Известное изречение «те, кто вас знает, — любят вас» обычно соответствует истине, однако не в том случае, когда речь идет о поисках работы. Совсем немногие наниматели уделяют теперь достаточно времени тому, чтобы получше узнать вас в процессе продолжительной беседы. Поэтому вам следует исходить из того, что судить о вас они будут, скорее всего, по первому впечатлению.
Прежде всего они прочтут ваш послужной список и отзывы с прежнего места работы. Если там все в порядке по форме и содержанию, они отложат ваши документы в стопку других бумаг и лишь после этого назначат вам встречу. Во время беседы, которая между вами произойдет, большую роль будет играть ваша внешность, а также манера держаться, умение отвечать на заковыристые вопросы и находить выходы из непростых ситуаций.
ПОИСКИ РАБОТЫ
Занялись ли вы поисками работы впервые или, будучи сезонным рабочим, вы ищете ее регулярно, как правило, вы пользуетесь несколькими источниками информации. При этом вам следует реалистично представлять, на какой уровень заработной платы вы можете претендовать и на какого рода работу можете рассчитывать, учитывая вашу специальность и уровень профессиональной подготовки. Общее представление об этом вы сможете получить, просматривая газетные объявления о спросе на рабочую силу.
Для начала можно опубликовать объявления о том, что вы ищите работу, побывать в центре по трудоустройству, выяснить, можно ли получить работу по вашей специальности. Кроме того, следует обратиться за помощью в этом вопросе к вашим друзьям и знакомым. В первом случае вы должны будете разослать письма, содержащие сведения о предыдущих местах работы и представить характеристики.
Во втором и третьем — иметь высокую квалификацию и быть готовыми к тому, чтобы дать сведения о ваших прежних нанимателях, которые взялись бы охарактеризовать вас с самой лучшей стороны, основываясь на личном опыте работы с вами и зная ваши профессиональные качества.
Люди обычно не соглашаются рекомендовать другим малоизвестного им человека, который не проявил достаточной серьезности и навыков в работе, либо тех, чей внешний вид или поведение могут приводить окружающих в смущение. В этом они правы — ведь в конечном итоге эти люди ставят на карту доверие других к ним самим.
Если вы решили пойти на работу в какую-то определенную организацию, можете отправить туда письмо даже в том случае, когда у вас нет личных контактов ни с кем из ее сотрудников.
В этом обращении следует объяснить причину, по которой вы ищите работу, и попросить о том, чтобы вам назначили встречу.
Если вы не знаете, как написать себе характеристику, поищите соответствующую литературу, где разъясняется, как это следует делать, либо обратитесь к профессионалу или в бюро, сотрудники которого составляют такого рода документы.
Поскольку по этому документу потенциальный работодатель получит о вас первое впечатление, характеристика должна быть правильно написана, и внимание в ней надо сосредоточить на ваших сильных профессиональных сторонах.
Составлять документ следует аккуратно и не более чем на двух страницах, если только ваш послужной список позволит уместить на них все данные о вашей служебной деятельности.
В числе сведений о себе вы должны будете обязательно упомянуть:
— имя, адрес и номер телефона;
— должность, на которую вы претендуете;
— привести предшествующий послужной список;
— образование.
Кроме этого можете указать те дополнительные знания и навыки, которые, на ваш взгляд, могут заинтересовать потенциального работодателя. Вам не обязательно перечислять в характеристике все рекомендации, которыми вы располагаете, но следует указать, что вы сможете их представить в случае необходимости.
Заполняя собственную характеристику, будьте предельно честны. Не преувеличивайте свои способности и не пишите о том, что получили образование, которого в действительности у вас нет. Правда не всегда поможет вам получить место, но если когда-нибудь откроется обман, вы наверняка лишитесь работы.
Не следует заострять внимание на отрицательных аспектах вашего прошлого опыта, лучше сконцентрироваться на положительных сторонах. Не нужно пытаться проявлять в характеристике ваше остроумие или глубину суждений. Пишите все четко и ясно, честей описывая те сильные качества, которыми обладаете, но так, чтобы это не выглядело хвастовством.
Отпечатайте свою характеристику на бумаге хорошего качества, чтобы она смотрелась опрятно и привлекательно.
Рекомендациями следует дорожить и бережно их хранить. Прежде всего это означает, что перед тем, как назвать кому-либо имя человека, у которого можно попросить отзыв о вас, спросите его, не будет ли он против этого возражать. Если она или он не имеют ничего против, перешлите им копию своей характеристики и краткий перечень остальных видов вашей деятельности, которой вы занимались до того момента, как обратились за рекомендацией, с тем чтобы она или он получили представление о вашей работе, успехах и достижениях.
Располагая такой информацией, человек, к которому обратятся за рекомендацией о вас, сможет ответить на любой вопрос, касающийся вашей профессиональной деятельности, который, возможно, ему задаст ваш потенциальный работодатель. Вместе с этими сведениями пошлите тому, кто согласится дать вам рекомендацию, благодарственную записку.
Бережное отношение к рекомендации предполагает также, что вы не будете называть имя человека, согласившегося вам ее дать, первому встречному по любому поводу.
Вместе с тем, у вас всегда должны быть наготове имена и телефоны тех людей, которые согласны дать вам рекомендацию, чтобы прибегнуть к их помощи, когда она вам действительно понадобится.
Люди, готовые дать вам рекомендацию, должны быть профессионалами, компетентными в вопросах, связанных с вашей работой.
В их число входят те, кому вы помогали на общественных началах, ваши непосредственные начальники либо ответственные сотрудники организаций, в которых вы работали раньше.
Молодому человеку, впервые поступающему на работу, рекомендацию может дать, например, его преподаватель, декан факультета, который он закончил. Получив работу, вы правильно поступите, если выразите признательности тем, кто согласился дать вам рекомендацию, независимо от того, просил ли таковую ваш работодатель или нет.
СОБЕСЕДОВАНИЕ
Договориться о встрече можно в письменной форме или по телефону. В первом случае вы посылаете письмо с просьбой назначить такую встречу, и вам должны прислать ответ с указанием даты и времени проведения собеседования.
Во втором случае, если вы договариваетесь по телефону, время назначается через секретаря или вы оговариваете его с начальником отдела кадров вашего возможного работодателя. Вы можете объединить оба варианта, предложив в письме потенциальному нанимателю, что позвоните ему в офис тогда, когда он сможет назначить вам время встречи.
Если вы пойдете на собеседование, не подготовившись к нему должным образом, ваши шансы на успех значительно снизятся. Во-первых, постарайтесь выяснить как можно больше об организации, в которой хотите получить работу.
Во-вторых, продумайте все, что вы должны будете сообщить о себе. Вместо того чтобы просто просить работу, лучше, наверное, вести речь о ваших профессиональных интересах и о том, чем именно служба в данной компании сможет вам помочь на избранном профессиональном поприще. Подумайте, какой опыт, приобретенный в процессе трудовой деятельности, может быть особенно ценным для той работы, которую вы хотели бы получить в данной организации.
Задайте себе вопрос о том, что может быть нужно нанимателю от нового сотрудника, и подумайте, какими качествами из тех, которые его могли бы заинтересовать, вы обладаете. Вооружившись всей этой информацией и детально продумав линию поведения и ответы на возможные вопросы, вы будете готовы к собеседованию с вашим потенциальным работодателем.
