анализа фактического состояния выполнения задач проекта и сравнения с запланированным).
Кроме того, следующие дополнительные возможности должны быть рассмотрены при выборе пакета планирования:
- сортировка данных (максимальное количество критериев, сортировка по кодам задач и датам);
- выбор критериев отбора данных (исключающий и выделяющий отбор);
- возможности печати (типы принтеров, плоттеры, многостраничный отчет);
- средства обмена данными (поддержка технологии клиент/сервер, стандартов SQL и ODBC , интеграция с ресурсами веб, импорт-экспорт;
- работа в сети;
- работа с несколькими проектами (многопроектное планирование, объединение проектов, связь проектов, максимальное количество связанных проектов, совместное ресурсное планирование);
- языки программирования и разработки макроопределений.
Важными для пользователя являются простота изучения и использования системы, а также качество дополнительной консультационной поддержки данной системы на рынке.
Обзор систем управления проектами. Далее дано краткое описание наиболее известных в мире и в России многофункциональных систем УП. Данный обзор дает лишь общее представление о функциональности ПО. Версии систем постоянно развиваются производителями. Для получения информации по последним версиям систем рекомендуется зайти на сайты производителей ПО.
Microsoft Office Project
Отличительная особенность решения Microsoft Office Project — функциональная простота и широкие возможности по организации совместной работы.
Архитектура и конфигурация пакета
Главной идеей новой версии продукта — Microsoft Office Project 2007 — стала серверная ориентация. Он включен в группу серверного ПО на базе технологий SharePoint и стал в один ряд с MS Office SharePoint Server 2007, основанным на той же технологической платформе.
Теперь Microsoft Office Project предлагает решение по управлению портфелями проектов, программами и проектами для всей организации. С помощью средств группового взаимодействия участники проекта могут эффективно анализировать данные и обмениваться ими, получая доступ к расписанию проекта в локальной сети и через Интернет. Начиная с версии Microsoft Office Project 2007 предлагается целая линейка продуктов:
- Microsoft Office Project Standard;
- Microsoft Office Project Professional;
- Microsoft Office Project Server + Microsoft Office Project Web Access;
- Microsoft Office Project Portfolio Server (опциональный компонент);
- Microsoft Office SharePoint Server (опциональный компонент).
Microsoft Office Project Standard обладает основными возможностями УП: создание и управление задачами и ресурсами, контроль выполнения, отчеты, возможности совместной работы.
Основные пользователи Microsoft Office Project Standard — менеджеры, которые задействуют возможности УП не в полной мере, а лишь частично (на уровне рабочей группы), например только календарное планирование и контроль исполнения. Данная версия продукта не поддерживает коллективную работу и централизованное хранение данных по проектам.
Microsoft Office Project Professional обладает всеми возможностями для УП Microsoft Project Standard, а также средствами для управления общими ресурсами, инструментами для анализа сценариев и принятия решений. С помощью Microsoft Project Office Professional можно осуществлять УП, охватывающими различные отделы организации, публикуя эти проекты на сервере Project Server.
Microsoft Office Project Web Access — инструмент, предоставляющий менеджерам и участникам проекта доступ к информации без необходимости установки версии Project на локальном компьютере, достаточно иметь Internet Explorer и доступ к локальной сети или сети Интернет. Доступ может осуществляться как через Интернет, так и в Microsoft Office Project Professional.
Основные пользователи — профессиональные менеджеры проектов и портфеля проектов, менеджеры ресурсов, лица, ответственные за принятие решений, члены команд.
Microsoft Office Project Server — центральное приложение клиент-серверной архитектуры Microsoft Enterprise Project Management Solution, хранящее данные всех проектов организации.
Microsoft Office Project Web Access совместно с веб-интерфейсом Project Server позволяет не только просматривать сведения о состоянии работ, получать обобщенные отчеты для руководства по группе проектов, но и пополнять базу данных фактическими сведениями с удаленных рабочих мест посредством веб-доступа.
