Автоматизированные информационные технологии управления персоналом

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие. Ее возможности позволяют параллельно вести два вида учета: управленческий (ведется по предприятию в целом) и регламентированный (ведется отдельно для каждой организации).

Автоматизированная система «Атлант-Кадры»

Система разработана компанией «Атлант/Информ» и предназначена для автоматизации учета кадров предприятий любой формы собственности, обладает открытостью, гибкостью и дружественным интерфейсом и состоит из нескольких подсистем: «База данных», «Выходные документы», «Справочная информация», «Бланки», «Документация на систему». В системе реализован типовой комплекс задач, перечень которых приведен в табл. 6.9.

Таблица 6.9. Типовой комплекс задач АС «АТЛАНТ-КАДРЫ»

Автоматизированная система «Управление кадрами»

В числе пакетов прикладных программ, разработанных компанией «INFIN», можно выделить: «Бухгалтерия», «Зарплата», «Кадры», «Склад», «Торговля», «Книга покупок и продаж», «Квартплата», «Офис-менеджер» и др. Все они могут сочетать в себе разные возможности, так как сформированы по оригинальной блочной структуре. Так, например, модуль «Бухгалтерия» имеет модификации «Мини», «Миди», «Макси». «Супер», «Элит», «Идеал», каждая из которых включает в себя определенный комплекс задач и расширяется соответственно от «Мини» до «Идеал».

Для управления кадрами предусмотрены три модификации, применяемые в зависимости от количества работающих:

• «мини» — до 30 человек с возможностью привязки к программам «Бухгалтерия», «Торговля» или «Зарплата»;
• «макси» — до 100 человек;
• «супер» — без ограничения численности.

Программа позволяет автоматизировать оформление приема, перемещения и увольнения сотрудников, а также учет отпусков сотрудников и формирование личных карточек. Интерфейс предусматривает работу в двухоконном режиме. Для решения каждой задачи формируется отдельный экран, который разделен на две части: в левой — приводится название задачи и перечень требуемых для ее решения атрибутов; в правой — появляются по мере необходимости справочники (классификаторы или какие-либо пояснения).

Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава»

Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава» разработано компанией «Инфософт» и предназначено для учета личного состава предприятий любого типа: государственных, совместных, бюджетных, акционерных. В программе реализованы следующие функциональные возможности:

• ввод основных сведений о сотруднике при приеме его на работу. Объем этой информации определяется руководством;
• ведение «истории» перемещений (назначений), повышения квалификации, аттестации, пребывания за границей, поощрений, наград, отпусков, увольнений;
• создание штатного расписания;
• создание классификаторов, списков, словарей;
• формирование, просмотр и печать штатных выходных
• документов, в том числе списков и количества сотрудников, принятых или уволенных в заданном отрезке времени.

Модуль «Бизнес-кадры» интегрированного пакета «Галактика»

Автоматизированный комплекс задач «Учет и управление кадрами» разработан АО «Новый атлант» — НТО «ТОП СОФТ* и входит в состав контура административного управления наряду с такими модулями, как «Финансовое планирование», «Календарносетевое планирование», «Анализ финансовой и хозяйственной деятельности», «Управление документооборотом». Имеет связь с задачей расчета заработной платы.

В целях автоматизации решения кадровых задач в модуле реализованы следующие возможности:

• анализ кадрового состава по различным показателям:
• управление штатным расписанием с учетом изменения организованной структуры фирмы;
• использование специальных пометок для определенной информации о сотрудниках;
• проверка учета и организации технической и профессиональной подготовки кадров;
• формирование широкого спектра запросов к базе данных и получения отчетов по ним с сортировкой и обобщением данных;
• и другие.

Работники кадровой службы, используя автоматизированный комплекс задач «Учет и управление кадрами», могут формировать базы данных (персональных сведений о сотрудниках, их назначениях, перемещениях, окладах, зарплате, надбавках, изменениях режима работы, отпусках, заболеваниях, предыдущей трудовой деятельности и др.), отчеты по запросу, составлять стандартные отчеты и штатное расписание.

Программа «Кадры SB 2006»

Программа разработана компанией «Soft SB» и позволяет в автоматизированном режиме выполнять следующие операции:

• полный кадровый учет: ведение личных карточек сотрудников; сведения о работе; состав семьи; расчет выслуги лет — учет отпусков, отгулов, назначений и перемещений, поощрения, нарушения; образование, после вузовское образование, повышение квалификации, аттестация, профессиональная переподготовка; льготы, материальная помощь и т.д.;
• учет вакансий и претендентов на должности;
• учет листков нетрудоспособности (Больничных листов) и формирование любых отчетов (реестров) по больничным листам в МS Ехсеl
• формирование приказов и записок соответствующих форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № I;
• формирование любых отчетов по персоналу;
• учет трудовых книг и расчет любых видов стажей;
• формирование штатного расписания отдельно по отделам, подразделениям (Ехсеl).