Убедитесь в том, что твердо запомнили имя человека, с которым вам предстоит беседовать, и правильно его произносите. Если у вас нет в этом абсолютной уверенности, — на всякий случай справьтесь еще раз у секретаря перед началом беседы.
КАК СДЕЛАТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ БОЛЕЕ РЕЗУЛЬТАТИВНЫМ
— Не опаздывайте и никогда не заставляйте ждать того, кто будет проводить с вами собеседование.
— Не садитесь, пока вам этого не предложат. Получив приглашение, сядьте на указанный стул, а если вам его не укажут, на стул, стоящий напротив того, с кем вам предстоит беседовать. Не сутультесь, держитесь подтянуто.
— Не одевайтесь ярко и вызывающе. И мужчины, и женщины вполне могут прийти на встречу в строгих деловых костюмах. Женщине не следует надевать прозрачную блузку или плотно облегающее платье; судить о ней будут не по тому, сколь она обаятельна или эффектна.
— Будьте опрятны. Убедитесь в том, что рубашка ваша заправлена в брюки, ботинки начищены до блеска. Следите за тем, чтобы в складках, на швах, обшлагах и манжетах ваша одежда не была потертой или изношенной. Волосы должны быть причесаны так, чтобы не спадали на лицо. Женщинам не следует злоупотреблять ювелирными украшениями или косметикой.
— Не курите.
— Идите на собеседование в одиночестве. Не нужно туда приходить в составе группы претендентов даже в том случае, если есть несколько вакансий. Вместо того чтобы затеряться среди других претендентов. войдите в кабинет отдельно и встаньте в стороне от других.
— Не забудьте взять с собой те документы, которые могут вам понадобиться. В их числе может быть копия вашей характеристики или образцы сделанных вами работ. Позаботьтесь о том, чтобы в случае необходимости быстро вынуть нужные бумаги, если они вам потребуются, а не перерывать в поисках документов все содержимое портфеля или сумки.
— Говорите с чувством собственного достоинства. Отвечайте на заданные вопросы полностью, дополняя отдельными деталями факты, изложенные в характеристике. Дайте возможность вашему собеседнику подойти к интересующим его темам обсуждения; не тратьте попусту время на изложение информации, которая никого не интересует. Не стесняйтесь задавать вопросы о предстоящей работе, помня о том, что вопрос типа: «Какие у меня будут перспективы роста?» произведет на возможного работодателя гораздо большее впечатление, чем: «Сколько дней будет продолжаться мой отпуск?»
— Не вступайте в обсуждение семейных проблем и не упоминайте в разговоре имени вашей жены или мужа.
— Не бросайтесь именами высокопоставленных персон, даже если вы с ними знакомы.
— Не просите извинения за то, что не умеете чего-то делать. Просто признайте это как данность, добавив, что быстро научитесь тому, что от вас требуется, поскольку очень любите учиться.
— Не флиртуйте.
— Не пропустите момент, когда вам дадут понять, что аудиенция окончена. Некоторые поднимаются со стула, когда хотят это показать, другие употребляют фразы типа: «Наша беседа доставила мне удовольствие» или: «Спасибо, что зашли к нам». Сделайте для себя соответствующие выводы и без промедления встаньте, чтобы уйти.
— Будьте вежливы. Во время собеседования придерживайтесь правил хорошего тона. Перед уходом можете обменяться рукопожатием. Поблагодарите того, кто с вами разговаривал, за уделенное вам время и проявленный интерес. Улыбайтесь. Выйдя из кабинета, не забудьте поблагодарить секретаря того, кто проводил с вами беседу.
После собеседования напишите тому, кто с вами разговаривал, письмо с выражением благодарности. Это не только будет соответствовать правилам хорошего тона, но и поможет вашему собеседнику лучше вас запомнить и предложить вам работу тогда, когда такая возможность появится.
Коль скоро в течение двух-трех недель после собеседования вы не получили ответ, можете послать письмо или позвонить по телефону тому, с кем вы говорили, и сообщить ему, что интерес к работе на той фирме у вас еще не пропал. Если вам ничего на это не ответят, не беспокойте больше людей. Назойливость не вызывает ничего, кроме раздражения.
Человек, проводящий собеседование, как правило, не должен задавать вам вопросы ни о вашем семейном статусе, ни о том, кто будет сидеть с вашими детьми в то время, когда вы будете заняты на работе. Тем не менее вы поступили бы предусмотрительно, продумав заранее ответы на такого рода вопросы и были бы готовы на них ответить в том случае, если об этом зайдет речь.
Очень важным фактором при найме на работу является возраст, несмотря на то, что возрастная дискриминация запрещена законодательством. Преодолеть это предубеждение вам поможет презентабельный внешний вид, жизнерадостность и большой опыт.
Женщине, которая несколько лет не работала, на собеседовании следует делать особый упор на той деятельности, которую она вела до этого периода, чтобы доказать способность к работе и умение энергично вести дела. Мужчине было бы целесообразно сконцентрировать внимание на способности принимать ответственные решения и богатом опыте, приобретенном в предшествующие годы.
Если вы уже далеко не молоды и опасаетесь, что это послужит основным препятствием для получения должности, вам не обязательно упоминать в характеристике годы учебы в школе и вузе. Кроме того, никто не обязан указывать такие личные данные, как возраст и семейное положение.
ВНЕШНИЙ ВИД. Одежда, в которой вы придете на собеседование, как и весь ваш внешний вид, сразу же произведут определенное впечатление на потенциального работодателя. Поэтому стоит, видимо, потратиться на хороший костюм, специально предназначенный для важных встреч.
Кроме того, следует обратить внимание на ряд деталей.
— Обувь должна быть начищена до блеска, каблуки — разумной высоты.
— Прическа должна быть опрятной.
— Ювелирные украшения следует свести к минимуму, необходимо, чтобы они гармонировали с туалетом и не бросались в глаза.
— Ногти должны быть безупречно чистыми и ухоженными.
— Женщине следует надеть чулки без дырок, а мужчине — носки, которые были бы достаточно длинными, чтобы закрывать ноги в том случае, когда, садясь, мужчина подтягивает брюки.
— Следите, чтобы все детали вашего туалета были функциональны и опрятны. Вам не нужно приходить на собеседование с огромным портфелем или сумкой, набитой успокоительными таблетками, старыми тряпками и детскими игрушками.
— Зимняя верхняя одежда тоже должна хорошо выглядеть и быть опрятной. Независимо от того, примет, ли у вас пальто секретарь или вы, перекинув его через руку, пройдее на собеседование в кабинет, порванная подкладка, грязный воротник или пятна на ткани ни на кого не смогут произвести благоприятного впечатления.
НА РАБОТЕ
Изучите порядки, заведенные в организации, куда вас взяли на работу. Это поможет вам в первые недели более эффективно и с меньшими издержками справляться со своими обязанностями. С этими правилами вы можете ознакомиться, попросив в отделе кадров перечень должностных обязанностей для принятых на службу сотрудников, или просто узнать о порядках у сотрудников, с которыми вы вместе работаете.
Вам следует выяснить время начала и окончания работы, обеденного перерыва, продолжительность отпуска, порядок оплаты по болезни и правила предоставления свободных дней. Кроме того, вам стоит уточнить, на чье имя и по какой форме надо писать заявления и служебные записки.
Не забудьте спросить, когда и с какой периодичностью вам будут выплачивать заработную плату, какие суммы бупуг из нее удерживаться, какие премии могут вам причитаться и каковы критерии увеличения жалованья.
