Принципы управления — общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элементами) управленческой системы при постановке и решении практических задач управления.
Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат (рис. 16.6) — важный инструмент управления. Она отличается от традиционной — с ориентацией на задание, охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей.
Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов, она постоянно используется для контроля, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели на следующий период. Важнейшее звено схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени — определение
Рис. 16.6. Система управления собственной деятельностью и использованием времени
ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).
На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.
В ходе осуществления деятельности в определенных временных интервалах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения эффективности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить хотя бы один раз в год анализ использования времени на основе 2—3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.
Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо нечетко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по их достижению.
Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (табл. 16.1).
Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей: по чьей инициативе он осуществляется и в какой форме производится. При этом необходимо основное внимание уделять именно достижению поставленных целей, а не отдельным мероприятиям.
Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует время, необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет времени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по каждому ключевому результату. Иногда бюджет составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%-ной точности.