Программный продукт имеет интеллектуальный мастер устройства на работу, перевода сотрудника на другую должность иуволь- нения сотрудника.

Кроме того, программа предусматривает следующие дополнительные возможности:

• самостоятельно формировать отчеты при помощи SQL-запросов;
• экспортировать базу данных программы «Кадры SB» в другие форматы базы данных (в MS Access из комплекта МS Office версии 2000, XP, 2003; Dbase и др.);
• работать нескольким пользователям одновременно (сетевая версия);
• вести базы данных нескольких юридических лиц с одного рабочего места (сетевая версия);
• управлять правами пользователей для работы в данной программе;
• иметь неограниченное число уровней подразделений и отделов (можно использовать одну базу данных для головного предприятия и его филиалов).

Пользовательские свойства программы улучшает приятный внешний интерфейс под среду Windows XP с индивидуальными настройками: будильником, календарем дней рождения, органайзером и др.

Программа «Сотрудники предприятия»

Программа, разработанная компанией «AraXGroup», позволяет выполнять следующие операции:

• вести базу данных о персонале предприятия;
• вести несколько баз данных (например, по нескольким организациям) в одной программе;
• оформлять личные карточки сотрудников с расширенным личностным и профессиональным учетом;
• печатать личные карточки и дополнительные журналы, экспортируя в MS Word;
• оформлять приказы, трудовые договора;
• создавать собственные шаблоны договоров;
• хранить изображения всех необходимых документов;
• вести историю изменения персональных данных каждого сотрудника;
• оформлять документы по увольнениям;
• вести расчет отпусков и стажа в организации;
• организовывать напоминания по обновлению сведений в медицинских книжках;
• напоминать о днях рождения работников;
• автоматически вести поиск по журналу сотрудников;
• печатать журнал сотрудников (выборка).

Автоматизированная система подбора персонала «Рекрутер»

Автоматизированная система «Рекрутер», разработанная компанией ЦКТ, — это компьютерная программа для кадровых агентств и отделов кадров, полностью автоматизирующая процесс подбора персонала.

«Рекрутер» автоматизирует все этапы конкурсного отбора персонала, от открытия вакантной должности до ее заполнения, и способствует выбору лучших специалистов. При этом «Рекрутер» предоставляет автоматизированные возможности вести учет сведений о кандидатах на работу, вакансиях, заказчиках, подрядчиках, экспертах, договорах, платежах, собеседованиях, тестированиях, проверках рекомендаций, письмах и всевозможных документах. Например, исходя из конкретной вакансии, пользователь может вызвать список рассматриваемых на нее кандидатов, затем посмотреть, из каких источников они поступили, ознакомиться с обшей динамикой поступления кандидатов из этих источников, их стоимостью и т.д.

Основные функции программы позволяют вести учет поступающих вакансий, заключенных договоров и связанных с ними платежей; автоматизировать работу с базой данных кандидатов на работу и процесс конкурсного отбора; сформировать раздел подбора персонала на web-сайте компании-заказчика.

По результатам проделанной работы «Рекрутер» может построить более 300 отчетов. Программа имеет богатые функциональные возможности, модульную структуру и гибкую пользовательскую настройку

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон»

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон», разработанная Центром компьютерных технологий, — это компьютерная программа для отделов кадров и менеджеров по персоналу, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, кадровый учет, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

Система «Фараон» выполняет следующие функции:

• построение организационной структуры компании;
• учет личных дел (кандидаты на работу, работающие сотрудники, уволенные сотрудники);
• учет контрактов и трудовых книжек;
• учет любых кадровых операций: прием, перевод, увольнение, очередные отпуска, декретные отпуска, отпуска по уходу за ребенком и другие виды отпусков, больничные, повышение квалификации, тренинги, командировки и т.д.;
• вывод в Word унифицированных форм документов по учету кадров и личного состава: Т-1, Т-1а, Т-2, Т-3, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-ба, Т-7, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, Т-11, Т-11а, Т-13;
• вывод в Word и учет дополнительных кадровых документов: контракты, распоряжения, положения, должностные инструкции;
• построение графика отпусков;
• расчет остатков отпусков;
• учет рабочего времени; построение различных кадровых отчетов.

Программа «Отдел кадров»

Программа разработана И.В. Кислицей и позволяет автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, приказы, отчеты для ПФР). Программа выполняет следующие функции:

• хранение в базе личных данных о каждом сотруднике;
• расчет общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии;
• учет командировок, отпусков и поощрений;
• автоматическое составление штатного расписания;
• ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст);
• автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников;
• автоматическое составление кадровых приказов;
• хранение в базе данных вакантных должностей предприятия;
• составление разнообразных статистических отчетов;
• составление произвольных отчетов на основе информации базы данных (пользователь может пометить те поля, которые необходимы ему для отображения в отчете);
• хранение в базе фотографий сотрудников;
• расчет среднесписочной численности сотрудников за любой период;
• автоматическое составление формы № Т-2;
• хранение данных об уволенных сотрудниках в единой базе.