Начиная работу, важно выяснить, кто из сотрудников отвечает за отдельные элементы производственного процесса, узнать их должности и имена. Это поможет вам обратиться по адресу в том случае, если потребуется помощь, а также передать выполненную работу тому, кто должен ее у вас принять. Приступив к новой службе, не смущаясь, обращайтесь к сослуживцам за помощью. Окружающие скорее извинят ваше незнание, чем простят ошибки.
Когда вы в первый раз придете на работу, ваш начальник, его секретарь или заместитель покажут вам все помещения офиса, которые вам следует знать, и представят вас сотрудникам. Постарайтесь внимательно отнестись к именам ваших новых сослуживцев, чтобы скорее их запомнить. В этом вам поможет повторение их имен, когда вы будете приветствовать их.
Когда вас будут представлять остальным сотрудникам, пожимайте им руки. Если вы сидели, встаньте, даже в том случае, когда вы старше: вы ведь позже других пришли на эту работу.
В том случае, если вы получили одну из управленческих должностей, возможно, в первый же день вам захочется самому пройти по офису и познакомиться с сотрудниками. Когда вы сидите за письменным столом, а к вам в кабинет вошел кго-то из работников, с которыми вы еще не познакомились, вам следует подняться и пожать вошедшему руку. Вы гораздо больше выиграете, проявив вежливость, чем кичась своим должностным положением.
Первый день на службе так же непрост, как начало любого нового дела, он, пожалуй, всегда самый трудный. Когда подойдет время обеда, а вас никто не пригласит в столовую, может быть, одному вам лучше туда не ходить. Пройдитесь вместо этого по улице, подышите воздухом или съездите домой, выпейте чашечку кофе, если вы недалеко живете. Совсем ни к чему сидеть в одиночестве за письменным столом и сетовать на судьбу.
Ближе к концу рабочего дня не следует постоянно поглядывать на часы и первым бросаться к двери, как только выйдет время. Не стоит также слоняться по помещению с безразличным видом.
Если вы в первый день на новой службе задержитесь минут на пятнадцать, то сможете понаблюдать, как будут вести себя отдельные сотрудники перед уходом. Используйте это время, чтобы привести в порядок письменный стол, разложить бумаги и т.п.
Наверное, не стоит спешить сразу же заводить дружбу с кем-то из новых коллег, пока вы не разберетесь в обстановке в организации и в политике, проводимой ее руководством. Будьте вежливы и доброжелательны со всеми сослуживцами, однако воздерживайтесь от установления с ними тесных личных контактов, особенно на первых порах.
Но самое главное — не принимайте никакого участия в склоках и сплетнях, а также не задавайте ни о ком из сотрудников вопросов личного характера. Как человека нового, вас все равно не посвятят во внутренние дела и отношения, существующие в сложившемся коллективе, только станут говорить, что вы суете нос в чужие дела, хотя намерения ваши при этом были самыми искренними, и вы лишь хотели получше разобраться в происходящем.
Как в светском обществе, так и в деловых кругах, этикет дает возможность с легкостью и изяществом решать повседневные проблемы. И в общественной, и в деловой жизни людям в общем-то нужно одного и того же: взаимного уважения, а также способности считаться с чувствами тех, кто вас окружает.
Помимо этого можно назвать и другие требования к деловому общению. Нам не только следует выполнять те из них, которые облегчают личные отношения, мы еще должны поступать так, чтобы действия наши соответствовали стандартам поведения, делающим профессиональные взаимоотношения одновременно и приятными, и полезными.
Одно здесь нераздельно связано с другим, но главная цель соблюдения таких требований состоит в том, чтобы создать на работе благожелательную обстановку, которая способствовала бы личному успеху каждого из сотрудников.
Несмотря на то, что некоторые установленные процедуры могут показаться вам нелепыми или ненужными, когда вы начнете работать на новом месте, не спешите настаивать на проведении незамедлительных преобразований. Сначала присмотритесь повнимательнее к тому, как ведутся дела, и попробуйте понять, почему рабочий процесс организован именно так, а не иначе. Обратите внимание на то, как сотрудники отвечают на телефонные звонки, одеваются, обставляют свои рабочие места и кабинеты, перекусывают в перерыве, обмениваются служебными записками и т.д.
Сначала определите для себя приоритеты, которыми руководствуются окружающие вас люди, и только после этого создавайте свои собственные. Любые изменения и новшества, которые вы решите вводить в установившийся распорядок, станут гораздо более целесообразными в том случае, если сначала вы детально познакомитесь с уже существующими процедурами.
Как к кому следует обращаться. В каждой организации существует свой собственный «табель о рангах». Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.
Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже свою секретаршу, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть «моя девочка».
Просьбы о помоищ. Независимо от того, много находится у вас в подчинении людей или никого, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти «другие» могут быть вашими подчиненными или просто сослуживцами. Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией «спасибо» и «пожалуйста».
Указания руководителя. Часть дня каждый ответственный сотрудник всегда работает вместе с секретаршей: с ее помощью он разбирает почту, диктует ей письма, обсуждает порядок проведения назначенных встреч и т.п. В рутине повседневности легко забываются самые приятные стороны человеческого общения, которые призваны сделать такие встречи более радостными
Заостряя внимание на слове «вы», а не на слове «я», руководитель тем самым дает понять тому, к кому он обращается, и остальным своим сотрудникам, что каждый из них причастен к общему делу, которому все они служат. Если же вы скажете: «Я хочу, чтобы вы пришли…» или: «Мне надо, чтобы вы доработали проект…», сам тон вашей просьбы будет совсем иным.
Отношения с коллегами. В некоторых случаях обратиться к сослуживцам с просьбой о помощи бывает непросто. Никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом углу болтают о том, что горят на работе, а на самом деле не могут довести до конца ни одно задание и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Вместе с тем, каждый будет считать своим долгом протянуть руку помощи тому, кто всегда охотно делится опытом и знаниями с другими.
Если вам известно, что один из сотрудников в обеденный перерыв остается в кабинете, потому что ему нужно срочно считать текст документа для ‘ожидающего клиента, и вы добровольно вызоветесь Помочь своему коллеге, можете быть уверены в том, что когда вы сами будете «зашиваться» с работой, он охотно придет к вам на помощь. Слово «добровольно» выделено не случайно, поскольку ваша работа не будет зачтена и оплачена как сверхурочные. Это — помощь равному с вами по положению сослуживцу, который в данный момент очень в ней нуждается.
В том случае, если ваше предложение будет принято, не нужно, тем не менее, «завязывать узелок» на память в ожидании подходящего случая «поквитаться» с тем, кому вы сделали одолжение, или рассказывать всем и каждому о том, как бескорыстно вы оказали услугу. Просто можете рассчитывать на помощь этого человека тогда, когда работы у вас будет выше головы.
Какой бы пост вы ни занимали, обязательно поблагодарите того, Кто вам помог в трудную минуту, даже в том случае, если оказанная услуга была весьма незначительна.
ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ НА РАБОТЕ
К вам в кабинет часто приходят самые разные посетители, а также просто незнакомые люди со своими просьбами, жалобами или предложениями.
Посетители, пришещше раньше назначенного срока. Если посетители приходят раньше того часа, на который вы назначили им встречу, скажите секретарше, чтобы она любезно их приняла, помогла повесить на вешалку их верхнюю одежду и предложила присесть. Кода вы вынуждены заставлять посетителей ждать, секретарша должна с ними быть особенно любезна. Ей следует известить вас об их прибытии, а вам — сделать все возможное, чтобы как можно скорее завершить то дело, которое вас задерживает.
