Основные понятия
Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов [7]. За решением вопросов, что нужно закупить, следуют новые вопросы: сколько приобрести (какими объемами и с какой частотой поставок), а в соответствии с этим определяется, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде некоторого запаса с целью:
— минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ;
— обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.
В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемые параметры при решении этой задачи — объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения (поставок); степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса.
Точка заказа, или пороговый запас, — минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.
Страховой (резервный) запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета, при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность (критичность) ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.
Понятие «запасы» относится не ко все видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают:
— товарно-материальные запасы (сырье и материалы);
— незавершенное производство;
— готовую продукцию на складе.
Под управлением запасами понимается контроль за их состоянием и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.
Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами — обеспечение бесперебойного снабжения процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.
Целесообразное и эффективное управление запасами позволяет:
уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;
свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые, по сути, замораживают денежные средства;
снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту;
снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.
Существуют различные классификации ресурсов с точки зрения
оптимизации закупок, поставок и запасов. В табл. 18.1 приведена одна из таких классификаций.
Размеры запасов по каждому виду ресурсов определяются их спецификой, колебаниями в поставках, важностью для работ по проекту. Предусматривается минимально необходимый резервный, или страховой, размер запаса, который никогда не расходуется.
Таблица 18.1
Классификация закупок и поставок ресурсов с точки зрения оптимизации запасов
Менеджеры команды проекта, ответственные за поставки ресурсов, несут ответственность и за объемы запасов, т.е. поддерживают баланс между входящими поставками ресурсов и исходящими (распределяемыми) потоками ресурсов по работам проекта для обеспечения его бесперебойной реализации в соответствии с запланированными показателями.
Виды запасов
Необходимость планирования запасов зависит от той роли, которую они играют в распределении ресурсов по работам проекта. Каждый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.
Транзитные запасы. Предполагается, что определенные ресурсы в дальнейшем будут транспортированы на небольшие расстояния.
Для снижения транзитных запасов применяют различные способы (местные поставщики, формирование мелких партий ресурсов и т.п.).
Линейные запасы (запасы в пути). Формируются товарами, находящимися в процессе перевозки (перемещения) от поставщиков к потребителям или производства. Размер линейных запасов определяется временем перевозки, расстоянием, на которое перевозятся грузы, характером хозяйственных связей между поставщиками и потребителями, числом звеньев товародвижения в процессе обращения и т.д. Размер запасов зависит в основном от времени перевозки. Так, например, когда товар перегружают с одного вида транспорта на другой, обладающий большей скоростью (воздушный транспорт вместо морского), средний размер линейных запасов сокращается наполовину.
Резервирование ресурсов в виде запаса. Такие запасы формируются для снижения рисков снабжения. Способы снижения рисков включают использование местных источников, сокращение времени поставок, затрат на содержание запасов и пр. Оптимизация резервов запасов должна учитывать также возможность повышения цен на ресурсы.
Запасы, создаваемые в связи с ожиданием определенных событий. Отличаются от резервных запасов тем, что будущие потребности известны и события определены (например, сезонный завоз ресурсов в северные районы или объявленное повышение цен). Иногда этот тип запасов называют предупредительные запасы, которые образуют, чтобы избежать предсказуемых колебаний в поставках, производстве или вывозе.
Примеры. 1. Закуплено дополнительное сырье, поскольку ожидается рост цен или предвидится забастовка со стороны поставщика.
Создание сезонных запасов для удовлетворения ожидаемого пика спроса (рождественские украшения, детские подарки).
Серийные запасы образуются вследствие округления в сторону большего, чем заказано, количества ресурсов. В таком случае средний размер серийных запасов равен половине размера серии.
Пример. Поставщик предоставляет только кратное количество сырья, или склад обеспечивает производство только полными коробками винтов, а не поштучно.
Циклические запасы. Образуются вследствие производства или ввоза товаров через определенные промежутки времени. Причина образования циклических запасов — непостоянное наполнение. Если при серийных запасах ограничителем является количественный аспект, то при циклических — временной.
Пример. Транспорт, обеспечивающий вывоз партии товаров от поставщика, прибывает каждую первую неделю месяца или каждую пятницу; при этом за один подвоз потребность в определенном виде товаров на всю следующую неделю обеспечивается полностью.
Запасы безопасности. Создаются, чтобы избежать возможной неуверенности, связанной с гарантированностью подвоза, производства и вывоза продукции. Чем больше неуверенность и чем длиннее период реакции на заказ, тем выше должен быть уровень необходимых запасов безопасности. Существующие статистические методы [7, 8] позволяют определить оптимальный уровень запасов безопасности.
Пример. Чтобы быть независимым от надежности поставщика, на складе потребителя создаются небольшие запасы, которые имеются всегда «под рукой». Их размер зависит от степени надежности поставок и качества поставляемого товара.
