Технологическая модель связывает цели процесса со средствами их достижения и является основой для управления процессом, определения объемов выполняемой работы, необходимых усилий и квалификации работников, прогноза результатов процесса, измеримых показателей трудоемкости и стоимости. На ее основе обеспечивается планирование, организация и контроль выполнения процесса.
Технологическая модель процесса позволяет:
• разделить процесс на отдельные результаты;
• определить объемы работ процесса в терминах, понимаемых клиентами и участниками;
• поддерживать документирование ответственности и отчетности по результатам;
• формировать бюджет (финансирование) процесса;
• определить структуру организации работ и сопутствующей отчетной информации;
• снизить производственные риски за счет боле детального описания процесса;
• отслеживать изменения и управлять ими до получения, требуемого результата.
В технологической модели проектируется работа и процесс разделяется на взаимосвязанные специализированные элементы по видам и объемам работ, что позволяет определять ответственность участников до уровня, обеспечивающего управляемость, и координировать их действия.
Технологическая модель при построении может опираться на следующие элементы процесса:
• компоненты продукта процесса;
• функциональные элементы деятельности;
• этапы выполнения процесса;
• элементы организационной структуры.
Как правило, в практике используется сочетание этих подходов. Осуществляется моделирование технологического процесса, которое направлено на создание оптимального производства продукта и его организации в единую структуру процесса. Структура процесса отображает взаимосвязь структуры продукта на верхнем уровне и подструктур, отображающих содержание последовательность и взаимозависимость работ по созданию элементов продукта на нижних уровнях. Она позволяет определить схему ответственных за выполнение отдельных видов работ.
При формировании структуры процесса необходимо учитывать не только задачи, попадающие под контроль менеджмента организации, но и контролируемые подрядчиками и заказчиком. Эти задачи накладывают определенные ограничения на структуру управления процессом.
Наиболее простая процедура разработки технологической модели мажет быть представлена в следующем виде:
1. определение конечных результатов (целей) процесса;
2. определение основных работ и промежуточных результатов;
3. интеграция модели с системой управления и контроля;
4. согласование модели с участниками процесса и необходимая корректировка.
Основные правила формирования технологической модели:
1. Каждый элемент структуры процесса должен иметь свой уникальный идентификатор. Названия элементов на каждом уровне должны соответствовать критериям и действиям, связанным с производством конечного продукта данного уровня (например, метку «разработка» или «производство»). На уровнях, отображающих деятельность, связанную с продуктами, название должно отражать суть, например, «установка двигателя».
2. Каждый более высокий уровень должен быть связан с более низким уровнем, а более низкий – добавлять детальные элементы. Группу детальных элементов одного уровня должен объединять только один суммарный элемент (узел) на более высоком уровне.
Соблюдение этого правила позволяет обеспечить суммирование стоимостей, формирование общих календарных графиков и обобщение информации о работе при переходе с более низкого уровня на более высокий.
3. Объединяющий элемент должен иметь не менее двух элементов предшествующего более низкого уровня. Соблюдение это правила позволяет избежать образования промежуточных (лишних) уровней и обеспечивает формирование структуры процесса, удобной для обобщения.
4. Детализация элементов модели должна выполняться до тех пор, пока не будут определены элементарные результаты (продукты), для каждой ветви процесса, направленные на достижение целей процесса в целом.
5. Детализировать процесс целесообразно до уровня, обеспечивающего отчетность, необходимую для управления процессом и контроля заказчика. Излишняя детализация создает проблемы сбора и обработки информации.
При формировании технологической модели целесообразно использовать метод построения циклограммы сложного процесса.
Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми в ходе формирования технологической модели процесса, являются:
• отсутствие стадии структуризации процесса и переход непосредственно к поиску и решению проблем процесса;
• использование только функций организационных подразделений вместо конечных продуктов или используемых ресурсов;
• повторение элементов структуры процесса;
• отсутствие интеграции структуры процесса с системой контроля и управления;
• излишняя или недостаточная детализация;
• отсутствие компьютерной поддержки;
• отсутствие учета «неосязаемых» конечных продуктов, таких как услуги, информационное и программное обеспечение.
Технологическая модель является основой:
• для формирования структуры управления процессом;
• для составления комплексного плана процесса, планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков, а также интеграции данных программных продуктов;
• для организации производства процесса;
• для организации системы обмена информацией, отчетности и контроля. Поскольку оценки связаны с выполнением конкретных работ, технологическая модель процесса обеспечивает выявление точек контроля выполнения объемов и графиков работ, освоения средств, затрат, качества и упрощает обмен информацией.
• для управления содержанием процесса, так как формирует концептуальное представление о содержании процесса и определяет контрольные точки и элементы.
С помощью технологической модели работы структурируются и связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются.