Идеальный руководитель лично выходит к посетителю, вынужденному ожидать приема, извиняется перед ним и говорит, когда он освободится, чтобы принять того, кому была назначена встреча. Секретарша предлагает ожидающему свежие газеты и угощает его чашечкой чая или кофе.
Приветствия. Когда вам следует подняться со стула? И женщины и мужчины должны встать, когда в кабинет входит старший по возрасту или положению человек. Стоя вы приветствуете также клиента или заказчика.
Для того чтобы сэкономить время, можете не вставать, когда входит секретарша, если только она не является новым сотрудником, который зашел к вам представиться. Оставайтесь сидеть и тогда, когда к вашему рабочему столу подходит кто-то из коллег, независимо от пола либо возраста. Как и в предыдущем случае исключение делается для тех, кого хотят вам представить.
Раньше правила хорошего тона требовали, чтобы женщина при встрече с деловым партнером-мужчиной всегда протягивала руку первой. Сейчас это вовсе не обязательно: и мужчина и женщина могут первыми протянуть руку клиенту, заказчику, человеку, не работающему в данной организации, а также любому другому посетителю, с которым они встречаются в первый раз.
Деловое приветствие традиционно начинается с обмена рукопожатиями. В последние годы некоторые встречи начинаются с поцелуев, которые могут оказаться как уместными, так и неуместными, в зависимости от обстоятельств.
Приветственный поцелуй — жест личного характера, поэтому следует быть весьма осмотрительным, прибегая к нему в ситуации, связанной с деловыми отношениями. Не нужно целовать человека, с которым вы едва знакомы. Это может вызвать у него резкое неприятие, смущение или замешательство, и вы оба окажетесь в неловком положении.
Чем дольше вы знакомы с человеком и чем прочнее установившиеся между вами личные и деловые отношения, тем больше у вас есть оснований для того, чтобы обменяться приветственными поцелуями. При этом обязательно нужно помнить о поводе, по которому вы встречаетесь, а также хорошо представлять ситуацию, в которой происходит встреча. Обмен поцелуями между деловыми партнерами во время светского приема или на собраниях, либо банкетах, куда гости приглашены с супругами, может быть вполне уместным.
Если же встреча носит чисто деловой характер и проводится в конференц-зале или комнате для переговоров, следует ограничиться дружеским рукопожатием. Избегайте целовать тех, чье служебное положение выше или ниже вашего.
Когда молодая женщина целует ответственного сотрудника, это производит такое впечатление, будто она хочет попросить его о каком-то одолжении. Если же целуют ее, напротив, может показаться, что руководитель намерен злоупотребить своим служебным положением, рассчитывая на такие действия подчиненной, которые обычно воспринимаются как предосудительные.
Никогда не считайте себя обязанным кого-то поцеловать. Добрые чувства и расположение к человеку всегда можно выразить открытой улыбкой и фразой типа: «Очень рад вас видеть» в сочетании с рукопожатием. Если во время предыдущей встречи кто-то приветствовал вас поцелуем, и вам теперь хочется избежать такого приветствия, держитесь от этого человека на достаточном расстоянии и перед тем, как он сможет близко к вам подойти, протяните ему руку.
Внимание к словам собеседника. Во время беседы помните, что слушать не менее важно, чем говорить. Посетитель пришел к вам для того, чтобы что-то сообщить; дайте ему возможность высказать все, Что человек считает нужным, и пусть человек видит при этом вашу заинтересованность. Тело ваше должно помогать ушам слушать: смотрите на говорящего, не отводите взгляд в сторону. Отвечая, говорите искренне, предварительно взвесив свои слова.
Если вы не согласны с собеседником, сдерживайте раздражение и не высказывайте возникающие по ходу его речи отрицательные замечания. «Нет» тоже нужно уметь сказать любезно. Если же вы разделяете точку зрения посетителя, умерьте свой энтузиазм, особенно в том случае, если принимать решение по обсуждаемому вопросу будете не вы, а ваше руководство. Не давайте обещаний, в возможности выполнения которых у вас нет полной уверенности.
Ничто так не раздражает и не задевает посетителя, которому вы назначили встречу, как постоянные телефонные звонки, прерывающие вашу беседу. Если есть такая возможность, дайте указание секретарше ни с кем вас не соединять по телефону до окончания встречи, за исключением самых неотложных звонков. Если же кто-то позвонит вам по прямому номеру, сообщите ему, что у вас посетитель, и договоритесь, что перезвоните позже.
КАК ИЗБЕЖАТЬ НЕЛОВКИХ СИТУАЦИЙ Как отказать человеку в его просьбе? Можете, конечно, сказать прямо: «К сожалению, я этого сделать не могу». Однако вы вполне в состоянии объяснить при этом причину отказа: «Такое решение противоречит нашим правилам» или: «Мне неудобно делать это». Можно привести любую другую причину отказа. Хотя, естественно, вы никому не обязаны давать какие бы то ни было объяснения.
Как обойти тему, которую вы не хотели бы затрагивать в беседе? В этом случае уместно сослаться на личные обстоятельства либо поставить собеседника в известность о том, что решение компании по данному вопросу пока не подлежит разглашению. Поэтому ответить можно просто: «К сожалению, я не хочу (или не имею права) в настоящее время обсуждать этот вопрос. Надеюсь, вы меня правильно понимаете».
Что делать, если вы не знаете, как ответить на заданный вопрос? Ничто не мешает вам прямо сказать: «Я, к сожалению, не знаю». Тем не менее, правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, в частности, такую фразу: «Но, мне кажется, я могу назвать человека, который ответит на ваш вопрос». Если этот человек находится поблизости или соответствующее разъяснение можно получить сразу же, позвонив ему по телефону, можете связать собеседника с тем сотрудником, который владеет интересующей вашего посетителя информацией. Если же для ответа на поставленный вопрос требуется время и дополнительные усилия, скажите, что вы свяжетесь с вашим собеседником позже и предоставите ему ответ на интересующий его вопрос.
Завершение назначенной встречи. Для многих бывает довольно сложно завершить назначенную встречу, поскольку они опасаются задеть чувства посетителей. В результате беседа продолжается гораздо дольше, чем было намечено, причем никаких положительных результатов собеседникам она принести уже не может.
Если ваш посетитель уклоняется от темы, которую вы собирались обсудить во время встречи, у вас может возникнуть желание не завершать разговор сразу же, но существенно его сократить.
В таком случае удобно сказать: «Поскольку у меня через несколько минут назначено совещание, мне хотелось бы теперь завершить обсуждение темы нашего разговора, чтобы можно было без промедления переходить к решению проблемы».
Если «темы» для обсуждения в ходе беседы так и не возникло, а посетитель лишь попусту болтает и отнимает у вас время, предложите ему отложить разговор до другого раза, в заключение заметив: «Мне бы хотелось поговорить с вами, но сейчас я, к сожалению, очень занят».
Самым жестким, но иногда неизбежным способом завершения разговора с посетителями, которые не понимают, что время, отведенное им для беседы, истекло, является появление в кабинете секретарши.
Если у вас нет секретарши, которая помогла бы вам завершить бесцельный визит, вы сами можете известить пришедших о том, что у вас назначена следующая встреча, либо найти возможность подвести итоги состоявшейся беседы в надежде на то, что посетители правильно поймут ваш намек. Если же это не подействует, вам остается только подняться со стула, давая понять, что аудиенция окончена.