Microsoft Office Portfolio Server позволяет осуществлять отбор заявок по проектам (с использованием продвинутой системы документооборота, двустороннего взаимодействия с Project Server и SharePoint Server), осуществлять планирование и мониторинг инвестиций (бюджеты проектов могут формировать общий инвестиционный бюджет организации), отслеживать ход исполнения портфеля/программы в целом, а также генерировать отчетность в задаваемом пользователем произвольном формате.
Microsoft Office SharePoint Server — корпоративный инструмент хранения, организации, поиска и визуализации данных, он позволяет отображать сводные данные из других информационных систем, включая Project Server и Portfolio Server. Основная задача этой системы — создание единой точки входа для всех пользователей всех корпоративных информационных систем, а также создание единого пространства хранения всей актуальной корпоративной информации, доведение этой информации до сведения заинтересованных пользователей и организация поиска нужных данных по всему объему корпоративной информации.
Также имеется возможность миграции с предыдущих версий продукта.
Особенности пакетов
Microsoft Office Project Standard содержит следующие инструменты, позволяющие повысить эффективность работы:
- Project Guide, New Project Wizard, Calendar Wizard, Tracking Wizard — мастера, помогающие пользователю создавать проект и управлять им;
- улучшенный интерфейс, приближенный к Office 2003, в частности дающий возможность использования смарт-тегов;
- интеграция с продуктами Microsoft версий 2002 и новее: Excel, Outlook, Visio;
- тask Drivers: возможность определить, какие параметры влияют на задачу;
- возможность использования до 11 базовых планов;
- группировки для работ и ресурсов;
- сведение исходных данных в суммарные задачи;
- различные представления освоенного объема.
Microsoft Office Project Professional содержит следующие дополнительные возможности:
- моделирование портфеля проектов (Portfolio Modeler) — инструменты, позволяющие менеджеру проекта создавать сценарии проекта и проводить анализ «что если…», изменяя даты начала и завершения, а также назначения ресурсов;
- анализ портфеля проектов (Portfolio Analyzer) — функция, позволяющая быстро проанализировать все проекты и собрать данные для последующего анализа в сводную таблицу;
- создание команды предприятия (Build Team From Enterprise) — функции по созданию команды проекта с использованием базы данных предприятия и назначению ресурсов с учетом доступности, навыков и прочих факторов, позволяющие более точно и рационально использовать эти ресурсы;
- мастер замещения ресурсов (Resource Substitution Wizard) — мастер, позволяющий более точно назначать и переназначать ресурсы не только в команде проекта, но и в целом на предприятии;
- пул ресурсов предприятия (Enterprise resource pool) — возможность централизованного хранения информации о ресурсах;
- графики доступности ресурсов, которые позволяют определить время и причины их перезагрузки;
- глобальный шаблон и настраиваемые поля для всех проектов организации;
- Visual Reports: данная возможность предполагает построение аналитических отчетов по одному проекту с использованием технологий OLAP;
- Microsoft Project Web Access отображается непосредственно в Project без необходимости подключения к службе через Internet Explorer;
- на базе Project Center пользователи могут получить доступ к своему портфелю проектов в представлении диаграммы Гантта как с помощью Microsoft Project, так и средствами Internet Explorer.
Microsoft Office Project Portfolio Server содержит следующие дополнительные возможности:
- Builder — средство построения портфеля проектов, позволяющее формировать портфели заявок на проекты, в дальнейшем детализируя каждую заявку до бизнес-плана;
- Optimizer — средство оптимизации портфелей проектов. Данное средство позволяет расположить все заявки на проекты в многомерном пространстве всех имеющихся полей данных, по каждому из которых можно ставить ограничения, учитывать взаимосвязи; проекты, обязательные для реализации и т.д.;
- Optimizer позволяет строить различные графики, визуализирующие процесс отбора проектов и позволяющие наглядно представлять агрегированные по нескольким показателям данные по каждому из проектов;
- Dashboard — средство отслеживания портфелей проектов, позволяющее в графической форме (KPI — Key Performance Indicators) отображать ход исполнения портфеля/программы/проекта и формировать на регулярной основе отчетность;
- интерфейс Portfolio Server предоставляет удобную и на данный момент уникальную возможность формализовать бизнес-цели компании, расставлять приоритеты, а также оценивать проекты на соответствие данным бизнес-целям.
