Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям: время, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ.
Вопросы контроля стоимости проекта будут подробно рассмотрены в гл. 15.
Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости от специфики выполняемой работы, например:
- измеримые работы, для которых определяют дискретные приращения в соответствии с графиком выполнения и завершение которых приведет к конкретным материальным результатам;
- работы влияния, которые нельзя разбить на дискретные запланированные приращения, — типа поддержки проекта и руководства им, лоббирования во властных структурах и т.д.;
- контроль прогресса в реализации проекта — это сравнение запланированных и реализованных к соответствующему сроку промежуточных или конечных результатов.
С момента начала исполнения проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.
Для учета фактических данных и систематического обновления информации о состоянии проекта должна быть принята процедура обновления. Обычно организация одновременно выполняет несколько проектов, находящихся на разных стадиях завершенности. Положение может осложниться тем, что менеджеры проектов, ключевые ресурсы или сотрудники находятся в разных местах и удалены друг от друга. При разработке процедур обновления проекта должны учитываться все существенные обстоятельства. Их можно уточнить, отвечая на перечисленные ниже вопросы.
- Какие именно данные необходимо собирать и каким образом?
- Как часто следует обновлять расписание проекта?
- Какие ресурсы используются — местные или привозные?
- В каких подразделениях проекта (в каких пакетах работ) используются ресурсы?
- Кто конкретно в каждом подразделении будет собирать информацию для обновления расписания?
- Кому и когда необходимо предоставлять последние данные?
- Какие отчеты необходимы после каждого обновления и что надо анализировать в первую очередь?
Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на базовый (директивный) план. Базовый план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием дел в отчетах; по определению он является основанием для измерения прогресса.
Сроки окончания работ наиболее очевидны для контроля и анализа. Если были обнаружены задержки в работах критического пути или в достижении ключевых вех проекта, то, скорее всего, весь проект будет задержан на соответствующий срок.
Фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихся на реальных данных. Для каждой работы оценивается ее состояние (начало, окончание, процент выполнения) вычисляются новые сроки для выполняющихся работ. Эти новые сроки, которые могут быть длиннее или короче плановых, перемещают все последовательные работы по графику, что влечет за собой изменение дат работ, которые еще не начаты. Этот процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта.
После получения первого же отчета с фактическими данными получается два графика работ: базовый и текущий график, включающий последние фактические данные (рис. 14.5). Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух графиков.
На этом рисунке по каждой работе верхняя линия отражает текущий график, а нижняя — базовый. Справа от линий указаны расхождения в днях по ранним началу и окончанию соответственно.
Отметим, что отчет по проценту завершения часто не дает разработчику полезной информации (например, в том случае, когда работы достигли 80% завершенности, а оставшаяся часть работ выполняется в течение 50% или более от общего времени). Отчет по продолжительности выполненной работы дает возможность оценить затраченное время, но не учитывает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Для обеспечения полноценной поддержки принятия решений разработчик должен использовать комплекс методов и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимой информацией.
Общая продолжительность работы всегда равна сумме уже прошедших рабочих периодов к данной дате и оценке числа необходимых будущих рабочих периодов. Это верно для временных оценок, и тот же метод применяется для ресурсных и стоимостных оценок.
Использование методов планирования временных параметров проекта позволяет легко пересчитать даты окончания всех работ.
Выполнение и потраченное время — весьма информативные показатели, так как часто существует значительное несоответствие между временем, использованным к текущей дате, и действительными результатами, степенью завершенности работы. Было разработано много различных методик для анализа степени выполнения работ по отношению к потраченному времени.
Подходы, основанные на объеме фактической реализации, заменяют линейную процедуру (основанную на использовании линейных функций) подсчета сроков завершения работ на анализ степени достижения целей, основанный на сопоставлении затраченного времени и выполненных при этом объемах работ. Метод начинается с разбиения работ на промежуточные результаты и вехи, которые достаточно детальны для того, чтобы иметь четкое и достоверное представление о степени выполнения работ. Основные вехи не должны отстоять друг от друга далее чем на два или три месяца, а пакеты работ, связанные с получением какого-либо результата, не должны быть длиннее нескольких недель (при необходимости они даже смогут измеряться в часах). Разработчик определяет оптимальное расположение для таких контрольных точек исходя из специфики проекта.
В процессе выполнения проекта проводится анализ его состояния по факту, принимаются в расчет полностью законченные работы, достигнутые промежуточные результаты, а также поддающиеся измерению и оценке завершенности работы, находящиеся в процессе выполнения.
Оценки по выполненным и предстоящим объемам работ также могут быть полезны:
- для пересмотра оценок длительности работ;
- определения причин задержек;
- стоимостного анализа на основе факта.
Пересмотр оценок длительности работ проводится, если на стадии планирования использовались ошибочные оценки продолжительно — сти работ на основе их объема, что неизбежно проявится в отчетах об их фактическом выполнении. В данном случае эти оценки должны быть пересмотрены.
Определение причин задержек проводится на основе совместного анализа отклонений от плана по времени и выполненным объемам работ, что может дать менеджеру начальные идеи о причинах задержек.