ВСТРЕЧИ В ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
Поступать в соответствии с правилами хорошего тона следует не только хозяину, но и посетителям. Приходить на встречу нужно вовремя. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, сразу же позвоните тому, кто вас ждет.
Когда под рукой у вас нет телефона, попросите кого-нибудь это сделать за вас. Приехав на встречу, назовите свое имя сотруднику, отвечающему за прием посетителей, или секретарше, не забыв при этом указать время назначенной встречи. Вручите секретарше свою служебную визитную карточку (если таковая у вас имеется), чтобы та отнесла ее руководителю. Если секретарша не предложила вам раздеться, спросите ее, куда вы можете повесить пальто.
В ожидании приема вам следует вести себя спокойно, не отвлекать работающих пустыми разговорами, пытаясь убить время. Не проявляйте признаков нетерпения, демонстративно поглядывая на часы, хотя, если вас заставят ждать более двадцати минут, можете спросить: «Вы случайно не знаете, когда … должен освободиться?»
Если вы не можете так долго ждать, скажите об этом секретарше и договоритесь о переносе назначенной встречи на другой день. Независимо от того, насколько вас вывело из себя поведение начальника, с секретарем вы должны держаться неизменно вежливо.
Когда вас проводили в кабинет к тому, с кем назначена встреча, первым делом представьтесь, если раньше вы не были друг с другом знакомы. Если вы уже были знакомы, следует просто обменяться приветствиями и пожать друг другу руки.
Поскольку принимающий вас ответственный сотрудник, несомненно, человек занятой, вам лучше как можно быстрее перейти к сути дела. Еоворите о том, что вас привело на встречу прямо и ясно, избегая шуток, анекдотов и рассказов о своей личной жизни.
Когда закончите, дайте возможность принимающему вас высказать все, что он считает нужным. Внимательно выслушайте собеседника. Не перебивайте его аргументами, которые приходят вам в голову, и предоставлением дополнительной информации. Вы сможете высказать то, что считаете нужным, когда ваш собеседник изложит свою позицию.
Будьте внимательны к невысказанному пожеланию хозяина своевременно завершить разговор. Встаньте. Протяните ему руку. Скажите: «Благодарю вас» и «До свидания». Не забудьте, взяв с вешалки пальто, поблагодарить секретаршу.
ДЕЛОВАЯ ОДЕЖДА
Многим из нас не доставляет большого удовольствия старая истина о том, что «встречают по одежке»; и тем не менее она справедлива, особенно когда речь идет о деловом мире и деловых женщинах. Обратите внимание на людей, быстро продвигающихся по службе.
Чаще случается так, что при наличии двух кандидатов на повышение получает должность тот, кто следит за собой, поскольку он более соответствует образу руководителя, чем человек, небрежно относящийся к своему внешнему виду.
Какой бы несправедливой ни казалась вам такая постановка вопроса, не забывайте, что сотрудник в данном случае представляет не столько себя самого, сколько компанию, в которой он или она работает. Согласитесь, что ни один управляющий фирмой не захочет, чтобы ее образ потускнел в глазах других людей оттого, что кто-то из руководящих сотрудников будет неряшливо одет. Вы имеете полное право считать, что независимо от занимаемой должности, можно ходить на работу в джинсах, однако такое убеждение вряд ли ускорит ваше продвижение по службе.
СЛЕДИТЕ ЗА СОБОЙ!
Прежде всего, и для мужчин и для женщин речь идет о безукоризненной чистоте: чистых ногтях, чистых волосах и чистой одежде.
Платье, кроме того, всегда должно быть выглаженным, даже вещи из натуральных тканей, которые легко мнутся, необходимо отутюжить, чтобы они не выглядели так, как будто вы, предварительно скомкав, засовываете их на ночь под подушку.
Духи, одеколон и лосьон, которым пользуются после бритья, хороши тогда, когда их залах не бьет окружающим в нос. Если же ваши коллеги вынуждены открывать окна кабинета, чтобы после вашего ухода запах вашей туалетной воды выветрился как можно скорее, это производит поистине ужасное впечатление.
О таких средствах личной гигиены, как зубная паста, полоскание для рта и дезодоранты достаточно сказать, что при работе в коллективе обходиться без них просто невозможно.
Когда кто-то из сослуживцев не следит за собой. Следует ли говорить сослуживцу о том, что у него дурно пахнет изо рта, заметно потеет тело, в волосах много перхоти и т.п. Ответ на этот вопрос определяется прежде всего тем, какие у вас с этим сотрудником отношения. Делать такого рода замечания всегда непросто, однако если человек действительно понятия не имеет о» том, что другим может быть неприятно с ним общаться, то, несмотря на некоторую первоначальную неловкость, позднее он будет вам благодарен за помощь.
Начальник сотрудника, которому не мешало бы уделять больше внимания вопросам личной гигиены, особенно в том случае, если рассматривается вопрос о повышении последнего в должности, может точно так же помочь подчиненному.
Независимо от того, близкий ли это друг или просто знакомый, всем нам, конечно, следует помочь мужчине, у которого расстегнута молния на брюках, или женщине, когда у нее расстегнулась блузка, тому, у кого в зубах застрял шпинат или сзади на юбке расплылось безобразное пятно, либо некрасиво торчит этикетка, пришитая с внутренней стороны к вороту свитера.
Ни один сотрудник не придет на работу сознательно перепачкав рот остатками еды или расстегнув ширинку, и если все остальные «вежливо» промолчат, его смущение, когда он с досадой обнаружит свой промах, будет существенно сильнее, чем в том случае, когда кто-нибудь тихонько отведет его в сторону и посоветует исправить положение.
ВНЕШНИЙ ОБЛИК ЖЕНЩИНЫ. То, как вам следует выглядеть, во многом зависит от характера учреждения, в котором вы работаете. Имидж, вполне приемлемый для сотрудницы одной организации, может оказаться совершенно неуместным в другой. Определение «неуместный» имеет в данном случае несколько значений. Для женщин это означает: носить подчеркнуто нарядные платья, чересчур пышные прически, злоупотреблять косметикой и ювелирными украшениями, проявлять небрежность в одежде, надевать вещи крикливо-ярких расцветок и вызывающих моделей.
Даже в том случае, если после работы вы привыкли выглядеть изящно и сексапильно, на службе последнее излишне. Ваша манера одеваться отражает не только ваше собственное мнение о самой себе, но и то, на какое отношение к себе вы претендуете со стороны окружающих вас людей.
На конференции и деловые встречи, проводимые в курортных гостиницах и клубах, женщине нужно взять с собой туалеты, подходящие для разных ситуаций, а также спортивную одежду для спортивных игр, купальные костюмы и т.п. На встречах такого рода к Платью можно относиться не так строго, как в условиях повседневной работы в серьезном учреждении. Поэтому на время поездки строгий деловой костюм может быть заменен более удобными вещами.
Тем не менее это вовсе не означает, что везде можно появляться в джинсах и рубашках с коротким рукавом. На подобных встречах уместны костюмы, соответствующие вашему профессиональному статусу: брюки из ворсистой ткани с пиджаками, юбки с блузками, вязаные вещи и т.п., т.е. такие наряды, которые занимают промежуточное положение между строгим деловым костюмом и спортивной одеждой.
На конференциях, проводимых в городах, как правило, одеваются более официально, следуя деловому стилю. Перед такой поездкой женщине следует выяснить, какие там будут проходить мероприятия. На некоторых конференциях часто бывают запланированы вечерние приемы официального характера, на других встречах — поездки на природу, пикники и другие подобное развлечения.
