Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис. 15.12.
Рис. 15.12. Потоки отчетов в организации
Исходная информация для отчетности — данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.
На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (табл. 15.6), распределении бюджетных средств по счетам затрат (табл. 15.7) и т.д.
На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные: о трудозатратах, материалах, других прямых издержках, перерасходе денежных средств.
Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.
Таблица 15.6
Отчет о распределении бюджетных затрат на работы по месяцам
Таблица 15.7
Отчет о распределении бюджетных средств по счетам затрат
Значения фактических затрат (ЛCWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы — основные показатели, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно такие отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.
Алгоритм процессов контроля за затратами по проекту представлен на рис. 15.13.