Система персонального учета и анализа «Персонал 4.0»

В данном программном продукте его автор В.Н. Брыль реализовал специфику кадрового учета в вузах. Система «Персонал» предназначена для хранения, поиска, обработки и анализа индивидуализированных описаний отдельных сущностей (личностей, структурных объектов, документов и т.п.) и может быть использована для решения следующих задач:

• информационная поддержка кадровых служб предприятия;
• информационная поддержка муниципальных органов различного уровня;
• информационная поддержка коллективных органов федерального и регионального уровней, общественных организаций и различных фондов, требующих ведения индивидуализированной информации о связанном с ними персонале;
• учет и анализ информации о больных и медицинском персонале в раэличныхлечебных учреждениях;
• учет и анализ информации о деятельности учащихся и преподавательского состава в различных учебных учреждениях;
• информационная поддержка деятельности военкоматов;
• ведение индивидуализированных досье разного назначения, в том числе для хранения и всестороннего анализа различной криминальной информации;
• хранение и анализ информации о любых видах объектов (юридических лицах, автомашинах и т.п.).

К основным функциональным возможностям системы можно отнести описание объектов любой сложности и с любой степенью подробности. При этом в пределе каждый объект может иметь уникальное, свойственное только ему описание. В системе реализован простой механизм расширения описательных возможностей. Построение сложных запросов, позволяющих выявить любые оттенки из описания объектов. Запрос формулируется только в терминах задачи, с возможностью использования обобщения и логических операций. Построение запроса не требует специальных знаний, и он может быть сформулирован пользователем с любым уровнем подготовки.

Автоматизированная система «Служба кадров»

Автоматизированная система «Служба кадров» разработана Д.А. Бабенко и предназначена для автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности. Внедряется в отделе кадров (службе управления персоналом) для облегчения и ускорения следующих работ:

• ведение личных карточек работников;
• прием, перевод и увольнение работников;
• оформление отпусков и командировок;
• ведение приказов и отчетной документации.

Обладает возможностями хранения всех данных, необходимых для форм № Т-2, обеспечивает многопользовательскую работу, создание и сохранение в базе данных новых отчетов и изменение ранее сохраненных, построение запросов и их сохранение в базе данных для последующего использования, печать унифицированных форм, ведение штатного расписания, использование механизма приказов, возможность внутреннего совместительства, ведение графика отпусков, автоматический подсчет до 10 видов стажа.

Наиболее распространенным вариантом является корпоративная автоматизированная система управления, состоящая из отдельных модулей, каждый из которых ориентирован на автоматизацию функций в конкретном бизнес-процессе. Практически всегда один из модулей автоматизирует задачи кадрового учета и делопроизводства, статистики поличному составу, многие программы позволяют автоматизировать также функции подбора персонала, формирование баз данных кандидатов на вакантные места, расчет заработной платы, отпускных, стажа и некоторые другие рутинные функции кадровой работы.

Среди разнообразных справочно-информационных систем, содержащих юридическую информацию для работников кадровых служб, наибольший интерес и практическую ценность представляют справочно-информационные системы законодательных актов.

Кроме этого, все более широкое распространение Интернета в России открывает перед кадровыми службами новые возможности в решении профессиональных задач. С одной стороны, можно разместить на собственном или арендуемом узле (сайте) информацию об организации и ее кадровых потребностях, а с другой — получить информацию, размещаемую на веб-страницах кадровыми агентствами, учебными заведениями, консалтинговыми организациями и пр.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом призваны решать следующие комплексы задач:

