Экономическая библиотека онлайн

Основные принципы проектирования и состав офиса проекта

В данном подразделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест. Современное понятие офиса включает большое количество технических и организационных решений, которые перечислены ниже.

1. Помещение:

– проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного офиса проекта;

– проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.

2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:

– устройства для организации документооборота;

– организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;

– организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

– средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещения;

– хозяйственный инвентарь и оборудование.

3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

– компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

– программное обеспечение;

– средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны, и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии подробно рассмотрены в гл. 21.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов, которые задействованы для его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьюторов, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции, например оформление счета или доставку продукции. Элементы бизнес- процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса; формирование замысла; формулирование целей; установление содержания процесса; планирование операции — сопоставление поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек; составление бизнес-плана; заключение контракта; проработка ресурсного обеспечения; реализация процесса и его завершение.

По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект и его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (см. гл. 6).

Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это накладывает свои требования на организацию офиса:

– информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;

– необходимо исключить дублирование бизнес-операций;

– менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций, а в случае расположения в одной географической точке должны быть локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

Это самые общие требования. В настоящем подразделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации бизнес-процессов, но следует отметить, что их структура определяет локализацию и структуру офиса, поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды должно быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса. Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.1.

Основные принципы проектирования и состав офиса проекта - Экономическая библиотека онлайн

Рис. 7.1. Схема проектирования офиса проекта

Все шаги должны основываться на результатах предыдущей деятельности (желательно с интеграцией в единой базе данных).

Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.

При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.

Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в ^ю2000. Пример единого подхода к формированию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес-процессов приведен на рис. 7.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, а также персонала в соответствии с реализуемыми бизнес-процессами.

Организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-процессы в рамках управления ими целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.

Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (каждый сотрудник прикладывает свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.

Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станци-

Основные принципы проектирования и состав офиса проекта - Экономическая библиотека онлайн

Рис. 7.2. Пространственно-организационная среда офиса проекта (фрагмент)

ям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции можно настроить так, что сотрудники будут звонить и передавать данные только тем людям, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.

Естественно, одним из важных решений с точки зрения организации работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедрение которого должно реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной интернет-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проектируется как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта. Она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий бумажные оригиналы документов и их электронные копии). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:

– централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;

– хранение документов в электронном виде в различных форматах;

– ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

– хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с ними), а также различных версий документов;

– надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к ним;

– возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

– систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);

– систему управления документооборотом, — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

– набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов, — текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

– систему экспорта/импорта документов.

Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 7.3. В качестве центрального блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая осуществляет:

– разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);

– регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также по их интеграции в общее программно-ин-

Основные принципы проектирования и состав офиса проекта - Экономическая библиотека онлайн

Рис. 7.3. Архитектура электронного офиса

формационное обеспечение проекта приведены в гл. 21. В данном подразделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса.

 

Предисловие

Введение в управление проектами

Основные фазы управления проектами

Специальные вопросы управления проектами

Процессы управления проектами

Управление рисками

  1. Основные понятия и структура управления рисками
  2. Методы анализа проектных рисков
  3. Методы снижения рисков
  4. Организация работ по управлению рисками

Информационные системы управления проектами

  1. Управление коммуникациями
  2. Информационная система управления проектами