Microsoft Office SharePoint Server содержит следующие дополнительные возможности:
- создание и настройка внешнего вида узлов;
- организация поиска информации;
- создание таксономии узлов;
- организация распределения информации на основе аудиторий;
- отображение на страницах узлов данных из сторонних систем (SAP, Siebel, и т.д.), отображение информации из систем, разработанных Microsoft (Project Server, Portfolio Server, Business Scorecard Manager и т.д.);
- гибкая настройка доступа к информации на основе учетной записи Windows и/или на основе Forms-авторизации.
Планирование и контроль при помощи Project Server и Project Web Access дают такие возможности:
- создания заявок на проект и организации документооборота заявок (процедура согласования);
- создания проектов непосредственно на сервере без использования Project Professional;
- принятия обновлений и публикация обновленного проекта непосредственно из Web Access;
- построения настраиваемых диаграмм Гантта для выделения задач исполнителя из группы проектов;
- создания новых работ, появившихся в ходе реализации проекта. Однако для подключения работ в график проекта необходимо подтверждение со стороны менеджера;
- делегирования задач. Задачи могут быть переданы или руководителем исполнителю, или исполнителю одного уровня. При корректировке назначения менеджеру проекта высылается уведомление о делегировании. Переназначение может быть запрещено;
- построение таблицы индивидуальной загрузки, что позволяет не только просматривать назначения, но и вносить факт выполнения работ и пересылать сведения менеджеру проекта;
- детального контроля доступа к информации (с помощью модуля администратора) и задания полномочий, предоставляемых пользователям и группам пользователей. В зависимости от количества участников проекта и знания инструмента менеджер проекта может выполнять функции администратора самостоятельно или возложить их на ИТ-специалистов;
- хранить и организовывать связанные с проектом библиотеки документов и контролировать ход выполнения проекта с помощью Project Server 2007, основанного на платформе Windows SharePoint Services;
- обновлять проекты и посылать уведомления по электронной почте.
При использовании служб Windows SharePoint Services (входящих в комплект Microsoft Project Server), необходимых для межпроектного взаимодействия, дополнительно потребуется Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP — взаимодействие), Microsoft Exchange, Internet SMTP / POP3, IMAP4 или MAPI-совместимый почтовый клиент для уведомлений по электронной почте. Чтобы обеспечить безопасность документов на сервере с установленными службами Windows SharePoint Services, на этом компьютере следует использовать файловую систему NTFS.
Primavera
Семейство продуктов Primavera включает ПО, позволяющее автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне всей компании.
Project Management предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, обеспечивая решение задач календарно-сетевого планирования, расчета критического пути, выравнивания ресурсов, анализа «что если…» и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.
Функциональные модули myPrimavera, построенные на современных веб-технологиях, образуют веб-портал проектов компании. Они дают возможности для контроля и анализа данных по портфелям проектов (myPri- mavera Portfolios), УП, разработке и актуализации графиков (myPrima- vera Projects), управлению ресурсами и ролями (myPrimavera Resources), отслеживания процессов инициации и изменения проектов, управления документооборотом и т.д. (Collaboration).
Если все исполнители имеют доступ к локальной сети компании или к Интернету, то возможности по сбору отчетности предоставляет функциональный модуль Primavera Timesheets. Однако далеко не всегда компания может обеспечить сотрудников постоянным доступом к сети. Возможна ситуация, когда по работам заказчика отчитываются подрядчики, которым не разрешен доступ в корпоративную сеть заказчика. В этих случаях становятся актуальными другие средства для контроля и учета работ по проектам, которые должны работать в режиме отсутствия постоянного подключения к сети. К таким средствам относится PMExchange. Для исполнителей, работающих на удаленных объектах, предусмотрено решение для КПК — Sensory Pro Tracker.
Система административной поддержки проектов Primavera Expedition обеспечивает автоматизацию процессов документального сопровождения проектов.