ВНЕШНИЙ ВИД МУЖЧИНЫ. Выбирая себе одежду, мужчина должен помнить о том, чтобы отдельные детали гармонировали друг с другом. Следите за тем, чтобы ткань костюма не пестрела полосами разной ширины, рубашки и галстуки не выглядели поношенными. Носки следует надевать такой длины, чтобы из-под штанины не выглядывала голая нога, причем цвет носков надо подбирать в тон костюма. Воротнички рубашек должны соответствовать современной моде, как и лацканы пиджака, а также ширина и покрой брюк.
Плохое впечатление на окружающих производят броские ювелирные украшения, волосы на груди, виднеющиеся через расстегнутую или слишком тонкую рубашку, чересчур прилизанные, надушенные или, наоборот, жирные волосы на голове. Усы или борода, если таковые есть, всегда должны быть аккуратно подстрижены. Обувь лучше носить из мягкой, матовой, а не лакированной кожи. На службе не следует появляться в ковбойских сапогах и грубых ботинках, которые не соответствуют стилю официального костюма.
Поездки на конференции и деловые встречи, как правило, не вызывают у мужчин раздумий над выбором одежды. Если мероприятия проводятся в городах, как правило, их участники одеваются так же, как и для повседневной работы, а если в сельской или курортной местности — можно взять с собой рубашки, пиджаки и брюки спортивного покроя. Если во время встречи предполагается
проведение приема, нужно захватить с собой темный костюм, либо выходной пиджак. В любом случае, перед тем, как упаковывать вещи, лучше заранее выяснить программу планируемой встречи.
ПРАВИЛА ВЕЖЛИВОСТИ НА РАБОТЕ
Многие люди часто испытывают замешательство оттого, что иногда не очень себе представляют, как лучше себя вести в рабочей обстановке. Мужчины, обычно галантные в обращении с дамами, не знают, нужно ли им держать дверь открытой, чтобы дать представительнице прекрасного пола пройти, или нет. Женщины, стремящиеся доказать, что они ни в чем не уступают мужчинам, могут болезненно реагировать на любой знак внимания, подчеркивающий их женственность.
ОТНОШЕНИЯ МЕЖДУ МУЖЧИНАМИ И ЖЕНЩИНАМИ НА СЛУЖБЕ. Ес исходить из идеи равенства мужчин и женщин и руководствоваться требованиями обычной вежливости, вопрос о том, как представителям противоположных полов строить отношения на работе, отпадет сам собой.
— Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.
— В лифт первым входит или выходит из него человек, находящийся ближе к двери.
— Прикурить другому дает тот, у кого под рукой зажигалка.
— И мужчины и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя, вне зависимости от его пола.
— И мужчины и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подавать другому руку.
— Независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий.
— Если все сотрудники, находящиеся в кабинете, пользуются общей кофеваркой, и мужчины и женщины по очереди варят кофе и моют кофеварку. Представление о том, что прерогатива готовить кофе является исключительно женским делом, — один из самых типичных предрассудков. Ведением «домашнего хозяйства» на работе женщины занимаются наравне с мужчинами.
— Услуги личного характера, такие, как адресованная секретарше просьба отнести одежду в химчистку или купить подарок для жены начальника, не являются частью служебных обязанностей, если только их выполнение не оговорено специально при найме на работу. Если кто-то действительно очень нуждается в подобной услуге, то и его просьба выполнить это поручение должна носить личный характер.
— Ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительно-ласкательными именами и прозвищами,
Даже если вам хочется вести себя на работе так же, как в нерабочей обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловая встреча — это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позаботиться, как и ее спутник.
ПИТАНИЕ. Если на службе разрешено питаться на рабочем месте, необходимо следовать обычным правилам соблюдения чистоты.
Не оставляйте повсюду грязных чашек и тарелок. После еды сотрите со стола крошки и мокрые пятна от расплескавшихся напитков. Зреелище того, как люди едят, особого удовольствия присутствующим не доставляет.
Если вы вынуждены перекусить за рабочим столом, закройте дверь вашего кабинета. Коль скоро в вашем служебном помещении работают другие люди, старайтесь приступить к еде тогда, когда те, кто ли сидит рядом с вами, вышли. Особое внимание уделяйте вашим манерам поведения за столом, не отвечайте на телефонные звонки с набитым ртом.
Как только закончите есть, выбросьте остатки пищи, если возможно, в стоящий особняком закрытый мусорный бачок, а не в корзину для мусора, находящуюся рядом с вашим столом или столом вашего коллеги.
УЧАСТИЕ В СБОРЕ СРЕДСТВ ДЛЯ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ. В том случае, когда это не противоречит установленным в организации правилам, принято, чтобы сотрудники собирали деньги на подарки сослуживцам по случаю рождения ребенка, на цветы для похорон, свадебные подарки, благотворительные пожертвования и т.п. В ряде организаций такого рода сборы проводятся чуть ли не каждый день, и нередко некоторые сотрудники отказываются участвовать в этом.
Если так получилось, обсудите возможность создания в отделе своеобразной «общей кассы», куда в начале года каждый служащий вносил бы установленную сумму денег, а если со временем полученных средств не хватит, можно будет сделать очередной взнос. При этом следует оговорить и правила расходования собранных средств.
Так, например, сотрудники могут решить, что нужно послать цветы тому из них, кто попадет в больницу, либо его супруге, но не матери. Может быть принято, например, решение о том, что подарки Ко дню рождения каждого из сотрудников будут делаться сообща, но дорогие вещи приобретать не стоит, чтобы быстро не истощить общую кассу.
Если вы решите не участвовать в сборе денег или просто не можете себе этого позволить, скажите об этом прямо. Когда ваше положение изменится в лучшую сторону, вы сможете присоединиться к остальным.
ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ, СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ
Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа которого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по инициативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и рядовые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей руководства.
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ. Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты.
Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым они созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.
— Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать.
— Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.
— Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.
— Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их при этом не перебивали.
Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся. Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и «наказывать» их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.
Организация питания участников совещания. Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания.
Кто-то из сотрудников, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний.
В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе.
По завершении ленча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.
Организация рабочих встреч в ресторане. Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. Тот, кто приглашает, обязан зарезервировать столик вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашенный или же расходы будут поделены поровну. Предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает деловой беседе.
Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются.
Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.
ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ В ДОМАШНЕЙ ОБСТАНОВКЕ. Есяж совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время — чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальной, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое. Председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он может подняться со стула и сказать: «Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно» или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию — им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ИЛИ СОБРАНИЯ. В отличнее от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы…» или: «В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так…»
После этого стоит повторить решение, которое было принято, и,если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.
Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
УХОД С РАБОТЫ
Перемены места работы происходят как в рамках организации — в результате повышения по службе или перевода из одного отдела в другой, так и в связи с переходом из одной организации в другую. Независимо от того, уволили вас или вы оставили работу по собственному желанию, ваше поведение должно соответствовать общепринятым нормам вежливости, а также подчиняться продуманной стратегии.
УХОД С РАБОТЫ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ. Уйти с работы вы можете в силу самых разных причин. Некоторые из них могут быть обусловлены характером самой службы: нагрузки слишком велики, работа до скуки однообразна, жалованье вам платят невысокое и нет никакой перспективы получить повышение. Другие причины бывают вызваны личными обстоятельствами: желание продолжить образование, рождение ребенка и необходимость ухода за ним, переезд, заманчивое предложение, полученное вами от руководителей другой организации. Уход с работы может сказаться на всей дальнейшей карьере, определив ваше будущее.