Затраты на формирование и хранение запасов
Содержание запасов требует определенных расходов. Наиболее известными видами затрат на содержание запасов являются пространство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и т.д.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержками на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.; издержками хранения, составляющими определенную долю (от 10 до 40%) [7] от стоимости запасов; стоимостью рисков.
Под пространством понимают расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., связанные с запасами, например склад под запас.
Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.
Под стоимостью риска подразумевают последствия различных страховых случаев, а также оценку стоимости риска в денежной форме (риск невостребования, риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т.п.). Стоимость этих рисков с определенной точностью выражается через расходы на страхование, тарифы и ставки страховых премий.
Невостребование запасов может привести к некондиции, уничтожению и продаже по сниженным ценам.
Оптимизация размера запаса
Наличие запасов определяет эффективность управления материально-техническим обеспечением проекта.
Положительные аспекты наличия большого объема запасов — высокий уровень обслуживания. Появляется возможность избежать ряда проблем, влияющих на эффективность проекта. Отрицательные аспекты наличия большого объема запасов — увеличение периода движения ресурсов и омертвление капитала, вложенного в них.
Теоретически должен поддерживаться как можно более низкий уровень запасов ресурсов определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и оптимального времени поставок с учетом множества дополнительных условий.
Система управления запасами решает следующие основные задачи:
— контроль и учет уровня запасов;
— определение размера резервного запаса для каждого ресурса, необходимого для непрерывного обеспечения работ проекта;
— расчет оптимального размера заказа ресурса;
— определение интервала времени между заказами.
Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете их наличия и отслеживании момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.
Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС -метод [7, 8] — способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении номенклатуры ресурсов на три подмножества — А, В и С. Метод АВС-контроля товарно-материальных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:
категория А включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного детального учета и контроля (возможно, ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;
категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой категории ресурсов, как и для категории А, используют методики определения оптимального размера заказа;
категория С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.
Из АВС-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установлено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (подмножество А), 20% стоимости — соответственно 25% наименований (подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80% стоимости запасов.
Оптимизация размера заказа. Наиболее распространенным инструментом в управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа [8]. Причина популярности этой модели — простота математического аппарата и хорошие результаты ее практического использования.
Задача управления запасами сведена к определению объема заказа (О) и частоты выполнения заказов (- за планируемый промежуток времени, что в свою очередь рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с выполнением одного заказа (О), и затратами на хранение единицы запасов (С). Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.
В наиболее простом варианте модели величина заказа Q и период между поставками T принимаются постоянными величинами. Введенное в модель дополнительное ограничение по единовременной поставке новой партии в момент завершения запасов предыдущей позволяет утверждать, что средний объем хранящихся на складе материалов равен Q, деленному пополам. Соответственно издержки хранения запасов за период между двумя поставками равны произведению затрат хранения единицы материала на средний объем запасов:
Z1 = C X Q : 2.
Для расчета затрат на выполнение заказа к условию неизменной величины заказа прибавляется предположение о его постоянной стоимости, поэтому затраты по заказу определяются как произведение затрат на один заказ O и количество заказов за отчетный период (5 : Q)
Z2 = 5 X O : Q,
где 5 — потребность в материалах или готовой продукции за отчетный период;
Q — объем заказа;
O — затраты, связанные с выполнением одного заказа.
Оптимальный размер заказа получается при минимальных суммарных издержках по управлению запасами.
Z = Z1 + Z2 — Min.
Приравнивая первую производную от функции суммарных затрат нулю, находим непосредственное значение оптимального размера заказа
DZ : dQ = C : 2 — (5 X O) : Q2 = 0.
Таким образом, оптимальный размер заказа определяется:
Пример расчета оптимального размера заказа.
5 — потребность в ресурсе = 900 изделий;
О — затраты на один заказ = 50 тыс. руб.;
С — затраты на хранение единицы ресурса = 11,25 тыс. руб.
Тогда оптимальный заказ составляет:
Q = 89 изделий.
Если повторный заказ поступает в течение L = 10 дней, а в году 250 рабочих дней, то повторный заказ делается, когда уровень запаса падает до
Р = (Ь X 5) : 250 = (10 X 900) : 250 = 36 изделий.
Эта формула предполагает, что заказ в 89 изделий делается, когда уровень запаса падает до 36 изделий. Последнее изделие будет использовано после того, когда поступит следующий заказ.
Средний объем запаса составляет 89 : 2 = 44,5 изделий.
Наиболее критичный фактор эффективного использования модели — возможность оценить затраты на заказ и расходы на хранение.
На рис. 18.6 проиллюстрировано определение оптимального размера заказа ресурса Q*. Он соответствует наименьшим суммарным издержкам.
Рис. 18.6. Пример определения оптимального размера заказа ресурса
В табл. 18.2 приведен алгоритм расчета параметров системы управления запасами.
Анализ примеров расчетов показывает:
— что резервный запас зависит от времени возможной задержки поставки и не зависит от времени поставки;
— пороговый запас существенно зависит от суммарного времени поставки и возможной задержки поставки;
— издержки на содержание резервного запаса зависят от возможной задержки поставки.