Задачи календарно-сетевого планирования решает также Primavera Contractor. Его особенности — только однопользовательская работа единовременно с графиком одного проекта, ограниченным по количеству работ.
Primavera PertMaster — программный модуль для управления рисками. Он обеспечивает связывание реестра рисков с календарным планом через указание влияния риска на контролируемые показатели (сроки, трудозатраты, стоимости). PertMaster обеспечивает автоматизацию процессов управления рисками, включая идентификацию, качественный и количественный анализ.
Methodology Management позволяет сохранять и использовать в дальнейшем базу знаний компании по УП.
Primavera позволяет обеспечить всех ролевых участников проектов специализированными инструментами, предназначенными для выполнения самых разнообразных задач. Интерфейс каждого программного модуля дает пользователю возможность получать необходимую информацию по проектам, в то же время не перегружаясь излишней функциональностью или данными. ПО Primavera обеспечивает создание среды взаимодействия для всех участников проектов. Работая в этой среде, участники проектов получают информацию по тем из них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли — исполнителя, ответственного или руководителя. Каждый из участников может быть уверен, что тот вклад, который он вносит в общее дело УП, не останется незамеченным и информация обязательно будет получена тем, кому она предназначена.
Все программные модули Primavera обеспечивают хранение и обработку данных по всем проектам компании в едином хранилище данных, построенном на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server (по выбору заказчика).
Архитектура и конфигурация пакета
Основной продукт в составе Primavera Enterprise — Primavera Project Planner for the Enterprise (Р3е). Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета проекта, анализа и координации хода работ. P3e позволяет управлять как отдельным проектом, так и комплексом проектов организации, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, контролировать сроки и отслеживать фактические результаты.
Primavera Expedition поддерживает функции контроля исполнения договорных обязательств и отчетности в ходе проекта.
Для пользователей, которым требуются только отдельные функции Primavera Enterprise или Primavera Expedition, предназначены веб-приложения, основанные на Интернет/Интранет-технологии: Primavision, Progress Reporter и Expedition Analyzer.
Функциональная архитектура
Primavera Project Planner for the Enterprise — ПО, предназначенное для многопроектного планирования и контроля всех проектов в организации, включая их бюджетирование, календарно-сетевое планирование, управление ресурсами, анализ проектов и портфелей проектов по показателям, анализ «что если…», управление рисками и т.д.
Portfolio Analyst — ПО для укрупненного анализа проектов, позволяющее руководителям подразделений анализировать загрузку сотрудников, оборудования, оценивать потребность в материалах каждого пакета работ и портфеля проектов в целом, проводить анализ проектов по методике освоенного объема.
Primavision — веб-приложение, предназначенное для инициации проектов руководством организации и для укрупненного анализа данных по отдельным проектам и их портфелям.
Project Website — инструмент для автоматического создания и поддержки веб-сайта проекта, содержащего информацию, доступную только для чтения: календарно-сетевые графики, данные по загрузке ресурсов, показатели хода выполнения плана, уведомления о ходе проекта, ссылки на документы и т.д.
Progress Reporter — веб-приложение, предназначенное для рассылки сотрудникам сведений о предстоящих работах и для сбора от них табелей учета трудозатрат.
Methodology Manager — приложение для поддержки корпоративной базы знаний по выполненным проектам, а также для создания новых проектов на основе принятых корпоративных, государственных и международных стандартов.
Primavera Enterprise Software Development Kit (SDK) — приложение, предназначенное для доступа к бизнес-правилам Primavera Enterprise, а также для работы с базой данных без нарушения ее целостности.
Primavera Expedition — ПО для контроля исполнения договорных обязательств, стандартизации процесса администрирования проекта, автоматизации документооборота.
Программная архитектура
ПО Primavera Enterprise, Primavera Expedition построено по технологиям «клиент — сервер» и «веб-клиент — веб-сервер».
ПО Primavera Project Planner построено на архитектуре файл-сервер. При этом на сервере могут храниться как данные проектов, так и исполняемые файлы программ. В качестве средства для организации хранения данных проектов используется Btrieve.
