Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Вспомните только, до какой степени практически любой служебный интерьер отражает имццж организации. Так, по типу галстука сразу узнаешь руководителя административного аппарата, по покрою костюма — работника отдела кадров и т.д.
Представьте себе какую-нибудь финансовую организацию: само это слово сразу напоминает о консервативных вкусах, прочных традициях. Там спокойные кабинеты с толстыми коврами на полу и роскошной, под стать им мебелью, причем убранство четко отражает положение и ранг каждого служащего организации. Даже любая конторская принадлежность на столе строго выдержана в фирменном стиле.
Помните, что ваш кабинет открыт дня обозрения, точно так же, как ваша манера себя вести в этом кабинете, а именно: встаете ли вы, чтобы приветствовать входящего, как разговариваете со своим секретарем или сослуживцами (пользуетесь ли селектором, подходите к человеку или обращаетесь, не вставая с места).
По виду кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь.
В присутственном месте, куда одновременно приходит много незнакомых друг с другом посетителей, которым предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа и более, диваны создают определенную проблему. На диванах незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко или даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей.
Есть ситуации, когда подобная манера рассаживать людей оказывается не просто нарушением норм этикета, а способна нанести ущерб здоровью людей. Возьмите приемную врача, где для больных нет иного места кроме дивана, и вы, будучи вполне здоровым и придя всего лишь показаться доктору, вынуждены просидеть битый час рядом с совершенно больным человеком, который постоянно чихает и кашляет.
Приемная руководителя выглядит гостеприимно благодаря тому, что здесь стоит кофеварка, которой может воспользоваться каждый желающий. В холодильнике имеются прохладительные напитки на тот случай, если кому-то захочется пить. Рядом с креслами для посетителей разложено на выбор множество журналов, которые можно полистать.
ДЕСЯТЬ ЗАМЕЧАНИЙ ПО ИНТЕРЬЕРУ ОФИСА
1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление. Поэтому будьте опрятны и никогда не раскладывайте вокруг вязание, расчески или косметику.
2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите (особенно крошки).
3. Если вы привыкли пить кофе за рабочим столом, пользуйтесь чашкой или стаканом, а не одноразовыми картонными или пластиковыми стаканчиками.
4. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете, а если захотел бы, то что бы этот кабинет мог сказать мне о своем хозяине?
5. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров. С точки зрения хорошего тона продумайте все мелочи, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища.
6. Удостоверьтесь, что любой, даже самый незначительный предмет в вашем кабинете выбран так, чтобы подчеркнуть ваш имидж. Не притаскивайте вещи ради простой прихоти или из-за того, что вам хочется избавиться от надоевших дома безделушек.
7. Следите, чтобы в вашем кабинете всегда было чисто и приятно, точно также, как вы следите за вашей одеждой.
8. Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в большом помещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет, либо пользуйтесь ширмой, загораживающей то, что не должны видеть посторонние.
9. Номера телефонов и документы, которые доверили лично вам, храните так, чтобы их не смог нечаянно прочесть ни другой работник фирмы, ни посетитель.
10. Если можно, не пользуйтесь телефоном с микрофоном. Качество звука большинства подобных устройств вряд ли может быть приятно хоть кому-то. Вы кричите в микрофон и мешаете людям, работающим рядом с вами, а те, кто находится в радиусе досягаемости динамика, будут слышать то, что говорит вам собеседник, а это уже нарушение вашего права на конфиденциальность.
КАК ПРАВИЛЬНО ОБОРУДОВАТЬ РАБОЧЕЕ ПОМЕЩЕНИЕ
При оборудовании своего рабочего места и руководителю организации, и рядовому сотруднику надлежит помнить о нескольких важнейших моментах:
— затраты;
— сколько времени потребует переоборудование;
— кого назначить ответственным за это дело;
— каковы доводы в пользу того, чтобы оставить все как есть;
— освещение;
— цвет;
— обстановка;
— что будет висеть на стенах;
— праздничные украшения;
— как справиться с беспорядком;
— уединение.
На первый взгляд кажется, что когда дело касается придания надлежащего облика служебному помещению, в вопросах освещения, цвета и меблировки от вас ничего или почти ничего не зависит. Тем не менее вы можете в определенной степени повлиять на принятие решений, но это будет зависеть от организации и от того положения, которое вы в ней занимаете.
Самый лучший способ содействовать переоборудованию вашего офиса — постоянно напоминать о том, что сейчас не дает вам работать с той производительностью, на которую вы способны. Руководство, вероятно, прислушается к вашим пожеланиям и соображениям о том, как отделать рабочее помещение, если вы убедите его, что станете работать лучше. Есть и другие вопросы, связанные с рабочей комнатой, решение которых зависит практически от каждого служащего, а именно: что повесить на стены, как оформить интерьер к празднику, как поддерживать порядок и даже как обеспечить обстановку уединения на своем рабочем месте.
ОСВЕЩЕНИЕ. Не забывайте, что тип освещения, которым вы пользуетесь в рабочей комнате, должен выбираться в зависимости от наличия на столах видеодисплеев и терминалов, доступности естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярким, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовали, а у посетителей начиналась головная боль. Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение.
В большинстве организаций вас не станут спрашивать, какого цвета стены вы бы предпочли в рабочем помещении. Но если все-таки спросят или если у вас собственный офис, где вы принимаете решение, учтите, что помещение, стены которого окрашены в светлые тона, кажется просторнее, темные стены визуально сокращают объем; бирюзовый и пурпурный цвета в служебном помещении считаются неуместными.
