В настоящей главе рассматриваются сравнительно новые для российской практики вопросы организации офиса проекта [1] — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы, касающиеся команды проекта, затрагиваются в аспектах, относящихся к ее работе в рамках офиса (см. также гл. 19).
Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова:
- команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
- состав команды не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т.е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например, члены команды могут:
- работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с основной деятельностью,
- работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе,
- функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.
Этим обусловлены особые требования к организации работы команды, из которых главное — необходимость создания инфраструктуры, позволяющей реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует это понятие не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется УП, сколько инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления им.
Офис проекта — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.
Основное назначение офиса проекта в данной трактовке состоит в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта — это та оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании — место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления им, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
В российской практике идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе УП офис в самом обобщенном виде понимается:
- как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:
- головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.,
- набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены средства коммуникации, компьютеры, оргтехника;
- виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
Вопросы проектирования офиса как комплекса рабочих мест рассмотрены в п. 7.2. Основные понятия, принципы, состав виртуального офиса рассматриваются в п. 7.3. В связи с тем что детальный состав офиса и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.
В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему.
На первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга, работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов.
На втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рациональное наполнение. На этом уровне базовыми являются инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и качеством в рамках проектов.
На третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.
В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом. Экспертная оценка показывает, что такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.
Основные требования к организации офиса проекта:
- наличие реального управленческого офиса — помещения;
- единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
- информационная технология УП;
- база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
- компьютерная сеть, сообщающаяся с Интернетом;
- виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.
Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы УП (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент — сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Огасіе, Іпіогтіх, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Интернета или другой системы обмена информацией поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать его текущее состояние по ресурсам, выполнению работ и затрат независимо от реального нахождения членов команды. При этом использование мобильной техники (ноутбук + модем + мобильный телефон) делает виртуальную часть офиса мобильной.