ПО SureTrak — однопользовательское рабочее место. Для хранения данных проектов используется Btrieve или внутренний формат данных SureTrak.
Особенности пакета. Планирование проектов и мультипроектов
На этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участников проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS-структура), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Гантта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам.
Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев: уровням готовности, местам проведения, рискам и т.п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.
Отчетность.
Проект можно просматривать с различных точек зрения — как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera Expedition, позволяющих создать итоговый отчет на основании справок конкретных исполнителей.
Как корпоративная система P3e фиксирует бюджеты проектов, планы финансирования и поступления средств для их реализации, обеспечивает коммуникации между многочисленными участниками.
Взаимодействие проектной команды.
Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, подрядчики и субподрядчики.
Каждая организация может использовать набор функциональных модулей Р3е для планирования и контроля, Primavision — для инициации и анализа реализации проектов, Progress Reporter — для ввода информации о фактически выполненных объемах работ и отработанном времени, Primavera Expedition — для сопровождения договоров и контроля обязательств, например по подрядным договорам (разумеется, если много соисполнителей и эти процессы нуждаются в автоматизации), Expedition Mobile — для сбора информации о факте выполнения поставок и другой информации по договорам, Primavera Expedition Express — для пользователей с удаленных рабочих мест.
Сбор фактических данных.
На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить его историю.
Параллельно с этим в детализированный календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и отработанных человекочасах. Эта информация, собираемая с помощью Progress Reporter, передается в общую базу данных, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.
Управление документацией и ведение архива. Вся документация, разрабатываемая в ходе проекта, проходит процедуру согласования и утверждения, фиксируемую с помощью Expedition.
Регулярное обновление веб-сайта, который генерируется в Р3е, обеспечивает доступ к актуальной информации всем участникам проекта в соответствии с определенными правами доступа.
Таким образом, к этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении как собственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.
Кроме того, существует специальное средство Project Architect (встроенный модуль Р3е) для создания графиков новых проектов на основе существующих типовых решений.
Решение компании Welcom на базе Open Plan
С 1983 г. программные продукты семейства Welcom получили распространение на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для УП в самых различных отраслях.
С 2006 г. данные продукты распространяются компанией Deltek.
Особенность семейства продуктов Welcom — тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить системы УП на предприятиях с учетом уже сложившейся информационной инфраструктуры.
В настоящее время в семейство продуктов компании Welcom входят:
- Open Plan — система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;
- Cobra — система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;
- WelcomHome — веб-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, обеспечивающий коммуникации между членами распределенной команды при совместной работе над проектом;
- WelcomRisk — управление рисками проекта, включая процессы их идентификации и анализ рисков, а также разработки планов реагирования на риски и мониторинга;
- WelcomPortfolio — управление портфелем проектов;
- Deltek Costpoint — интегрированное управление ресурсами проектноориентированной организации;
- Open Plan — средство календарного планирования и контроля.
В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная — Open Plan Professional и настольная Open Plan Desktop.
Основное отличие Open Plan Professional от настольной версии — наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными, экранов и отчетов системы.
Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление.
Управление бюджетом проекта с помощью Cobra.
Финансовая система управления бюджетом проекта Cobra может быть использована без связи с системой календарного планирования и контроля, однако для интеграции в систему УП в комплекте поставки имеется специальный модуль, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, а также Primavera Project Planner и Microsoft Project.
Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome. Программный пакет WelcomHome обеспечивает поддержку коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome — это средство групповой работы, основанное на веб-технологиях и предназначенное для ведения проектов с использованием единого веб-интерфейса доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное взаимодействие, доступ к проектной информации и позволяет участникам проекта отслеживать ход его реализации в режиме реального времени через Интернет.
Важная особенность Open Plan — открытая архитектура и возможность интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные базы данных и др.). Помимо собственного формата хранения данных Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.
Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений.
Процедуры экспорта-импорта позволяют создать в Open Plan различные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной поставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать отчеты любой сложности для публикации в Интернет.