Сообщите вашему работодателю о намерении уволиться с работы, как только вы определите дату ухода со службы. Можете уведомить его лично или в письменной форме, объяснив причины ухода, указав его примерную дату и выразив признательность руководителю и всей организации за помощь и те возможности, которые вам были предоставлены.
Прочитав заявление, ваш начальник, возможно, захочет с вами переговорить, и во время встречи вы сможете устно повторить ему то, о чем написали в письме. Если вы письменно не сообщили руководству о вашем намерении уволиться, в некоторых организациях вас могут попросить написать такое заявление после беседы с руководством.
— Выясните заранее существующие в организации правила относительно сроков уведомления руководства о вашем уходе с работы. В любом случае, подайте заявление об уходе не менее чем за две недели до того, как вы собираетесь оставить службу. Если вы занимаете один из руководящих постов, лучше вам сделать это за месяц, чтобы дать начальству достаточно времени для поисков вашего преемника.
— В некоторых организациях к вам могут обратиться с просьбой провести собеседование с человеком, которого решат назначить на вашу должность. В беседе с ним будьте доброжелательны, независимо от той причины, которая побудила вас принять решение об увольнении.
— Если, решив уйти с работы, вы еще не подыскали себе новое место службы, лучше пока о своем решении никому не сообщать. Лишь в тех случаях, когда вы сходитесь с начальником во мнении о том, что в этой компании у вас нет будущего, или тогда, когда вы собираетесь переехать в другой город, где будете искать себе работу, можете сообщить о своих намерениях руководству.
В остальных случаях стремитесь организовывать встречи с новыми потенциальными нанимателями в обеденный перерыв либо до или после службы, чтобы собеседования не отвлекали вас в рабочее время, поскольку иначе вам придется сообщать о причине ваших отлучек своему нынешнему руководству.
— Перед тем как оставить службу, распрощайтесь со всеми сотрудниками, с которыми вы работали, не забыв сказать, что хотели бы поддерживать с ними отношения в дальнейшем.
— Перед тем как вы покинете организацию, кто-либо из представителей ее руководства может пригласить вас на беседу или же у вас возникнет желание направить ему письменное изъявление благодарности. В любом случае будьте кратки и проявите твердость в принятом решении.
При увольнении не следует:
— говорить вашему руководителю о том, что собираетесь уволиться, пока не найдете себе новое место службы;
— использовать полученное вами предложение в качестве средства давления на вашего нанимателя с тем, чтобы получить повышение по службе;
— злословить по поводу организации, откуда уходите, ни с ее сотрудниками, ни с посторонними людьми. Вы не можете знать заранее, какая помощь понадобится вам от ваших бывших руководителей, поэтому постарайтесь не сжигать за собой мосты;
— жаловаться на бывшего начальника новому нанимателю;
— хвалиться вашей новой работой перед бывшими сослуживцами;
— относиться к старой работе спустя рукава, пока вы ее не оставите; продолжайте сотрудничать с коллегами и добросовестно трудиться;
— выдавать секреты компании после того, как вы ее покинете.
В том случае, если вы будете придерживаться предложенных рекомендаций, ваш уход с работы пройдет гладко и без проблему и вы не только сможете впоследствии получать хорошие рекомендации, но и рассматривать возможность возвращения на работу в эту компанию на более высокую должность.
УВОЛЬНЕНИЕ. Не всегда, к сожалению, начальник и подчиненный расстаются по доброй воле; иногда случается, что работников увольняют. Хуже всего бывает, когда увольнение происходит не по вине того, кто лишается работы.
Потерять работу можно в результате неблагоприятной экономической конъюнктуры, слияния двух организаций или при переезде работодателя в другой район страны. Ни гнев, ни возмущение, ни угрозы не вернут потерянную работу; они лишь обеспечат вам неблагожелательные рекомендации в том случае, если понадобится предоставить таковые при поступлении в другую организацию, и создадут напряженность в отношениях с сослуживцами.
Когда вы потеряли работу, вам следует предпринять некоторые конструктивные меры.
— Оставайтесь настолько объективны, насколько это возможно. Ваш гнев лишь сильнее разозлит начальника.
— Допросите объяснений. Если вас уволили, перечень причин, по которым это было сделано, сможет помочь вам в будущем не повторять аналогичных ошибок. В случае потери работы из-за слияния двух организаций, в результате чего служащих в новой организации оказалось больше, чем рабочих мест, задайте вопрос о том, почему было принято решение сократить именно вас, а не другого сотрудника, которого, оставили на работе. Полученный ответ поможет вам объяснить потенциальному новому руководителю причину вашего увольнения со старого места службы.
— Спросите, есть ли у вас надежда на пересмотр принятого в отношении вас решения, и если таковая есть, подготовьте убедительные, подробные аргументы в пользу того, чтобы решение о вашем увольнении было пересмотрено.
— Коль скоро решение окончательное, выясните все его условия — последний день работы, оплату, размер выходного пособия и т.п. Некоторые организации при увольнении сотрудников пытаются помочь им найти другую службу; выясните, существует ли такая практика в вашей организации.
— Спросите, на какого рода рекомендации вы можете рассчитывать.
— Обсудите со своим нанимателем, как лучше сформулировать причину вашего увольнения,чтобы вы могли уйти из организации, сохранив достоинство. Нередко в случае увольнения работника ему предоставляют право подать заявление об уходе по собственному желанию.
— Если вам кажется, что ваше увольнение связано с дискриминацией, обсудите проблему со своим работодателем. При этом не стоит предъявлять ему бездоказательные обвинения.
— Воздержитесь от того, чтобы хулить своего начальника или организацию. Недобрые слова имеют свойство бумерангом возвращаться обратно.
— Не поддавайтесь унынию. Если вы посмотрите на случившееся с точки зрения приобретенного профессионального опыта, шансы на то, что вскоре вы найдете другую работу, могут возрасти. Если же, реагируя на случившееся, вы не сможете сдерживать раздражение и обиду, то не только вызовете у окружающих негативное отношение, но и поисками новой работы будете заниматься, не исправив старых ошибок.
УВОЛЬНЕНИЕ СОТРУДНИКА. Рукоюдитель, вынужденный уволить служащего, нередко сам расстроен сильнее, чем неудачливый работник. Обвинят ли нанимателя в несправедливости? Поддержат ли его остальные сотрудники? Не придется ли ему потом погрязнуть в рутине судебного разбирательства? Да, уволить сотрудника — дело не из легких.
К увольнению ваших сотрудников надо подходить конструктивно.
— Будьте конкретны. Коль скоро ваша организация приняла решение закрыть одно из своих подразделений и сократить весь его штат, так об этом и скажите. Если вследствие слияния двух организаций возникает избыточное число сотрудников, расскажите о тех критериях, которыми вы руководствовались, определяя, кого следует уволить, а кого оставить на работе: возрастные параметры, особые качества, высокая адаптационная способность и т.п.
Иногда человеку бывает легче узнать о том, что он уволен не по своей вине или в силу сложившихся обстоятельств, на которые он никак не мог повлиять. Если же вам предстоит уволить кого-то одного из сотрудников, тогда дело обстоит сложнее.