ОБСТАНОВКА. Организация позаботится о подборе мебели, подобающей вашему уровню и должности, так что об этом вам беспокоиться не придется. Вам также могут предложить на выбор несколько разновидностей столов и кресел, соответствующих вашему положению на службе. Когда речь заходит о конторской мебели, в первую очередь надо думать об удобстве, но вам ведь хочется, чтобы она при этом отражала ваш тонкий вкус и производила на посетителей определенное впечатление.
УЕДИНЕНИЕ НА РАБОТЕ. Чтобы соблюдать конфиденциальность (одно из требований этикета), необходимо помещение, которое обеспечивало бы возможность работать без посторонних глаз и ушей. Во многих организациях уже поняли, что каждому работнику для успешной деятельности нужно надежное уединение. Эти организации отказались от неразгороженных помещений, пришедших на смену традиционному офису с кабинетами, и стали менять низкие перегородки на сплошные — от пола до потолка.
Если вы все еще работаете в общем зале, будьте особенно внимательны, так как ваши телефонные разговоры или беседы с посетителями могут быть услышаны окружающими. Если вам надо отчитать подчиненного, делайте это так, чтобы никто не слышал: отведите этого работника в дальний угол конференц-зала или в пустующий кабинет и закройте дверь. Так вы сможете обеспечить достаточную степень уединения.
РАБОТА НА ДОМУ
Возможно, у вас есть свой кабинет в офисе организации или в учреждении, и вы просто от случая к случаю остаетесь поработать дома, а может, работаете исключительно у себя дома. Работаете ли вы на дому постоянно или только часть времени, вы обязаны соблюдать нормы этикета как в отношении самого ведения дел, так и с точки зрения облика вашего кабинета.
Первая проблема этикета для всякого, кто трудится дома, — сделать так, чтобы его считали профессионалом и деловым человеком. Главное — вы делаете дело, а то, что вы занимаетесь им дома, не имеет значения.
Постарайтесь, по мере возможности, поставить еще один телефон, рабочий, и не давайте жене и детям подходить к нему, когда вы работаете. Если надо, поставьте автоответчик, чтобы принимать телефонограммы.
Очень важно устроить так, чтобы никакие посторонние звуки из других комнат не прослушивались, когда вы снимаете трубку. Если этого не удается сделать, вы теряете профессиональный имидж.
Для тех, кто посещает ваш домашний офис, вы должны создать условия особой конфиденциальности. Если вы дома один, позаботьтесь о том, чтобы встречаться с посетителями противоположного пола в менее щекотливой обстановке, например, в ближайшем кафе, можно пойти в офис к вашему клиенту или заказчику. Если же, работая в одиночку, вы все-таки решили принимать посетителей и клиентов (особенно другого пола) у себя, попросите кого-нибудь из приятелей или коллег посидеть у вас дома и поработать здесь, пока вы будете принимать клиента или покупателя.
Если вас не стесняет присутствие посетителей противоположного пола в вашем домашнем кабинете, тщательно продумайте его расположение, чтобы принимать клиентов в как Можно более респектабельной обстановке. Скажем, ваш кабинет примыкает к спальне. В этом случае визитеров надо принимать в гостиной. Если у вас имеется большой холл или прихожая, подумайте, не поставить ли вам туда журнальный столик и пару кресел для встреч с посетителями; при этом отпадает необходимость приглашать их в жилую часть дома или квартиры.
Позаботьтесь о том, чтобы ваши почтовые принадлежности (бланки для писем) соответствовали всем требованиям профессионального бизнеса, т.е. чтобы шапка вашего письма, визитные карточки, листки для записок выглядели так же солидно и фирменно, как если бы вы трудились в обычном офисе, а не дома. Обзаведясь всеми соответствующими атрибутами делового человека — манерами, почтовой бумагой, визитными карточками, кейсом, одеждой, в которой вы встречаете своих клиентов или покупателей, вы будете выглядеть как достойный во всех отношениях служащий.
Никогда не выходите в домашней одежде к посетителю. На худой конец, остановитесь на двух стилях поведения: один — в те часы, когда вы один и трудитесь над отчетом или обзваниваете коллег, второй — на случай, когда к вам приходят посетители или вы отправляетесь на деловую встречу. Для первого варианта подойдет и футболка, для второго — только самый приличный деловой костюм.
Помните, что тем, с кем вы работаете — заказчику, покупателю, партнеру или коллеге, — совершенно неважно, где вы работаете, лишь бы вы работали хорошо. Вам приходится конкурировать с теми, кто работает в учреждениях и имеет доступ к самому современному оборудованию и специалистам.
Помните, что, работая на дому, вы должны использовать любую возможность, которая послужит вашему профессиональному росту и создаст обстановку психологического комфорта. Налаживание деловых отношений, без которых не обходится ни одна успешная деловая карьера, требует, чтобы личные контакты постоянно развивались и выходили за пределы домашнего рабочего кабинета. Чтобы не получилось так, что вы окажетесь неспособны предпринять что-либо вне стен вашего дома, попробуйте, как пойдет у вас дело в другом месте.
Вы можете поменяться местами с каким-нибудь своим знакомым, также работающим на дому, может быть, в его комнате вас меньше будет отвлекать обстановка. Кроме того, встречаться с незнакомыми людьми в чужом доме как-то приличнее, чем у себя. Если не хотите широко разглашать тот факт, что вы работаете на дому, абонируйте на почте ящик.