Open Plan поддерживает мультипроектный режим работы, который подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы.
Open Plan позволяет создавать пул ресурсов пакета проектов организации и контролировать распределение этих ресурсов между проектами. Ресурсы могут быть зарезервированы для использования на определенном проекте частично (с указанием промежутка времени резервирования и процента загрузки ресурса на проекте) или полностью.
Одна из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования на уровне предприятия — планирование ресурсов различных типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), а также управление ресурсами всей совокупности проектов компании. Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).
Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов.
Важная для оптимизации использования ресурсов в проекте возможность — наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Менеджер проекта может предусмотреть для определенного вида работ не конкретного исполнителя, а требуемую для их выполнения квалификацию.
Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры.
Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.
В Open Plan можно задавать и собственные правила оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определение приоритетности планирования работ. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов (с указанием объема доступности), в рамках которого он может использовать ресурс на своем проекте. Потребность в ресурсах наглядно представляется на соответствующих гистограммах.
Имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон.
Пакет Cobra предназначен для компаний, которым требуются выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты с точностью до недели, месяца или года, используя методику освоенного объема. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.
Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием. Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации.
С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа — помощник по составлению произвольных отчетов. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или в HTML-формате.
Наличие встроенного в Open Plan методологического модуля «Директор управления проектами» (ДУП) позволяет компании формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные процедуры УП предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение относящейся к проекту информации.
На базе программного пакета WelcomHome может быть организована система поддержки коммуникаций между членами команды проекта.
Основные возможности WelcomHome:
- поддержка портала проекта;
- интеграция с системами календарного планирования и бюджетирования, такими как Open Plan, Cobra, Microsoft Project;
- средства совместной работы: форумы, доски объявлений, контроль документов;
- ввод прогресса работ;
- поддержка процедур УП.
WelcomHome позволяет пользователям не только подробно просматривать данные календарного плана Open Plan, но также вносить свои изменения. Через интерфейс таблицы учета рабочего времени (табель) пользователи могут вносить информацию о ходе выполнения своих работ. Через интерфейс списка работ пользователи могут вносить в календарный план новые работы, а также этапы продвижения по этим работам. Перед внесением информации в календарный план менеджер проекта может принять или отклонить введенные участником проекта данные.
Artemis Views
Компания Artemis Management Systems, основанная в 1977 г. в Великобритании, была одним из лидеров на рынке услуг и ПО в области УП. Однако в последние годы компания несколько раз меняла владельцев. Новый владелец продуктов Artemis — финская компания Proha Group. Основной настраиваемый пакет интегрируемых продуктов компании — система Artemis Views, доступная в версиях 4 и более новой разработке — Views 5.
Архитектура и конфигурация пакета.
Пакет программных продуктов Artemis Views состоит из семейства взаимосвязанных модулей, которые могут использоваться обособленно, однако пакетное решение интегрированных модулей позволяет добиться наибольшей функциональности для УП крупных организаций. Все модули являются настраиваемыми и функционируют на основе клиент-серверной архитектуры с использованием баз данных стандарта SQL (Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase).
Возможность настройки модулей обусловлена поддержкой API (Application Program Interface), позволяющей интегрировать продукты между собой, а также с ПО сторонних производителей (Msicrosoft Excel и др.) и открытостью информации о таблицах размещения данных в базах SQL.
Семейство продуктов Views состоит из следующих модулей: Knowledge Plan, ProjectView, TrackView, CostView, GlobalView, WebView, Web Time Entry и ActiveAlert.
Основные характеристики пакетного решения:
- целостная структура данных всех модулей пакета хранится в базе данных SQL с известной структурой таблиц. Собственные форматы хранения данных не поддерживаются;
- многопользовательский доступ к данным осуществляется на основе конкурентного доступа;
- полнофункциональная взаимосвязь модулей позволяет использовать общие форматы хранения данных (объекты): списки ресурсов, иерархические структуры, календари и т.д.;
- отсутствуют ограничения на используемое количество работ, ресурсов, связей и т.д.;
- инструменты анализа «что если…»;
- двухсторонний интерфейс данных с Microsoft Project;
- возможность контроля проекта через Интернет;
- поддержка иерархического задания проектов, работ, ресурсов, без ограничения уровней иерархии;
- поддержка интеграции с ERP системами, такими как SAP, J. D. Edwards и Baan;
Особенности модулей
Рассмотрим функциональные возможности и назначение модулей пакета Views.
