Основные задачи закупок и поставок
На рис. 18.3 и 18.4 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. Основной элемент обеспечения закупок — торги.
Основная задача в период проектно-закупочной фазы — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом. Этот процесс можно разделить на две части:
закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
поставки на место производства работ.
На рис. 18.5 приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта.
Рис. 18.5. Система распределения ресурсов проекта
Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам:
подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;
планирование и организация процесса закупок;
изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;
предварительный отбор участников торгов;
подготовка документов для торгов;
проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;
размещение заказа, включая переговоры о поставках;
контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;
разрешение конфликтов;
взаиморасчеты;
найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;
планирование поставок;
организация бухгалтерского учета;
доставка, приемка и хранение товара;
учет и контроль доставки.
Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик.
Правовое регулирование закупок и поставок
Основной правовой формой организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) является договор.
Структура элементов правового регулирования договорных отношений при закупках и поставках приведена на рис. 18.6.
Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами. Он устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством, при этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.
Рис. 18.6. Структура правового регулирования закупок
Дадим определения двум основным типам договоров, на основе которых организуются закупки, — договору поставки (материальнотехнические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).
Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение, или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.
Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т.е. отсутствует, как правило, обязанность поставщика вступать в договор. Заметим, что в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя, в частности в случае поставок продукции на Крайний Север или при поставке продукции для государственных нужд.
Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.
Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключается в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ), результат которой переходит в собственность заказчика.
На основе такого рода обязательств осуществляются создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющегося (работы по реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производствен — ных новшеств — образца нового изделия).
Основной источник, регулирующий этот тип договоров, — Гражданский кодекс РФ.
Разновидности договора подряда — договор на капитальное строительство, на производство проектных и изыскательских работ, а также на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Заметим, что в соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.
Организационные формы закупок
Различают следующие организационные формы закупок:
— прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок. Между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
— посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое берет на себя обязательство обеспечить проект необходимыми ресурсами;
— биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, или от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при проведении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ.
Основные требования к управлению закупками и поставками
Укажем основные требования к закупкам и поставкам, характерные для рыночной экономики:
закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
план должен охватывать весь проект в целом;
выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Выбор поставщиков происходит на основе изучения так называемых квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Требования к порядку размещения заказов таковы:
— совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
— общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
— оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
— заключение контрактов производится в результате дополни — тельных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками:
— осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;
— организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
— основывается на общем плане проекта;
— все изменения вносятся в общий график проекта;
— основывается на стандартных формах отчетности.
Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).