Есть много причин, которые могут заставить вас пойти на такой шаг: неэффективность его работы, жульничество, беспокойство, доставляемое им другим служащим, неумение общаться с людьми, отказ подчиняться распоряжениям руководства, отсутствие инициативы, недостаточная способность к решению проблем, лень, отсутствие преданности делу, неумение доводить начатое до конца и т.д.
— Подготовьтесь к увольнению сотрудника заранее, с тем чтобы к тому моменту, когда он будет поставлен об этом в известность, вы могли представить документы, объясняющие причины его увольнения, и напомнить о том, что ему ранее неоднократно делались предупреждения.
Обоснованное дело об увольнении строится на выдержках из дела сотрудника за достаточно длительный промежуток времени, причем там должны храниться все вынесенные предупреждения, а также рекомендации о пересмотре его поведения. Копии таких документов необходимо подшивать в личные дела сотрудников. Их и следует использовать при разговоре.
— Если вы убеждены в необходимости увольнения сотрудника, без промедления переходите к действиям. Не позволяйте уволенному дольше оставаться в организации, предложите ему или ей выходное пособие и попросите как можно скорее оставить службу.
— Многие руководители считают, что сообщать работнику об увольнении надо не в своем кабинете, а на «нейтральной территории» или в том помещении, где работает этот сотрудник, чтобы/ избежать ненужных пререканий.
— Храните спокойствие даже в том случае, если вас будут в чем- то обвинять. Не пытайтесь оправдываться, лучше скажите: «Мне очень жаль, что вы так к этому относитесь».
— Предметно остановитесь на обсуждении вопроса о выходном пособии
— Не извиняйтесь.
— Не говорите дурно об уволенном сотруднике в присутствии его бывших коллег
— Предоставьте увольняемому возможность уйти с работы, не потеряв собственного достоинства, например, подать заявление об уходе по собственному желанию.
РЕКОМЕНДАЦИИ. Если вы уходите с работы или вас увольняют в связи с переживаемыми трудностями, вы, возможно, захотите обратиться к вашему работодателю с вопросом о том, сможет ли он (она) дать вам рекомендацию, когда вы подыщете себе новое место службы. Вместо того, чтобы просить своего бывшего нанимателя написать вам стандартное письмо «тому, кого это может заинтересовать», лучше будет подождать, пока с такой просьбой к нему лично обратится ваш потенциальный новый работодатель.
К рекомендательным письмам, как правило, относятся с некоторой долей скептицизма, и большая часть возможных нанимателей предпочитает им личное общение с бывшим руководителем нанимаемого. В ходе такой беседы потенциальный наниматель может задать интересующие его вопросы о тех ваших качествах, которые особенно понадобятся сотруднику на будущей работе.
Для того чтобы вашему бывшему работодателю было проще дать вам характеристику, о которой, возможно, попросит новый наниматель, оставьте небольшую справку о той работе, которую вы выполняли в организации, ваших обязанностях и продвижении по службе.
Когда вы нашли новую работу и утвердились на ней, вам следует выразить благодарность даже в том случае, если вы уже выражали свою признательность, уходя из организации. Можете кратко остановиться на специфике своей новой работы и еще раз подчеркнуть, что вам нравилась и прежняя служба, а если это не так, то, по крайней мере, поблагодарите его (или ее) за те возможности, которые были вам предоставлены.
КАК ДАВАТЬ РЕКОМЕНДАЦИЮ. Если вы согласились дать рекомендацию новому начальнику вашего бывшего сотрудника, вам следует знать его (или ее) сильные качества и четко представлять себе тот вклад, который сотрудник внес в деятельность вашего предприятия или отдела. Это позволит вам сказать несколько хороших слов в адрес бывшего служащего даже в том случае, если он (или она) по каким-то причинам не смог продолжать работу в вашей организации.
С просьбами дать рекомендацию кому-то из ваших бывших служащих обращаются, как правило, по телефону. Возможно, в тот момент, когда вам позвонят, вы будете очень заняты, однако не забывайте, что для человека, который какое-то время на вас работал, этот разговор может быть крайне важен.
Поэтому, если вы в момент звонка будете проводить совещание или опаздывать на заранее назначенную встречу, лучше попросите Секретаршу передать тому, кто хочет с вами переговорить по данному вопросу, чтобы вам перезвонили в более удобное для вас время. Но в назначенный час уделите несколько минут исключительно обсуждению этой темы.
Характеризовать работника с отрицательной стороны не следует. Если уж вы согласились дать рекомендацию, значит, вам не трудно будет найти несколько добрых слов о человеке, которому вы это обещали. Вместе с тем, не нужно и кривить душой, поэтому когда вам задают вопрос, на который вы можете дать лишь отрицательный ответ, лучше вам вообще уклониться от него и просто сказать: «На этот вопрос мне бы отвечать не хотелось» или: «Я не готов ответить на ваш вопрос».
В том случае, когда вы отказали бывшему сотруднику в характеристике и кто-то из руководителей компании, в которую он обратился в поисках работы, нашел ваш телефон по справочнику и решил вам позвонить на свой страх и риск, не будет ничего плохого в том, чтобы дать о человеке положительный отзыв.
Если же ничего хорошего вы ответить не сможете, постарайтесь, тем не менее, построить свой ответ достаточно конструктивно и в то же время искренне, отделив ваше личное мнение, сложившееся о человеке, от его объективной служебной характеристики.
ПИСЬМЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ. Когда вы согласились дать бывшему сотруднику письменную характеристику (точно так же, как и устную), вам следует помнить о том, что ее получатель полагается на ваше мнение, как на честную оценку ответственного делового человека.
Письменные характеристики выполняют особую функцию, представляя собой объективный отзыв о человеке, с которым вы вместе работали или просто общались. В таком документе вам следует упомянуть обстоятельства, при которых вы познакомились, и дать оценку его качеств и способностей. Можете привести в подтверждение своего мнения конкретные факты.
Если же по каким-то соображениям вы не хотите составлять письменную характеристику, просто отклоните такую просьбу. Вместо этого можете дать номер вашего телефона и предложить заинтересованному нанимателю позвонить вам. Такое решение позволит в ходе беседы обсудить качества человека, которому вы согласились дать устную рекомендацию, а также ответить на те вопросы, которые вам могут быть заданы.
ОТРИЦАТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. Просьбы о предоставлении служебных характеристик работодатели получают на протяжении многих лет, зачастую даже после того, как сами выходят на пенсию. Легко и приятно давать людям положительные характеристики, отмечая все те ценные деловые и личные качества, которые делают человека полезным для работы в любой фирме и приносят сотрудникам радость от общения с ним. Однако дать рекомендацию работнику, которого вы вынуждены были уволить, бывает существенно сложнее.
Прежде всего необходимо обладать достаточной широтой взглядов и признать, что этот сотрудник имеет определенные положительные качества. Именно им вы можете уделить в письменной характеристике основное внимание. Уточните, что хотя в вашей организации он работал не так, как ожидало от него руководство, тем не менее в другой организации его работа могла бы считаться вполне удовлетворительной.
Кроме того, вам следует быть тактичным. Служащие имеют право на получение письменной характеристики, хранящейся в их личном деле, и если они узнают о том, что там их характеризуют только негативно, может начаться судебное разбирательство. Избегайте как категоричных утверждений, выносящих «окончательный приговор» тем, кто на вас работал, так и бездоказательных выводов. Самый простой способ дать отрицательную характеристику состоит в том, чтобы написать в ней как можно меньше, тем самым показывая потенциальному нанимателю, что вы будете рады лично ответить на его вопросы по телефону.