Knowledge Plan. Модуль Knowledge Plan позволяет провести предварительную оценку параметров работ проекта на основе одного из методов:
- метод метрик (Metrics — Function Point Method) — анализ на основе контрольных точек;
- метод аналогий (Analogy) — сравнительный анализ на основе базы знаний, содержащей более 8000 проектов с различными характеристиками;
- компонентный метод (Components).
Поддерживается возможность проведения имитационных испытаний с целью уточнения показателей проекта.
ProjectView.
Модуль ProjectView предназначен для планирования и отслеживания реализации проекта по временным, ресурсным и стоимостным параметрам. Планирование проекта может проводиться как сверху вниз, так и снизу вверх.
Доступно использование до 100 версий планов проекта одновременно (базовые планы) для анализа хода реализации проекта, а также для анализа по методу «что если…». Поддерживаются возможности для анализа на основе метода освоенного объема (Earned Value Analysis).
Имеются возможности мультипроектного управления на высшем уровне руководства. Средства управления приоритетами позволят перераспределять ресурсы между проектами организации.
TrackView.
Модуль предназначен для организации и управления человеческими ресурсами (персоналом проекта) и ведения графиков работ.
TrackView позволяет вводить данные в проект (создавать новые работы, назначать исполнителей, обновлять статуса проекта), отслеживать статус выполнения работ, использования ресурсов, оценивать финансовые показатели (оценка стоимости на момент завершения и др.).
Пользователи имеют возможность составления отчетов в метриках, принятых организацией. Однако серьезным ограничением может стать отсутствие возможности создания вычисляемых пользовательских полей.
Средства обеспечения безопасности с использованием профилей пользователей позволяют разграничить доступ к вводу и просмотру данных. Внесенные изменения могут быть утверждены администратором проекта.
CostView.
Модуль содержит инструменты, позволяющие пользователю проводить стоимостной анализ проекта. В CostView реализована поддержка нескольких валют (включая евро), расчетов с учетом инфляции, разграничения доступа к финансовым данным.
Средства управления бюджетом CostView позволяют создавать бюджет проекта с привязкой к графику выполнения работ, полученному в ProjectView.
Модуль позволяет проводить анализ отклонений как в разрезе выполненных работ, так и в разрезе используемых ресурсов.
Функции экспорта данных дают возможность переносить в ProjectView детальные параметры анализа на основе освоенного объема.
GlobalView и GlobalView Web Server.
Модуль GlobalView предоставляет обобщенную информацию по выбранным параметрам проекта на основе гиперкубов (multidimentional cubes). Средствами GlobalView отображение данных (срезы куба) могут быть определены пользователем и модифицированы в ходе анализа параметров проекта. Модуль включает некоторые возможности инструментов OLAP.
GlobalView Web Server обеспечивает доступ к данным с удаленных компьютеров вне офиса с использованием Интернет.
Active Alert.
Модуль Active Alert позволяет настраивать правила (критерии) для поиска критических отклонений в параметрах проекта. При обнаружении проблемных ситуаций происходит автоматическое оповещение ответственных лиц по электронной почте.
Новое в версии Artemis Views 5. Новая версия продуктов серии Artemis Views 5 содержит следующие обновления и дополнения:
- улучшенный интерфейс модулей;
- усовершенствованную работу с сортировками и фильтрами;
- улучшенные средства обеспечения безопасности доступа к данным;
- поддержку новых версий баз данных;
- поддержку использования Crystal Reports 8.5.
Необходимо отметить, что продукты Artemis относятся к классу дорогостоящих решений. Стоимость интегрированной системы сильно зависит от потребностей заказчика и рассчитывается с учетом набора модулей и количества рабочих мест.