• учетно-вычислительные:
  • описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения),
  • ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему,
  • перемещению,
  • увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов,
  • формированию разнообразных списков и отчетных документов;
• расчет заработной платы; формирование данных для передачи в государственные органы;
• управления кадровыми процессами: оценка уровня квалификации (компетентности) кандидатов на должность и сотрудников на должности;
• оценка выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей;
• подбор кандидатов на вакантную должность как из числа сотрудников, так и из числа внешних кандидатов; формирование профиля сотрудника и отслеживание с его помощью текущего состояния уровня квалификации (компетентности) сотрудника;
• проведение оперативной оценки и сравнение уровней квалификации (компетентности) сотрудника, занимающего эту должность, или группы сотрудников для принятия административно-кадровых решений (например, при формировании кадрового резерва), с использованием профиля должности и профиля сотрудника; проведение оценки текущего уровня квалификации (компетентности) сотрудников в ходе аттестационных мероприятий;
• обеспечение проведения экспертной оценки сотрудников или оценки с помощью внешних тестовых систем;
• проведение оценки исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе аттестационных мероприятий, на основании должностной инструкции;
• выявление несоответствия квалификации сотрудника установленным требованиям к должности и на основе этого планирование его дополнительного обучения или повышения квалификации;
• определение необходимого уровня и направлений подготовки для сотрудника из состава кадрового резерва, планируемого для занятия конкретной должности;
• организация и управление мероприятиями по проведению оценки, аттестации и обучению персонала, а по результатам их проведения — автоматизированное планирование последующих мероприятий;
• отслеживание актуального состояния и истории всех данных, получаемых в ходе проведения мероприятий;
• планирование и учет обучения и повышения квалификации работников предприятия;
• отслеживание прохождения практики, получения сертификатов;
• осуществление мотивирующих воздействий на сотрудников через формирование и управление социальными и компенсационными пакетами; проведение анкетирования работников;
• анализ кадровых процессов:
  • укомплектованность персоналом;
  • формирование качественного состава персонала;
  • движение персонала;
  • дисциплина и производительность труда;
  • затраты на содержание персонала;
  • задание граничных значений критериев для базовых кадровых процессов с целью дальнейшего анализа в рамках всего холдинга или отдельных предприятий.

Граничные значения определяют состояния, когда ситуация на предприятии может считаться нормальной, приемлемой, критичной и т.д.; формирование для каждого граничного значения базы знаний, определяющей возможные управленческие решения, способные нормализовать ситуацию.

Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы информационных управленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и представляет процесс «Управление персоналом» в более полном объеме.

Вопросы кадровой политики, как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу, решаются во всех без исключения организациях — от крупных до мелких, которые могут принадлежать к различным формам собственности.

Для формирования бизнес-плана организации могут использоваться специальные пакеты, с помощью которых проводится компьютерный анализ инвестиционных проектов организации, рассчитанные как на среднесрочную, так и на долгосрочную перспективу. В рамках подобных инвестиционных проектов производится проектирование номенклатуры и объема продукции, оценивается трудоемкость ее изготовления и трудоемкость производственной программы. Здесь же определяется потребность в оборудовании и необходимость обучения или переобучения персонала. Расчеты по количественному и квалификационному составу производятся в процессе составления бизнес-плана и зависят от содержания портфеля заказов (на выпуск продукции или оказания услуг) и технологии производства.

Для подбора персонала сотрудники кадровой службы могут обратиться в базы данных служб занятости или профсоюзных организаций через глобальную сеть. Кроме этого, организация может разместить объявления о вакансии на соответствующем сайте в Интернете.

Сегодня необходимо особенно отметить активное развитие корпоративного электронного обучения (e-Learning). Данное направление сегодня становится частью общей системы управления знаниями. Электронное обучение реализует ряд краткосрочных программ и программ профессиональной переподготовки, основанных на дистанционных образовательных технологиях. Большая часть современных систем управления знаниями (СУЗ) и систем управления обучением (СУО) оснащены встроенными средствами создания электронных учебных курсов. Помимо этого существует масса самостоятельных программных средств разработки мультимедийных учебных объектов и целых курсов. Объединение обучающих порталов и LMS создает единую точку доступа ко всей информации, в том числе к учебным курсам, а также к средствам обмена знаниями.

Еще одним достижением информационных технологий на сегодняшний день является создание электронной корпоративной библиотеки, которая может содержать, например, следующие элементы-коллекторы накопления знаний:

1. Коллектор технологических решений. В данном формате пол технологическими решениями понимаются описания, чертежи, фото- и видеоматериалы.
2. Архив документов, проектов и разработок.
3. Отраслевые базы данных. К этой области можно отнести задачи связанные с получением справочной информации из широкого спектра баз данных от правовых систем до внутренних телефонных справочников.

Помимо рассмотренных видов пакетов прикладных программ для кадровых служб может представить интерес еще один класс программных продуктов, который называется «Экспертные системы» (ЭС). Экспертные системы — разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат их работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений строится в зависимости от постоянно действующего при решении диалога с пользователем, а следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются первым этапом в создании искусственного интеллекта. Они разработаны для самых различных предметных областей и могут использоваться как основа маркетинговых исследований в области управления персоналом.

В частности, создаются ЭС для службы управления персоналом по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых организациях и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость «команды» и другие функции.

Таким образом, на современном этапе развития автоматизированных информационных технологий работники служб управления персоналом могут не только упростить процедуру выполнения задачи управления персоналом и снизить трудоемкость ее выполнения при помощи формализации и использования работы в автоматизированном режиме, но и добиться максимального сокращения затрат на сбор, передачу, обработку кадровой информации, не посягая на ее полноту и достоверность. При этом происходит повышение качества принимаемых управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства, возрастает уровень компетентности и подготовки самих работников служб управления персоналом.